โครงการพัฒนาศักยภาพบุคลากร ประจำปีงบประมาณ 2561 หลักสูตรการบริหารการเงินการคลังของหน่วยงานภาครัฐสำหรับผู้ปฏิบัติงานการเงิน รุ่นที่ 2 หัวข้อ “ระเบียบการเบิกจ่ายเงินจากคลัง การเก็บรักษาเงินและการนำเงินส่งคลัง”

ผู้อำนวยการหอสมุดและคลังความรู้มหาวิทยาลัยมหิดล ได้อนุมัติให้ ดิฉันนางอัจฉราพร  อัศเวศน์ และบุคลากรอีก 3 รายเข้าร่วมอบรมหลักสูตร “การบริหารการเงินการคลังของหน่วยงานภาครัฐสำหรับผู้ปฏิบัติงานการเงิน” รุ่นที่ 2 ซึ่งจัดโดย โครงการพัฒนาศักยภาพบุคลากร สำนักบริการวิชาการ มหาวิทยาลัยศิลปากร ณ โรงแรมรอยัลริเวอร์ กรุงเทพมหานคร  ในวันที่ 4-5 พฤษภาคม พ.ศ 2561  หัวข้อการบรรยายประกอบด้วย 4 หัวข้อใหญ่ได้แก่

  1. เงินเดือน ค่าจ้าง บำเหน็จ บำนาญ
  2. ระเบียบการเบิกจ่ายเงินจากคลัง การเก็บรักษาเงินและการนำเงินส่งคลัง
  3. สวัสดิการและประโยชน์เกื้อกูล (ระเบียบเกี่ยวกับค่ารักษาพยาบาล ค่าเล่าเรียบบุตร ค่าเช่าบ้าน)
  4. ระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการเบิกค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการ

ดิฉัน นางอัจฉราพร  อัศเวศน์  รับผิดชอบที่จะส่งต่อความรู้ในหัวข้อที่ 2. ระเบียบการเบิกจ่ายเงินจากคลัง การเก็บรักษาเงินและการนำเงินส่งคลัง

ระเบียบการเบิกจ่ายเงินจากคลัง การเก็บรักษาเงินและการนำเงินส่งคลัง  มีหัวข้อที่เกี่ยวข้องที่ต้องพูดถึง  7 เรื่อง คือ

  1. หลักการเบิกจ่ายเงินจากคลัง
  2. วิธีการเบิกจ่ายเงินจากคลัง
  3. การเบิกจ่ายเงินยืม
  4. การรับเงิน
  5. การจ่ายเงิน
  6. การเก็บรักษาเงิน
  7. การนำเงินส่งคลัง

หลักการเบิกจ่ายเงินจากคลัง  มีหลักการ 4 ข้อ ดังนี้

  1. การที่จะจ่ายเงินหรือก่อหนี้ผูกพันได้ ต้อง มีกฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับ คำสั่ง มติคณะรัฐมนตรี หรือได้รับอนุญาตจากกระทรวงการคลัง
  2. การเบิกเงินเพื่อการใดจะต้องนำไปจ่ายเพื่อการนั้น
  3. ต้องเป็นหนี้ที่ถึงกำหนดชำระหรือใกล้ถึงกำหนดชำระ
  4. ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในปีงบประมาณใดให้เบิกจ่ายจากเงินงบประมาณรายจ่ายของปีนั้น ยกเว้น การกันเงินไว้เบิกเหลื่อมปี  ซึ่งมี  2  กรณี คือ

4.1  กรณีมีหนี้ผูกพัน  ต้องมีเงื่อนไข ดังนี้

4.1.1 ต้องก่อหนี้ผูกพันก่อนสิ้นปีงบประมาณ
4.1.2 วิธีดำเนินการทางพัสดุเป็นการสั่งซื้อ/สั่งจ้าง/การเช่า ต้องจัดทำใบสั่งซื้อ/สั่งจ้างในระบบ GFMIS เป็นการขอกัน เงินไว้เบิกเหลื่อมปี
4.1.3 วงเงินตั้งแต่ 100,000 บาท ขึ้นไป(ระเบียบกระทรวงการคลัง ว.31 ปีพ.ศ. 2559)
4.1.4 คาดว่าจะเบิกจ่ายไม่ทันสิ้นปี

