“การพัฒนาบุคลากรด้านประชาสัมพันธ์และสื่อสารองค์กร” ณ คณะวิทยาศาสตร์ ม.มหิดล

เมื่อวันที่ 16 – 20 ตุลาคม 2560 ผู้เขียน (นายศรัณย์ ธรรมทักษิณ) ได้มีโอกาสเดินทางไปศึกษาดูงานที่คณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยมหิดล พร้อมกับน้องบอส (นายวนาพล แช่มสุขี) ซึ่งอยู่ภายใต้โครงการ “การพัฒนาบุคลากรด้านประชาสัมพันธ์และสื่อสารองค์กร” จัดทำโดย งานเทคโนโลยีสารสนเทศ ฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศห้องสมุดและเทคโนโลยีการศึกษา ในฐานะที่ผู้เขียนเป็นนักประชาสัมพันธ์ จะขอสรุปเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับการประชาสัมพันธ์ดังนี้

งานประชาสัมพันธ์สามารถจำแนกออกเป็น 2 ส่วนใหญ่ ๆ คือ

  • การสื่อสารองค์กร (Corporate Communication) มุ่งเน้นกิจกรรมการสื่อสารทั้งหมดภายในองค์กร เพื่อเสริมสร้างความผูกพันธ์ และทัศนคติที่ดีของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียกับองค์กร
  • การประชาสัมพันธ์ (Public Relations) มุ่งเน้นการสื่อสารระหว่างองค์กรกับสารธารณชน โดยอาศัยสื่อในรูปแบบต่าง ๆ เพื่อสร้างภาพลักษณ์ที่ดีต่อองค์กร

ซึ่งทั้งสองส่วนจำเป็นที่จะต้องใช้ทักษะในการสื่อสารที่ดี มีการนำเสนอข้อมูลที่ถูกต้อง และเลือกใช้ช่องทางในการประชาสัมพันธ์ให้เหมาะสมกับกลุ่มเป้าหมาย ตัวอย่างเช่น การสื่อสารภายในองค์กร อาจจะเลือกใช้สื่อประชาสัมพันธ์ที่เป็นเอกสาร จดหมายเวียน หรืออินทราเน็ต ส่วนการประชาสัมพันธ์ภายนอกองค์กร อาจจะเลือกใช้สื่อ Social Media ต่าง ๆ เช่น Facebook, Line หรือ Instagram เป็นต้น

อัตลักษณ์องค์กร

หลาย ๆ คนอาจจะมองข้ามความสำคัญของโลโก้ ภาพ สี หรือตัวอักษร แต่เชื่อหรือไม่ว่าองค์ประกอบเหล่านี้ เป็นหนึ่งในปัจจัยสำคัญที่จะสร้างความแข็งแรงให้กับองค์กร ดังนั้น ในฐานะนักประชาสัมพันธ์จำเป็นที่จะต้องสร้างความตระหนักรู้ และความเข้าใจในเรื่องอัตลักษณ์องค์กร (Corporate Identity) ที่นอกจากจะออกแบบมาเพื่อสร้างการจดจำ ทำให้เป็นที่รู้จักแล้ว ยังสะท้อนจุดมุ่งหมาย ทัศนคติ และภาพลักษณ์ขององค์กรออกมาอีกด้วย

ระบบอัตลักษณ์องค์กร ประกอบด้วย

  • ตราสัญลักษณ์ (Logo)
  • ข้อความสนับสนุน (Tagline)
  • สีอัตลักษณ์ (Identity Colors)
  • ลวดลายกราฟิก (Graphic Device)
  • ตัวอักษรอัตลักษณ์ (Identity Typefaces)

ด้วยความที่ระบบอัตลักษณ์องค์กรดังกล่าว อาจจะมีการปรับปรุง เปลี่ยนแปลงไปบ้าง ขึ้นอยู่กับนโยบายของมหาวิทยาลัยในแต่ละช่วงเวลา ดังนั้นจึงเป็นหน้าที่ของนักประชาสัมพันธ์ที่จะสร้างการรับรู้ และรณรงค์ให้คนในองค์กรใช้อัตลักษณ์อย่างถูกต้อง ตัวอย่างเช่น การประชาสัมพันธ์ให้คนในองค์กรดาวน์โหลดอัตลักษณ์จาก Intranet ที่ทางฝ่าย IT อัพโหลดขึ้น แทนที่จะหาโหลดจากเว็บ search engine ทั่วไป เพื่อป้องกันปัญหาข้อมูลล้าสมัย

หลังจากทำความเข้าใจกับอัตลักษณ์องค์กรเป็นที่เรียบร้อยแล้ว ลำดับต่อไปคือการนำไปใช้ในส่วนต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นหัวจดหมาย, เอกสาร, PowerPoint Template, Art Work สิ่งพิมพ์, สื่อประชาสัมพันธ์, ของที่ระลึก รวมไปถึงการออกแบบ website ของหน่วยงานที่ทางผู้เขียนเป็นหนึ่งในผู้รับผิดชอบ

Webometrics

นอกเหนือจากเรื่องของอัตลักษณ์องค์กรแล้ว อีกหัวข้อหนึ่งที่ผู้เขียนต้องการจะเน้นย้ำก็คือ มาตรฐานของการออกแบบเว็บไซต์ ในภาคธุรกิจจะมีการปรับปรุงประสิทธิภาพของเว็บไซต์ผ่านกระบวนการ SEO (Search Engine Optimization) เพื่อให้เว็บไซต์ของตนเป็นที่รู้จัก และมีอันดับที่ดีขึ้น เช่นเดียวกับเว็บไซต์หอสมุดและคลังความรู้ฯ ที่เป็นหนึ่งในเว็บไซต์ภายใต้สังกัดสถาบันการศึกษาหรือมหาวิทยาลัย ก็จำเป็นที่จะต้องมีการปรับปรุงประสิทธิภาพ บนพื้นฐานของตัวชี้วัดในเรื่องการจัดอันดับเว็บไซต์สถาบันการศึกษาของ Webometrics

