โครงการสัมมนาทางวิชาการเพื่อเผยแพร่องค์ความรู้ เรื่อง การจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล เอกสารสำคัญขององค์กร

โครงการสัมมนาทางวิชาการเพื่อเผยแพร่องค์ความรู้

เรื่อง การจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล เอกสารสำคัญขององค์กร

การจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล เอกสารสำคัญขององค์กร

    วันที่ 31 สิงหาคม 2561 สำนักบรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช (มสธ.) ร่วมกับ ฝ่ายบริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี สำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ (สวทช.) โครงการสัมมนาทางวิชาการเพื่อเผยแพร่องค์ความรู้ เรื่อง การจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล เอกสารสำคัญขององค์กร ณ ห้องประชุมใหญ่ อาคารพิทยพัฒน์ มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช จังหวัดนนทบุรี โดยจัดขึ้นเพื่อส่งเสริมให้บุคคล หน่วยงาน องค์กรต่าง ๆ ทั้งภาครัฐและเอกชน ได้ตระหนักถึงความสำคัญ และคุณค่าในการจัดการเอกสารตั้งแต่ต้นทาง และเกิดความมุ่งมั่นที่จะเก็บเอกสารในหน่วยงานของตนที่มีคุณค่าให้เป็นรูปธรรม เพื่อเตรียมเข้าสู่การเป็นเอกสารจดหมายเหตุดิจิทัลและมีความยั่งยืน เพื่อเผยแพร่ความรู้และประสบการณ์ ในการจัดการเอกสารในรูปแบบหนังสือคู่มือปฏิบัติงานการจัดการเอกสารจดหมายเหตุดิจิทัล ครอบคลุมถึงการเตรียมสื่อดิจิทัลที่มีคุณภาพ ทั้งในรูปแบบเอกสารฉบับพิมพ์และเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ สำหรับบุคลากรปฏิบัติงานของหน่วยงานต่าง ๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งบุคลากรทางการศึกษา เพื่อร่วมกันขยายผลสู่ประชาชนทั่วไปให้ได้รับการศึกษาและการเรียนรู้ตลอดชีวิต อีกทั้งยังเป็นการเปิดตัวหนังสือคู่มือ “หลักและแนวปฏิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล” ซึ่งสำนักบรรณสารสนเทศ มสธ. และฝ่ายบริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี สวทช. ร่วมกันจัดทำขึ้น

รองศาสตราจารย์ ดร.สมคิด พรมจุ้ย รักษาการแทนรองอธิการฝ่ายการศึกษาและสนับสนุนการเรียนรู้ มสธ. กล่าวรายงาน

ศาสตราจารย์ ดร.ประสาท สืบค้า รักษาการแทนอธิการบดีมหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช กล่าวต้อนรับและกล่าวเปิดการสัมมนาฯ

    เวลา 09.00 น. เปิดการสัมมนาทางวิชาการเพื่อเผยแพร่องค์ความรู้  โดย รองศาสตราจารย์ ดร.สมคิด พรมจุ้ย รักษาการแทนรองอธิการฝ่ายการศึกษาและสนับสนุนการเรียนรู้ มสธ. กล่าวรายงาน และ ศาสตราจารย์ ดร.ประสาท สืบค้า รักษาการแทนอธิการบดีมหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช  กล่าวต้อนรับและกล่าวเปิดการสัมมนาฯ

การมอบหนังสือคู่มือ เรื่อง “หลักและแนวปฏิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล” แก่ตัวแทนของหน่วยงานราชการ

ศาสตราจารย์ ดร.วิจิตร ศรีสอ้าน นายกสภามหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช

    กิจกรรมภายในงานเริ่มด้วย ปาฐกถาพิเศษ เรื่อง “มุมมองการจัดการจดหมายเหตุขององค์กร” โดย ศาสตราจารย์ ดร.วิจิตร ศรีสอ้าน นายกสภามหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช กล่าวถึง นิยามความหมายของ “จดหมายเหตุ” (ARCHIVES) จากพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ.2542 ว่า “หนังสือบอกข่าวที่เป็นไป, รายงานหรือบันทึกเหตุการณ์ต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น, เอกสารที่ส่วนราชการ รัฐวิสาหกิจหรือเอกชนผลิตขึ้น เพื่อใช้เป็นหลักฐานและเครื่องมือในการปฎิบัติงาน” การเก็บรักษาและการเผยแพร่จดหมายเหตุ มีดังนี้