4.2  กรณีไม่มีหนี้ผูกพัน  ต้องมีเงื่อนไข ดังนี้

4.2.1 ไม่ได้ก่อหนี้ผูกพันไว้
4.2.2 มีความจำเป็นต้องใช้จ่ายเงินนั้น
4.2.3 ขอทำความตกลงกับกระทรวงการคลังก่อนสิ้นปีงบประมาณ
4.2.4 ค่าใช้จ่ายค้างเบิกข้ามปี หมายถึง ค่าใช้จ่ายที่ไม่สามารถเบิกจ่ายได้ทันในปีงบประมาณที่เกิดค่าใช้จ่าย หรือ ภายในปีงบประมาณที่ได้ก่อหนี้    มีหลักเกณฑ์การเบิกจ่าย ดังนี้
4.2.5 ค่าใช้จ่ายนั้นต้องไม่ก่อหนี้ผูกพันเกินงบประมาณที่ได้รับอนุมัติ
4.2.6 นำมาเบิกจ่ายจากงบประมาณปีปัจจุบัน ตามหนังสือกระทรวงการคลัง กค 0409.3/ว.14 ลงวันที่ 27 มกราคม พ.ศ. 2548
4.2.8 เบี้ยหวัด บำเหน็จ  บำนาญ
4.2.9 เงินช่วยเหลือข้าราชการ ลูกจ้าง  พนักงานรัฐ
4.2.10 เงินสำรอง เงินสมทบ  เงินชดเชยของข้าราชการ
4.2.11 ค่าใช้จ่ายในการรักษาพยาบาลของข้าราชการ ลูกจ้างประจำ
4.2.12 หัวหน้าส่วนราชการรับรองเงินงบประมาณของปีที่เกิดค่าใช้จ่ายตามแบบที่กระทรวงการคลังกำหนด

ค่าใช้จ่ายที่ให้ถือเป็นรายจ่ายเมื่อได้รับใบแจ้งให้ชำระ  แบ่งออกเป็น  3  ประเภท ดังนี้

  1. รายการค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นไม่ว่าเดือนใด ตามหนังสือกระทรวงการคลัง ว.178 และ ว.75 ได้แก่ ค่าเช่าบ้านข้าราชการ  ค่าบอกรับสิ่งพิมพ์  ค่าบัญชรพลโดยสารรถไฟ และค่าขนส่ง
  2. รายการค่าใช้จ่ายเฉพาะเดือนสิงหาคม – กันยายน ได้แก่ ค่าใช้จ่ายในหมวดค่าสาธารณูปโภค เช่น ค่าน้ำประปา  ค่าไฟฟ้า  ค่าโทรศัพท์  ค่าโทรศัพท์เคลื่อนที่  ค่าไปรษณีย์  และค่ากำจัดขยะมูลฝอย เป็นต้น แต่ถ้าส่วนงานได้รับใบแจ้งให้ชำระหนี้ของเดือนสิงหาคมในเดือนกันยายนและไม่สามารถเบิกจ่ายในเดือนกันยายนได้ทันต้องเบิกจ่ายเป็นกรณีเบิกเหลื่อมปี
  3. รายการค่าใช้จ่ายเฉพาะเดือนกันยายน ได้แก่ ค่าเบี้ยเลี้ยงผู้ต้องหา ค่าน้ำมันเชื้อเพลิง  ค่าข้าว  ค่ากับข้าวของผู้ต้องหา  คนไข้นักเรียนพยาบาล และนักเรียนผู้ช่วยพยาบาล

เงินยืมคาบเกี่ยว ได้แก่ การยืมเงินงบประมาณปีปัจจุบัน  เพื่อไปใช้จ่ายในปีงบประมาณถัดไป  โดย มีเวลาปฏิบัติราชการในปีปัจจุบันคาบเกี่ยวไปในปีงบประมาณถัดไป  ระยะเวลาการยืมเงินที่คาบเกี่ยวนั้นคิด ระยะเวลา  90 วัน กรณีเดินทางไปราชการ และ ระยะเวลา 30 วัน กรณีปฏิบัติราชการอื่น ซึ่งให้นับตั้งแต่วันที่  1 ตุลาคม ของปีงบประมาณถัดไป

วิธีการเบิกจ่ายเงินจากคลัง  มีขั้นตอนการปฏิบัติ ดังนี้

  1. หน่วยงานผู้เบิกเปิดบัญชีกับธนาคารรัฐวิสาหกิจ รับเงินงบประมาณ  1 บัญชี  เงินนอกงบประมาณ 1 บัญชี