Webometrics Ranking of World Universities หรือ Ranking Web of World Universities จัดทำโดย Cybermetrics Lab หรือ Internet Lab ซึ่งเป็นกลุ่มวิจัยในสังกัด The Centre for Scientific Information and Documentation (CINDOC) สภาวิจัยแห่งชาติ (Spanish National Research Council – CSIC) กรุงแมดดริด ประเทศสเปน มีเว็บไซต์อยู่ที่ http://www.webometrics.info เริ่มดำเนินการตั้งแต่ ปี ค.ศ. 2004 บนหลักการที่ว่าเว็บไซต์เป็นแหล่งเผยแพร่ข้อมูลสารสนเทศ และข้อมูลวิชาการที่มีประสิทธิภาพมากกว่ารูปแบบสื่อสิ่งพิมพ์ ดังนั้น Webometrics จึงใช้หลักการในการวัดประสิทธิภาพ และกระบวนการสืบค้นเพื่อเก็บดัชนีของข้อมูลเหมือนที่ Search Engine โดยดูจากปริมาณเนื้อหาของเว็บไซต์ (Content) โครงสร้างเว็บไซต์ที่ตรงตามสถาปัตยกรรมเว็บ (Web Structure and Architecture) ช่องทางการเข้าถึงเนื้อหาเว็บไซต์ (Internal Links) และปริมาณการเชื่อมโยง Links จากเว็บไซต์ภายนอก (Inbound Links) มายังเว็บไซต์เพื่อสืบค้นข้อมูล หรืออ้างอิงเอกสารวิชาการ (Site Citations) ที่อยู่ในรูป Digital Publications เพื่อคิดเป็นคะแนนมาบันทึกไว้ในระบบด้วยฐานข้อมูลขนาดใหญ่

โดยคะแนนดังกล่าวจะมาจากปัจจัยของ Web Indicators ดังนี้

  • Visibility (V) หมายถึง จำนวน external links ที่ได้รับ (inlinks) มีการเชื่อมโยงหรืออ้างอิงมาจากภายนอก สืบค้นโดยใช้ search engines เช่น Yahoo
  • Size (S) หมายถึง จำนวนเว็บเพจ จากเว็บไซต์ทั้งหมดที่อยู่ภายใต้ domain เดียวกัน (เช่น .ac.th) ที่สืบค้นได้โดย Search Engines
  • Rich Files (R) หมายถึง จำนวนแฟ้มข้อมูล หรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ต่าง ๆ ทั้งหมดที่อยู่ภายใน domain เดียวกัน ในรูปของ Adobe Acrobat (.pdf), PostScript (.ps), Microsoft Word (.doc) และ Microsoft Powerpoint (.ppt)
  • Scholar (Sc) หมายถึง จำนวนบทความวิชาการ และการอ้างอิงบทความทางวิชาการ ที่ปรากฎภายใน domain ของมหาวิทยาลัย และสามารถสืบค้นได้ด้วย google scholar

แนวทางในการปรับปรุงประสิทธิภาพเว็บไซต์

  • ชื่อโดเมนที่ลงท้ายด้วย .edu หรือในประเทศไทยก็จะเป็น .th นั้นควรจะมีชื่อโดเมนที่เป็น Single Domain เพราะการตั้ง Sub Domain หลาย ๆ ชื่อจำทำให้ระบบจะมองว่าเป็นคนละเว็บไซต์ ซึ่งจะมีผลต่อการคิดคะแนน
  • โครงสร้างของเว็บไซต์ ควรเป็น Web Technology ที่มีมาตรฐานตามกฎของ W3C ในปัจจุบัน นั่นคือรูปแบบที่เป็น HTML Standard หรือ HTML5 มีการออกแบบให้รองรับ Multiscreen หรือ Responsive Website ซึ่งในปัจจุบันมีเทคโนโลยีมากมายช่วยเหลือในการสร้างเว็บไซต์สำหรับการศึกษาให้ตรงมาตรฐานของ W3C ด้วย CMS หรือ Content Management System ที่หลากหลายเช่น WordPress, Joomla
  • ติดตั้งเครื่องมือจำพวก Web Analytics อย่าง Google Analytics สำหรับตรวจสอบว่า เว็บไซต์มีการเข้าถึงจากผู้ใช้งานด้วย Keyword หรือคำค้นหาใด และ Traffics หรือจำนวนผู้เข้าชมนั้นมาจากแหล่งไหนมากที่สุด และนิยมเนื้อหาส่วนใดในเว็บไซต์
  • เอกสารวิชาการ ที่อยู่ในรูปแบบ Digital Publications นั้นต้องมีการเข้าถึง และอ้างอิงได้ง่ายจากเว็บไซต์

วิธีการดังกล่าวเป็นเพียงแนวทางในการปฏิบัติเบื้องต้นที่จะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพโครงสร้างของเว็บไซต์ให้มีมาตรฐานสากล ซึ่งจะต้องพัฒนาควบคู่ไปกับงานวิจัย หรือผลงานทางวิชาการจากบุคลากรในสถานศึกษานั้น ๆ

 

เรียบเรียงโดย  นายศรัณย์  ธรรมทักษิณ

นักประชาสัมพันธ์