1. ยุคก่อนจะมีการใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ การเก็บ จดหมายเหตุจะเป็นตัวอักษร เครื่องหมาย หรือภาพวาดในลักษณะ “ลายลักษณ์อักษร” บันทึกในกระดาษ ใบลาน หรือจารึกบนแผ่นศิลา

2. ยุคที่มีการนำเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และสารสนเทศมาใช้ เก็บจดหมายเหตุเป็นตัวเลข (DIGIT) บนแผ่นบันทึกอัดแน่น CD (COMPACT DISK) DVD (DIGITAL VIDEO DISK) หรือเทปแม่เหล็กอื่น เรียกจดหมายเหตุลักษณะนี้ว่า “จดหมายเหตุดิจิทัล” (DIGITAL ARCHIVE)

3. การสร้างจดหมายเหตุดิจิทัลทำได้ 2 วิธี ได้แก่

3.1 แปลงจดหมายเหตุที่เป็นลายลักษณ์อักษรเป็นจดหมายเหตุดิจิทัล โดยใช้อุปกรณ์สแกนเนอร์หรือกล้องถ่ายภาพดิจิทัล

3.2 สร้างเอกสารหรือบันทึกเหตุการณ์ในรูปดิจิทัล (BORN DIGITAL) ด้วยอุปกรณ์ต่าง ๆ เช่น โปรแกรม Word Processor ในการพิมพ์เอกสาร การถ่ายภาพด้วยกล้องดิจิทัล และการอัดเสียงด้วยเครื่องอัดเสียงดิจิทัล เป็นต้น

การใช้ประโยชน์จดหมายเหตุขององค์กร ในปัจจุบันได้มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารมาใช้ในการจัดการจดหมายเหตุขององค์กร ทั้งด้านผู้บริหาร รวมทั้งผู้ให้บริการและผู้ใช้ประโยชน์จดหมายเหตุอย่างกว้างขวาง

1. ในส่วนของผู้บริหารและผู้ให้บริการ : การสร้าง จัดเก็บ สงวนรักษา เผยแพร่และให้บริการจดหมายเหตุขององค์กร

2. ในส่วนของผู้ใช้ประโยชน์จดหมายเหตุเพื่อการบริหารการพัฒนาองค์กร หรือการศึกษาค้นคว้าตามความสนใจส่วนตัว

มุมมองการใช้ประโยชน์จดหมายเหตุขององค์กร : นักบริหารวิชาการอิสระ

1. “จดหมายเหตุของประเทศใด เป็นเอกลักษณ์ของประเทศนั้น”

2. “จดหมายเหตุขององค์กรใด เป็นเอกลักษณ์ขององค์กรนั้น”

3. “ถ้าไม่รู้ที่มา ก็ยากที่จะหาที่ไป”

นอกจากนั้นยังยกกรณีตัวอย่างการใช้ประโยชน์จดหมายเหตุ ไว้ 2 กรณี คือ

1. ระดับชาติ : การสืบสวนเจตนารมณ์ของ พ.ร.บ.การศึกษาแห่งชาติ พ.ศ. 2542 เกี่ยวกับระบบการประกันคุณภาพการศึกษา โดยอาศัยเอกสารจดหมายเหตุของรัฐสภาจนได้ทราบว่าประกันคุณภาพการศึกษา เพื่อปรับปรุงและพัฒนา เพื่อให้เด็กมีคุณภาพทางการศึกษาใกล้เคียงกันทั้งในเมืองและต่างจังหวัด

2. ระดับสถาบัน : มสธ. ใต้ร่มพระบารมี อธิบายการอาศัยเอกสารจดหมายเหตุ ซึ่งเป็นเอกสารปฐมภูมิในการจัดทำหนังสือ มสธ.ใต้ร่มพระบารมี ทั้งการขอพระราชทานนามมหาวิทยาลัย ว่าจะเป็น “มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช” การขอตราสัญลักษณ์ประจำมหาวิทยาลัย ซึ่งเอกสารจดหมายเหตุต้องอาศัยผู้ที่มีความรู้ตีความของเอกสารด้วย เอกสารจดหมายเหตุจึงเป็นหลักฐานสำคัญเพื่อยืนยันเรื่องราวที่เกิดขึ้นว่ามีความเป็นมาเป็นไปอย่างไร

รองศาสตราจารย์ ดร.สมพร พุทธาพิทักษ์ผล รักษาการแทนรองอธิการบดีฝ่ายกิจการสภามหาวิทยาลัย มสธ.