หน่วยงานผู้เบิก ได้แก่ ส่วนราชการ หน่วยงานในกำกับของรัฐ องค์การมหาชน  รัฐวิสาหกิจ  องค์การจัดตั้งขึ้นตามบทบัญญัติของรัฐธรรมนูญ  ต้องได้รับจัดสรรงบประมาณรายจ่าย  การเบิกจ่ายเงินในส่วนกลางเบิกจ่ายจากกรมบัญชีกลาง  ในส่วนภูมิภาคเบิกจ่ายจากสำนักงานคลังจังหวัด

  1. สร้างข้อมูลหลักผู้ขายในระบบ GFMIS ซึ่งประกอบด้วย  ข้อมูลของหน่วยงานที่เบิก  เจ้าหนี้  ผู้มีสิทธิรับเงิน  ชื่อ  ที่อยู่  เลขที่บัตรประชาชน  ชื่อและเลขที่บัญชีธนาคาร  เลขที่สัญญา  เงื่อนไขการชำระเงิน
  2. ตรวจสอบความถูกต้องของคำขอเบิกเงิน

3.1 การขอเบิกเงินเพื่อจ่ายเข้าบัญชีเงินฝากธนาคารของเจ้าหนี้ของส่วนราชการโดยตรง(มีใบสั่งซื้อ/สั่งจ้าง หรือสัญญา วงเงินตั้งแต่ 5,000 บาทขึ้นไป ไม่มีใบสั่งซื้อ/สั่งจ้าง /สัญญา หรือมีใบสั่งซื้อ/จ้าง หรือสัญญาแต่วงเงินไม่ถึง 5,000 บาท)

3.2 การขอเบิกเงินเพื่อจ่ายเข้าบัญชีเงินฝากธนาคารของส่วนราชการ(มี หรือ ไม่มีใบสั่งซื้อ/สั่งจ้าง หรือสัญญา วงเงินไม่ถึง 5,000 บาท)

  1. ตรวจสอบการจ่ายเงินของกรมบัญชีกลาง

การเบิกจ่ายเงินยืม

เงินยืม  หมายความถึง  เงินที่ส่วนราชการจ่ายให้แก่ บุคคลใดยืมเพื่อเป็นค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการหรือปฏิบัติราชการอื่น

รายการค่าใช้จ่ายที่สามารถยืมเงินได้

  1. งบบุคลากร
  2. งบดำเนินงาน (ยกเว้น ค่าไฟฟ้า)
  3. งบกลาง เฉพาะ ที่จ่ายเป็นเงินสวัสดิการเกี่ยวกับการศึกษาบุตรและค่ารักษาพยาบาล
  4. งบรายจ่ายอื่นที่จ่ายในลักษณะเดียวกับข้อ(1) ข้อ(2) และ ข้อ(3)

การยืมเงิน อนุมัติเงินยืม การจ่ายเงินยืมและการส่งใช้เงินยืม

  1. ทำหนังสือขออนุมัติยืมเงินและสัญญายืมเงิน ตามที่กระทรวงการคลังกำหนด และรับรองว่าจะปฏิบัติตามระเบียบหรือข้อบังคับของทางราชการและผู้มีอำนาจอนุมัติ
  2. ผู้มีอำนาจอนุมัติการจ่ายเงินยืม

2.1 ส่วนราชการในราชการบริหารส่วนกลาง  ผู้มีอำนาจอนุมัติ  ได้แก่  หัวหน้าส่วนราชการระดับกรม หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายซึ่งดำรงตำแหน่งตั้งแต่ระดับ 7 หรือเทียบเท่า หรือผู้มียศตั้งแต่ พันโท  นาวาโท  นาวาอากาศโท  หรือพันตำรวจโท  ขึ้นไป
2.2 ส่วนราชการในราชการบริหารส่วนกลางที่มีสำนักงานอยู่ในภูมิภาค หรือแยกต่างหากจากกระทรวง  ทบวง  กรม  ผู้มีอำนาจอนุมัติ  ได้แก่  หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมจะมอบหมายให้หัวหน้าหน่วยงานเป็นผู้อนุมัติจ่ายเงินก็ได้
2.3 ส่วนราชการในภูมิภาค  ผู้มีอำนาจอนุมัติ  ได้แก่  หัวหน้าส่วนราชการในภูมิภาค