    เวลา 11.00 น. การบรรยายเรื่อง  “ความคาดหวังและการเปลี่ยนแปลงด้านการจัดการเอกสารจดหมายเหตุในยุคไทยแลนด์ 4.0” โดยรองศาสตราจารย์ ดร.สมพร พุทธาพิทักษ์ผล รักษาการแทนรองอธิการบดีฝ่ายกิจการสภามหาวิทยาลัย มสธ. เริ่มการอธิบาย ยุคแห่งการจัดการเอกสารจดหมายเหตุ

1. การเขียน (C.1000 – C.1300)

2. การจัดการจดหมายเหตุยุคใหม่ (1789 – 1898)

3. การจัดการระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ (1990s-

การเริ่มการจัดการจดหมายเหตุอย่างเป็นระบบ (ยุคใหม่)

– Archives Nationales (France) 1794 ยุคปฏิบัติฝรั่งเศสเริ่มมีการจัดตั้งสถาบันจดหมายเหตุเพื่อเป็นของสาธารณชนอย่างแท้จริง ประชาชนสามารถเข้าใช้เอกสารจดหมายของรัฐบาลได้ โดยถือเป็นมรดกของชาติที่ทุกคนมีสิทธิ์มาใช้ได้ เอกสารจดหมายเหตุบ่งบอกถึงความเป็นชาติ

– Concept of “current” and “historical”

– Archives as expression of nationalism

หลักการพื้นฐานในการจัดการเอกสารจดหมายเหตุ

– Basic principles

Respect des fonds (หลักการจัดการเอกสารจดหมายเหตุตามแหล่งที่มา)

Provenance-original order

– Ecole des Chartes, 1821 (สถาบันฝึกอบรมนักจดหมายเหตุเป็นครั้งแรกในประเทศฝรั่งเศส)

– Dutch manual of practice, 1898

บทบาทของสหรัฐอเมริกา

– การรวบรวมเอกสารอย่างเป็นระบบ

– การพิมพ์เอกสาร เพื่ออำนวยความสะดวกในการใช้และการสงวนรักษา

Document คือ ใช้บรรจุและบันทึกข้อมูลกิจกรรมขององค์การที่ผลิตขึ้น เพื่อใช้ในการปฏิบัติงานและเพื่อในการติดต่อสื่อสารให้เกิดความเข้าใจ ทั้งการติดต่อสื่อสารภายในองค์การและการติดต่อสื่อสารกับหน่วยงานภายนอก ตัวอย่างของ Document ได้แก่ ใบสั่งซื้อ ใบลา สัญญา หนังสือเวียน ภาพกิจกรรม ฯลฯ โดยที่ใช้บรรจุและบันทึกข้อมูลกิจกรรมขององค์การนี้ จะหมายรวมถึงการบรรจุและบันทึกอยู่ในรูปเอกสารกระดาษหรือในรูปอิเล็กทรอนิกส์ก็ได้

Records คือ หลักฐานที่บันทึกไว้และแสดงได้ว่าได้เกิดกิจกรรมในการจัดเก็บและบำรุงรักษา Document เมื่อมีการดำเนินกิจกรรมใด ๆ ขององค์การ ซึ่งหมายรวมถึงการบันทึกไว้ในรูปกระดาษและอิเล็กทรอนิกส์ ต้องปฏิบัติให้เป็นไปตามกฎและระเบียบขององค์การ และที่สำคัญที่สุดคือการที่องค์การต้องปฏิบัติให้เป็นไปตามที่กฎหมายบังคับไว้ การบันทึกหลักฐานนี้เพื่อให้เกิดความถูกต้องโปร่งใส น่าเชื่อถือ ตรวจสอบได้ รวมถึงต้องทำให้มั่นใจได้ว่าการบันทึกหลักฐานกิจกรรมนั้น ได้รับการจัดเก็บและบำรุงรักษาเป็นไปตามข้อกำหนดตามกฎระเบียบและกฎหมาย โดยไม่สามารถเปลี่ยนแปลงแก้ไขบันทึกหลักฐานนั้นได้ หรือแม้มีการเปลี่ยนแปลงแก้ไขก็ยังมีบันทึกหลักฐานการแก้ไขนั้น จัดเก็บไว้อ้างอิงและตรวจสอบในภายหลังได้ ตัวอย่างของ Records เช่น เอกสารสัญญา บันทึกที่มีการลงนามแล้ว แบบฟอร์มใบสมัครงานที่ได้กรอบข้อมูลครบถ้วนและบันทึกรับแล้ว รายงานการตรวจสอบเพื่อการส่งมอบงาน รายงานการตรวจเยี่ยมหน่วยงาน รายงานผลการปฏิบัติงานประจำวัน รายงานทางการเงินและบัญชี