  1. เงื่อนไขการจ่ายเงินยืม

3.1 ให้ยืมเฉพาะเท่าที่จำเป็น
3.2 ห้ามให้ยืมครั้งใหม่  หากยังไม่ล้างครั้งเก่า
3.3 การจ่ายเงินยืมเป็นค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการในราชอาณาจักรไม่เกิน  90  วัน  เว้นแต่ขอตกลงกับกระทรวงการคลัง

  1. การส่งใช้เงินยืม มี  2  แบบ  คือ  การส่งใช้ใบสำคัญ  และการส่งใช้เงินสด

4.1 การส่งใช้ใบสำคัญ  มี  3  กรณี คือ

4.1.1 กรณีเป็นค่าเดินทางไปประจำต่างสำนักงาน                         ภายใน  30  วัน นับจากวันที่ได้รับเงิน
4.1.2 กรณีเป็นค่าเดินทางไปราชการอื่น                                     ภายใน  15  วัน นับจากวันกลับมาถึง
4.1.3 ปฏิบัติราชการอื่นนอกจาก  2 กรณี                                    ภายใน  30  วัน นับจากวันที่ได้รับเงิน

4.2  การส่งใช้เงินสด  ต้องออกใบเสร็จรับเงินทุกครั้ง
4.3  บันทึกการส่งใช้ใบสำคัญ และการส่งใช้เงินสดในด้านหลังสัญญาเงินยืมทุกครั้ง
4.4  เร่งรัดการส่งใช้เงินยืม

  1. เก็บรักษาสัญญายืมเงินที่ยังไม่ได้ชำระเงินคืนให้ปลอดภัย

การรับเงิน

  1. การรับเงินทุกครั้งจะต้องออกใบเสร็จรับเงิน การใช้ใบเสร็จรับเงินจะต้อง

1.1 ใช้ตามแบบที่กระทรวงการคลังกำหนด หรือ ที่ได้รับความตกลงกับกระทรวงการคลังอนุญาตให้ใช้ได้
1.2  จัดทำทะเบียนคุม
1.3  ใช้เฉพาะภายในปีงบประมาณ  ปกติเปิดใช้ให้หมดเป็นเล่มๆ
1.4  บันทึกการรับเงินภายในวันที่รับเงิน
1.5  ต้องมีการตรวจสอบ
1.6  ต้องทำรายงานการใช้ใบเสร็จรับเงินภายในวันที่  31  ตุลาคม ของปีงบประมาณถัดไป
1.7  เก็บรักษาใบเสร็จรับเงินไว้ในที่ปลอดภัย
1.8  กรณีที่ใบเสร็จรับเงินที่ยังไม่ได้ใช้สูญหาย จะต้องดำเนินการ ดังนี้

1.8.1 ให้แจ้งความนับแต่วันที่ทราบว่าหาย
1.8.2 จัดทำประกาศยกเลิกใบเสร็จรับเงินที่หาย
1.8.3 ติดประกาศยกเลิกไว้ในที่พบเห็นและตรวจสอบได้ง่าย
1.8.4 ทำหนังสือเวียนแจ้งการยกเลิกให้ส่วนราชการอื่น ๆ ทราบ

  1. เงินและเอกสารแทนตัวเงินที่รับ ได้แก่  เงินสด  เช็ค (เช็คธนาคารแห่งประเทศไทย  เช็คที่ธนาคารค้ำประกัน  เช็คที่ธนาคารเซ็นสั่งจ่าย และเช็คที่ผู้มีหน้าที่ชำระเงินผลประโยชน์เป็นผู้เซ็นสั่งจ่ายและใช้ชำระโดยตรง)  ดราฟท์  ตั๋วแลกเงิน  บัตรอิเล็กทรอนิกส์(บัตรเดบิต/บัตรเครดิต) ตามหนังสือกระทรวงการคลัง ว.116  และ Bill Payment ผ่านระบบ KTB Corporate Online ตามหนังสือกระทรวงการคลัง ว.103
  2. หลักเกณฑ์วิธีปฏิบัติในการรับเงินของส่วนราชการผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ กรณีส่วนราชการไม่มีระบบ e-Service  ตามหนังสือกระทรวงการคลัง ว.103 ลงวันที่ 1 กันยายน พ.ศ. 2559 เริ่มปฏิบัติตั้งแต่ วันที่ 1 ตุลาคม พ.ศ. 2559 เป็นต้นไป  ดังนี้

 