การจัดการจดหมายเหตุยุคใหม่ แนวทางการปฏิบัติการงานจดหมายเหตุยุคใหม่ 1789-1898 การบริหารจัดการเอกสารจดหมายเหตุและระเบียน เมื่อเกิดระเบียนจำนวนมาก (C.1990-ปัจจุบัน) ซึ่งเทคโนโลยีในการผลิตและจัดการเอกสารและระเบียนได้อย่างรวดเร็ว และมีประสิทธิผล การเติบโตขององค์การทุติยภูมิ เช่น รัฐบาล สถาบัน บริษัท บรรษัทข้ามชาติ วิสาหกิจขนาดใหญ่ ทำให้เกิดระเบียน และเอกสารจำนวนมากในการดำเนินงานทุกด้าน และการอ่านออกเขียนได้ของประชากรจำนวนมาก

ยุคแห่งระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ 1980s-continuing ระเบียนในรูปที่เครื่องอ่านได้ และมีระเบียนรูปแบบใหม่ในสื่อใหม่ที่แตกต่างจากเดิมอย่างมาก

ประเด็นที่ต้องพิจารณาในยุคเอกสารจดหมายเหตุดิจิทัล

– การระบุและกำหนดหลักว่าใครเป็นเจ้าของ “ระเบียน” (เชื่อมโยงมายังเอกสารจดหมายเหตุ)

– ความจริงแท้ (authenticity) ความมั่นคง (security) และการสงวนรักษา (preservation)

– การหาวิถีทางในการยอมรับ (adopt) ปรับ (adapt to) และควบคุมระเบียนในสื่อใหม่ (new media)

– บทบาทของเอกสารจดหมายเหตุในสังคม

– การใช้คำว่า “จดหมายเหตุ”

– การจัดการปริมาณระเบียนที่มีเพิ่มขึ้น

– บทบาทของนักจดหมายเหตุ และผู้บริหารระเบียน (เอกสาร)

ระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ : ความท้าทายและ…

– หลักการจัดการเอกสารจดหมายเหตุยุคใหม่ไม่เพียงพอกับสภาพแวดล้อมอิเล็กทรอนิกส์

– Functions ของระเบียนยังคงอยู่ คือ

– เป็นเครื่องมือในการดำเนินงานและปฏิบัติงาน

– เครื่องมือในการผลักดัน ดำเนินงานและจัดกระบวนการทางธุรกิจ

– เป็นสารสนเทศ (หลักฐาน) ที่ได้มาจากการดำเนินงานจากกระบวนงานข้างต้น

– Functions เหล่านี้ คือ โอกาสใหม่ในการที่นำเทคโนโลยีมาช่วย

– ความร่วมมือและมาตรฐานเป็นสิ่งสำคัญ ไม่มีหน่วยงานใดยืนหยัดได้ด้วยตนเอง

– ความร่วมมือกับ ฝ่ายบริหาร/ผู้จัดการเอกสาร/อุตสาหกรรม IT

กระบวนการหลัก

– การเข้าถึงและความโปร่งใส (Access and transparency)

– ประเมินคุณค่าเอกสาร (appraisal)

– พรรณนาเอกสาร (description)

ประเภท

– analog

– digital

หน้าที่ที่คงเดิมแต่เปลี่ยนวิธี

– การประเมินคุณค่า

– การพรรณนาเอกสาร

– การเข้าถึงในระยะยาว

หน้าที่ที่เปลี่ยน

– การเข้าถึงทุกระยะโดยเฉพาะเชิงตรรกะ

– ความโปร่งใส

ระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ : หลักและวิธีการสู่การจัดการจดหมายเหตุ

นักจดหมายเหตุ คือ ผู้ที่รู้จักองค์การนั้น ๆ อย่างดี

– การวิเคราะห์เชิงภาระหน้าที่ (Functional analysis)

– ภาระหน้าที่/หน้าที่ของระเบียน

– หน้าที่ของระบบจัดการระเบียน

– การวิเคราะห์ระบบ ทั้งระบบบริหาร และระบบธุรกิจ (เช่น มหาวิทยาลัย ระบบธุรกิจ คือ ระบบสารสนเทศงานทะเบียน ระบบบริการนักศึกษา)

– การเปรียบเทียบองค์การและวิธีการดำเนินธุรกิจอย่างมีระบบ

– การวิเคราะห์เชิงโครงสร้าง (Structure analysis)

– โครงสร้างขององค์การ วิธีดำเนินธุรกิจ ประเภทของระเบียนในแต่ละส่วน

ความคาดหวัง

– การสร้างมุมมองต่อ “records” ที่ชัดเจนและเป็นรูปแบบ

– บริการที่อำนวยความสะดวกในการเข้าถึง

– เครือข่ายความร่วมมือที่มีเป้าหมายชัดเจน

เอกสารจดหมายเหตุกับระเบียน (records) ในยุคอิเล็กทรอนิกส์

– ความต่อเนื่องของเอกสารที่ใช้ในการปฏิบัติงาน เช่น การบริหารราชการ การดำเนินธุรกิจสำหรับองค์การต่าง ๆ

– จะจัดการเอกสารจดหมายเหตุได้ ต้องเริ่มจากการจัดการระเบียน ณ จุดเกิด

– การสื่อสารและทำความเข้าใจอย่างมืออาชีพ เพื่อสร้างพันธมิตรทั้งในและนอกองค์การ

อาจารย์บุญเลิศ อรุณพิบูลย์ ผู้อำนวยการฝ่ายบริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี สำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ (สวทช.)

    ภาคบ่าย เวลา 13.00 น. การบรรยาย เรื่อง “ปฏิบัติการเอกสารสำคัญในยุคดิจิทัล การจัดการด้านจดหมายเหตุดิจิทัล” โดย อาจารย์บุญเลิศ อรุณพิบูลย์ ผู้อำนวยการฝ่ายบริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี สำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ (สวทช.) เริ่มอธิบายถึง ดิจิทัลไทยแลนด์ (Digital Thailand) ประเทศไทยสามารถสร้าง และใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีดิจิทัลอย่างเต็มศักยภาพในการพัฒนา โครงสร้างพื้นฐาน นวัตกรรม ข้อมูล ทุนมนุษย์ และทัพยากรอื่นใด เพื่อขับเคลื่อนการพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมของประเทศไปสู่ความมั่นคง มั่งคั่ง และยั่งยืน

ยุคสมัยที่เปลี่ยนไป “อิเล็กทรอนิกส์” สู่ “ดิจิทัล”

– อิเล็กทรอนิกส์ การประยุกต์ใช้วิธีการทางอิเล็กตรอน ไฟฟ้า คลื่นแม่เหล็กไฟฟ้า หรือวิธีอื่นใดในลักษณะคล้ายกัน และให้หมายความรวมถึงการประยุกต์ใช้วิธีการทางแสงวิธีการทางแม่เหล็ก หรือ อุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องกับการประยุกต์ใช้วิธีต่าง ๆ

– ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ข้อความที่ได้สร้าง ส่ง รับ เก็บรักษา หรือประมวลผลด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ เช่น วิธีการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ โทรเลข โทรพิมพ์หรือโทรสาร

ข้อกำหนดวิธีปฏิบัติในการจัดทำหรือแปลงเอกสารและข้อความให้อยู่ในรูปของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์

มาตรฐานขั้นต่ำสำหรับความละเอียดของภาพ (Resolution)

– ภาพลายเส้น หรือ ภาพขาวดำ อย่างน้อย 150 จุดต่อนิ้ว (dot per inch หรือ dpi)