ขั้นตอนที่ 1  ส่วนราชการส่งใบแจ้งการชำระเงิน  ให้กับผู้ประกอบการ  โดยมีรายละเอียด ดังนี้

  • ชื่อส่วนราชการ ที่รับชำระเงิน
  • ชื่อผู้ชำระเงิน
  • รายการ/ประเภทรายได้ที่รับชำระเงิน
  • จำนวนเงินที่รับชำระ
  • วันที่รับชำระ
  • Company code / Reference code

ขั้นตอนที่ 2  ผู้ประกอบการติดต่อธนาคารกรุงไทย เพื่อขอทำ Internet Banking , ATM , Mobile Payment , e-payment
ขั้นตอนที่ 3  ธนาคารกรุงไทยส่งเอกสารธนาคารแทนใบเสร็จรับเงินให้กับผู้ประกอบการ
ขั้นตอนที่ 4  ธนาคารกรุงไทย โดยระบบ(KTB Corporate Online) ทำการเปิดบัญชีใหม่/บัญชีเก่า(ถ้ามี)  และสมัครขอใช้บริการ KTB Corporate Online : Bill Payment ให้ผู้ประกอบการ แล้วโอนเงินให้ส่วนราชการ
ขั้นตอนที่ 5  ส่วนราชการออกใบอนุญาต/ใบรับรอง ให้กับผู้ประกอบการ
ขั้นตอนที่ 6  สิ้นวันทำการที่โอนเงินและวันทำการถัดไป ธนาคารกรุงไทย โดยระบบ(KTB Corporate Online) จัดทำรายงานสรุปการโอนเงิน

 

4.หลักเกณฑ์วิธีปฏิบัติในการรับเงินของส่วนราชการผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์

ขั้นตอนที่ 1  ส่วนราชการส่งใบแจ้งการชำระเงิน  ให้กับผู้ประกอบการ  โดยมีรายละเอียด ดังนี้

  • ชื่อส่วนราชการ ที่รับชำระเงิน
  • ชื่อผู้ชำระเงิน
  • รายการ/ประเภทรายได้ที่รับชำระเงิน
  • จำนวนเงินที่รับชำระ
  • วันที่รับชำระ
  • Company code / Reference code

ขั้นตอนที่ 2  ผู้ประกอบการติดต่อธนาคารกรุงไทย เพื่อขอทำ Internet Banking , ATM , Mobile Payment , e-payment
ขั้นตอนที่ 3  ธนาคารกรุงไทยส่งเอกสารธนาคารแทนใบเสร็จรับเงินให้กับผู้ประกอบการ
ขั้นตอนที่ 4  ธนาคารกรุงไทย  โดยระบบ (KTB Corporate Online) ทำการเปิดบัญชีใหม่/บัญชีเก่า(ถ้ามี)  และสมัครขอใช้บริการ KTB Corporate Online : Bill Payment ให้ผู้ประกอบการ แล้วโอนเงินเพื่อนำส่งคลังให้ส่วนราชการโดยผูกบัญชี Prompt Pay และส่วนราชการออกใบเสร็จรับเงินให้ผู้ประกอบการ(ถ้าต้องการ)
ขั้นตอนที่ 5  สิ้นวันทำการที่โอนเงินและวันทำการถัดไป ธนาคารกรุงไทย โดยระบบ(KTB Corporate Online) จัดทำรายงานสรุปการโอนเงิน

 

5. หลักเกณฑ์วิธีปฏิบัติในการรับเงินของส่วนราชการด้วยบัตรเดบิต / บัตรเครดิต ตามหนังสือกระทรวงการคลัง ว.   116 ลงวันที่ 31 กรกฎาคม พ.ศ. 2560

ขั้นตอนที่ 1 ส่วนราชการเปิดบริการการรับเงินให้กับผู้รับบริการหรือผู้ชำระเงินด้วยบัตร (บัตรเดบิต/บัตรเครดิต)
ขั้นตอนที่ 2 ผู้รับบริการ/ผู้ชำระเงิน ติดต่อธนาคารเพื่อขอเปิดบัญชีเงินฝากธนาคารและทำบัตร  ส่วนงานราชการติดต่อธนาคารเพื่อเปิดบัญชีเงินฝากธนาคารของส่วนราชการ  และธนาคารติดตั้งเครื่อง EDC ที่ส่วนงานราชการ
ขั้นตอนที่ 3 ส่วนงานราชการออกใบเสร็จรับเงินให้กับผู้รับบริการ/ผู้ชำระเงิน
ขั้นตอนที่ 4 ส่วนราชการต้องเพิ่มความสะดวกรวดเร็วในการให้บริการรวมทั้งปรับปรุงแนวทางการให้บริการ เมื่อสิ้นวันต้องตรวจสอบยอดการรับเงิน