– ภาพสีเทา อย่างน้อย 200 จุดต่อนิ้ว

– ภาพสี อย่างน้อย 300 จุดต่อนิ้ว

– ภาพสำหรับงานเว็บอย่างเดียว อย่างน้อย 72 จุดต่อนิ้ว

ยุคสมัยที่เปลี่ยนไป “อิเล็กทรอนิกส์” สู่ “ดิจิทัล”

– ดิจิทัล เทคโนโลยีที่ใช้วิธีการนำสัญลักษณ์ศูนย์และหนึ่งหรือสัญลักษณ์อื่นมาแทนค่าสิ่งทั้งปวง เพื่อใช้สร้าง หรือก่อให้เกิดระบบต่าง ๆ เพื่อให้มนุษย์ใช้ประโยชน์

Born-digital Content เป็นเอกสารที่ถูกสร้างเป็นประจำวันในรูปแบบของเอกสาร Word เอกสาร PDF ภาพถ่ายจากกล้องถ่ายภาพดิจิทัล กล้องในโทรศัพท์พกพา ไฟล์เสียงบันทึกด้วยฟังก์ชันของโทรศัพท์พกพา ข้อความที่ถูกส่งในรูปแบบอีเมล ข้อความสั้นใน Line Application หรือ Messenger รวมทั้งเอกสารเว็บทั้งในเครื่องแม่ข่ายหน่วยงาน และ Cloud Services ซึ่งก่อให้เกิดคำถามว่าปัจจุบันเอกสารจดหมายเหตุที่เป็น Born-digital Content จัดอยู่ในประเภทใดของเอกสารจดหมายเหตุ

นอกจากนี้ยังแนะนำวิธีการสแกนเอกสารด้วย Scanner ดังนี้

– เลือกเครื่องสแกนเนอร์ให้เหมาะสมกับประเภทของเอกสาร

– กำหนดค่า Config ของเครื่องสแกนเนอร์

Resolution

โหมดสี CMYK/RBG/Grey

– บันทึกในฟอร์เมต

TIFF

Best Quality JPG

PNG

– เก็บข้อมูลไว้หลายสำเนา

***JPG ประเด็นที่ควรระมัดระวัง

– ปัญหาสำคัญ คือ ค่า Default ของ JPG จะบีบอัด (Compress) “คุณภาพ – Quality” ของภาพ

– ดังนั้นหากจะใช้ JPG เพื่องานจดหมายเหตุ จะต้องตั้งค่า Quality ของการบันทึกให้เป็นค่า “สูงสุด” ทุกครั้ง (จำไว้ว่าค่า Quality จะต้อง “สูงสุด” กำหนด Format Options เป็น Baseline (“Standard”)

นอกจากนี้ยังแนะนำวิธีการจัดการไฟล์ข้อมูลเอกสารที่ถูกต้องผ่านหนังสือ “หลักและแนวปฏิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล” ที่ทาง สวทช. ได้จัดทำร่วมกับ สำนักบรรณสารสนเทศ มสธ. ทั้งการจัดทำเอกสารไฟล์แบบ PDF/A เพื่อการเก็บถาวร ข้อกำหนดภาพดิจิทัล ทั้งภาพต้นฉบับ ภาพสื่อสิ่งพิมพ์ ภาพสำหรับ Digital Archives Database Website ฯลฯ วิธีการบันทึกเอกสารแบบฝังฟอนต์ การสำเนาภาพในอัลบั้มของ Facebook ฯลฯ

รองศาสตราจารย์ ดร.สมสรวง พฤติกุล ผู้เชี่ยวชาญด้านจดหมายเหตุ

    การบรรยาย เรื่องสุดท้าย เวลา 15.10 น. เรื่อง “ก้าวคนละก้าว เพื่อขับเคลื่อนเอกสารจดหมายเหตุดิจิทัล” โดยรองศาสตราจารย์ ดร.สมสรวง พฤติกุล ผู้เชี่ยวชาญด้านจดหมายเหตุ เริ่มการอธิบายเรื่อง คำนิยามของ “เอกสาร” (Records) คือ ข้อมูลหรือสารสนเทศที่มีการบันทึกในรูปแบบใด ๆ รวมถึงข้อมูลที่บันทึกในระบบคอมพิวเตอร์ ที่จัดทำขึ้น รับไว้ โดยหน่วยงานหรือบุคคลเพื่อการดำเนินงานตามหน้าที่ และมีการใช้ หรือเก็บรักษาเพื่อเป็นหลักฐานของการดำเนินกิจกรรมนั้น ๆ

คำนิยามของ “เอกสารจดหมายเหตุ” คือ เอกสารที่มีคุณค่าเป็นหลักฐานเชิงประจักษ์ของกิจกรรม การบริหารจัดการ ความร่วมมือ วัฒนธรรม และสติปัญญาขององค์กร (จึงต้องมีการเก็บรักษา)

การจัดการเอกสาร คือ การจัดการเอกสารที่เกิดจากกระบวนการทำงานทุกกิจกรรมตั้งแต่การจัดทำนำมาใช้ จัดเก็บ จนถึงการกำจัด

การจัดการเอกสารจดหมายเหตุ คือ การจัดการเพื่อสงวนรักษาเอกสารที่สิ้นกระแสการใช้ แต่ยังคงมีคุณค่าต่อเนื่องโดยให้มีคุณลักษณะเช่นเดิม และสามารถนำกลับมาใช้ได้

ลักษณะ/องค์ประกอบของเอกสาร ประกอบด้วย บริบท โครงสร้าง และเนื้อหา

คุณลักษณะของเอกสาร ประกอบด้วย ความแท้จริงของเอกสาร (authenticity) ความถูกต้องสมบูรณ์ (integrity) ความน่าเชื่อถือ (reliability) และ การใช้ได้ (useability)

กระบวนการจัดการเอกสารจดหมายเหตุ

– การได้มา (acquire)

– การจัด (arrangement)

– การทำคำอธิบาย (description)

– การทำเครื่องมือช่วยค้น (finding aids)

– การบริการ (reference service)

– การสงวนรักษา (preservation)

การเปลี่ยนแปลงสำคัญที่เกิดขึ้น

1. เกิดเอกสารดิจิทัลจากการจัดทำการใช้งาน และการเก็บด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศ

2. เกิดการตื่นตัวในการแสวงหาวิธีการจัดการเอกสารดิจิทัล รวมทั้งเอกสารจดหมายเหตุดิจิทัลที่เหมาะสม

กระบวนการจัดการเอกสารอย่างต่อเนื่อง ทั้งการออกแบบระบบ การวางแผนประเมินคุณค่า ระบบงานสารบรรณ การประเมินและปรับปรุง และการให้ความรู้  การจัดการเอกสารเป็นหน้าที่ความรับผิดชอบของทุกคนในองค์กร งานการจัดการเอกสารกับงานจดหมายเหตุไม่แยกจากกัน การจัดการเอกสาร เน้น create reliability และ การจัดการจดหมายเหตุ เน้น preserve authenticity และทุกองค์กรต้องการออกแบบระบบเอกสารขององค์กร

ดังนั้น บทบาทของนักจดหมายเหตุ ต้องสร้างความมั่นใจว่าเอกสารอันทรงคุณค่าเป็นเอกสารจดหมายเหตุได้รับการจัดทำ เก็บรักษาและมีการนำมาใช้งาน นอกจากนี้สิ่งที่ควรร่วมมือกันทำงานในวงการจดหมายเหตุของประเทศไทย คือ การแสวงหากลยุทธ์ วิธีการ แนวปฏิบัติ มาตรฐานการจัดการเอกสารจดหมายเหตุดิจิทัล และการจัดการเอกสารจดหมายเหตุดิจิทัล (Born digital) เป็นสิ่งที่ควรเริ่มต้นในการจัดการในยุคดิจิทัลในปัจจุบัน ซึ่งต้องอาศัยความร่วมมือของทั้งภาครัฐ ภาคเอกชน และเครือข่ายต่าง ๆ ที่ปฏิบัติงานด้านจดหมายเหตุ กำหนดแนวทางปฏิบัติที่เป็นมาตรฐานให้เกิดขึ้น

หนังสือคู่มือ “หลักและแนวปฏิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล”

ซึ่งสำนักบรรณสารสนเทศ มสธ. และฝ่ายบริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี สวทช. ร่วมกันจัดทำขึ้น

บรรยากาศภายในงานสัมมนาฯ

 

ผู้เขียน

นางสาวปัญจวัลย์ ชาวดง