ธนาคารผู้มีสิทธิ์ให้บริการวางเครื่อง EDC  ได้แก่

  1. ธนาคารกรุงไทย
  2. ธนาคารไทยพาณิชย์
  3. ธนาคารกรุงเทพ
  4. ธนาคารกสิกรไทย
  5. ธนาคารทหารไทย
  6. ธนาคารกรุงศรีอยุธยา
  7. ธนาคารธนชาต

การรับเงินของส่วนราชการด้วยบัตรเดบิต  ค่าธรรมเนียมที่เกิดขึ้น กรมบัญชีกลางจะเป็นผู้รับผิดชอบจ่ายให้
แต่  ส่วนงานที่ไม่ใช่ภาครัฐ เช่นมหาวิทยาลัย ซึ่งเป็นหน่วยงานในกำกับ  ต้องรับผิดชอบเงินค่าธรรมเนียมที่เกิดขึ้นเอง
หลักเกณฑ์และวิธีปฏิบัติในการรับชำระเงินของส่วนราชการด้วย QR Code
ตามหนังสือกระทรวงการคลังด่วนที่สุด ที่ กค 0402.2/ว.5  ลงวันที่ 11 มกราคม พ.ศ. 2561  ซึ่งมีสาระสำคัญ ดังนี้

๏  ให้ส่วนงานราชการใช้บัญชีเงินฝากที่เปิดไว้ตาม ว.116 เพื่อการรับเงินผ่านเครื่อง EDC สำหรับการรับชำระเงินด้วย QR Code เพิ่มเติมด้วย
๏  ให้ส่วนงานราชการติดต่อธนาคารเพื่อสมัครใช้บริการ Prompt Pay โดยใช้เลขประจำตัวผู้เสียภาษี(Tax ID)
๏  ให้ส่วนงานราชการสมัครใช้มาตรฐาน QR Code ในธุรกรรมการชำระเงิน(Thai QR Code Payment Standard) เพื่อใช้ในการรับชำระเงินซึ่งจะปรากฏ QR Code บนหน้าจอเครื่อง EDC

การจ่ายเงิน 

การจ่ายเงินต้องมีหลักฐานการจ่ายเงิน  หลักฐานการจ่ายเงิน  หมายถึง  หลักฐานซึ่งแสดงว่าได้มีการจ่ายเงินให้แก่เจ้าหนี้หรือผู้รับเงิน ตามข้อผูกพันแล้ว

หลักเกณฑ์การจ่ายเงิน

  1. มีกฎหมาย  ระเบียบ  ข้อบังคับ  คำสั่ง  มติค.ร.ม. หรือได้รับอนุญาตจากกระทรวงการคลัง
  2. เป็นรายจ่ายในการดำเนินงานตามปกติ
  3. ผู้มีอำนาจได้อนุมัติ  ดังนี้
  4. ส่วนราชการในราชการบริหารส่วนกลาง  ผู้มีอำนาจอนุมัติ  ได้แก่  หัวหน้าส่วนราชการระดับกรม หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายซึ่งดำรงตำแหน่งตั้งแต่ระดับ 7 หรือเทียบเท่า หรือผู้มียศตั้งแต่ พันโท  นาวาโท  นาวาอากาศโท  หรือพันตำรวจโท  ขึ้นไป
  5. ส่วนราชการในราชการบริหารส่วนกลางที่มีสำนักงานอยู่ในภูมิภาค หรือแยกต่างหากจากกระทรวง  ทบวง  กรม  ผู้มีอำนาจอนุมัติ  ได้แก่  หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมจะมอบหมายให้หัวหน้าหน่วยงานเป็นผู้อนุมัติจ่ายเงินก็ได้
  6. ส่วนราชการในภูมิภาค  ผู้มีอำนาจอนุมัติ  ได้แก่  หัวหน้าส่วนราชการในภูมิภาค
  7. มีหลักฐานการจ่าย เช่น ใบเสร็จรับเงิน  ใบสำคัญรับเงิน  ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน

ใบเสร็จรับเงิน  ซึ่งเป็นหลักฐานการจ่ายเงิน อย่างน้อย ต้องมีสาระสำคัญ ดังนี้

  1. ชื่อ  สถานที่อยู่  หรือที่ทำการของผู้รับเงิน
  2. วัน เดือน  ปี  ที่รับเงิน
  3. รายการแสดงการรับเงินระบุว่าเป็นค่าอะไร
  4. จำนวนเงินทั้งตัวเลขและตัวอักษร
  5. ลายมือชื่อของผู้รับเงิน

กรณีการใช้ใบสำคัญรับเงิน  จะใช้ที่หน่วยการเงินเท่านั้น
กรณีจ่ายเงินส่วนตัวไปก่อนและไม่มีใบเสร็จรับเงินจากร้านค้าจะต้องทำหลักฐานการจ่ายเงิน 2 ฉบับ คือ ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน  1 ฉบับและใบสำคัญรับเงิน 1 ฉบับ
กรณียืมเงินทดรองจ่ายไปใช้และหลักฐานการจ่ายเงินจากร้านค้า จะต้องทำหลักฐานการจ่ายเงิน 1 ฉบับ คือ ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน 1 ฉบับ
กรณีมีหลักฐานการจ่ายเงินจากร้านค้าแต่ไม่สมบรูณ์  และไม่สามารถนำไปให้ร้านค้าแก้ไขได้ ให้ทำใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินเป็นหลักฐานการจ่ายเงินเพิ่มขึ้นอีก 1 ฉบับ

  1. เมื่อผู้ที่จะจ่ายเงินให้ไม่สามารถมารับเงินได้และให้ผู้อื่นมารับเงินแทน จะต้องทำใบมอบฉันทะ และใบมอบอำนาจให้ผู้ที่มารับเงินแทนถือมาด้วย
  2. การโอนสิทธิเรียกร้องให้ปฏิบัติตามที่กระทรวงการคลังกำหนด
  3. บันทึกการจ่ายเงินในวันที่จ่ายเงิน
  4. สิ้นวันปิดบัญชีต้องตรวจสอบการจ่ายเงินทุกครั้ง
  5. วิธีปฏิบัติในการจ่ายเงิน  มี 3 วิธี คือ

5.1 จ่ายเช็ค  มีวิธีการเขียนเช็ค ดังนี้

5.1.1 กรณีตั้งฎีกาเบิกจ่าย ที่ต้องจัดซื้อ/จัดจ้าง/เช่า

-สั่งจ่ายในนาม “เจ้าหนี้”
-ขีดฆ่าคำว่า “หรือผู้ถือ” ออก
-ขีดคร่อมเช็ค

5.1.2 กรณีนอกเหนือจากการตั้งฎีกาเบิกจ่าที่ต้องทำจัดซื้อ/จัดจ้าง/เช่า

-สั่งจ่ายในนาม “เจ้าหนี้”
-ขีดฆ่าคำว่า “หรือผู้ถือ” ออก
-ขีดคร่อม หรือไม่ขีดคร่อม ก็ได้

5.1.3 กรณีรับเงินสดมาจ่าย

-สั่งจ่ายในนามเจ้าหน้าที่ของส่วนราชการ
-ขีดฆ่าคำว่า “หรือผู้ถือ” ออก
-ห้ามออกเช็คสั่งจ่ายเงินสด

5.2 จ่ายเงินสด  เฉพาะ

5.2.1 การจ่ายเงินจากเงินยืมทดรองจ่าย ซึ่ง เก็บรักษาเป็นเงินสด
5.2.2 การจ่ายให้ข้าราชการ ลูกจ้าง  ผู้รับบำนาญ  ผู้รับเบี้ยหวัด
5.2.3 การจ่ายเงินที่มีวงเงินต่ำกว่า 5,000 บาท

5.3 จ่ายผ่านระบบ KTB Corporate Online  ตามหนังสือกระทรวงการคลัง ว.103 ลงวันที่ 1 กันยายน พ.ศ. 2559  เริ่มปฏิบัติตั้งแต่ วันที่ 1 ตุลาคม พ.ศ. 2559  เงินที่จ่ายให้จะมีดังนี้

5.3.1 เงินสวัสดิการ ค่าตอบแทน ค่าเล่าเรียนบุตร  ค่าเบี้ยประชุม  ค่าเช่าบ้าน  ค่า OT ค่าตอบแทนคณะกรรมการ  ค่าตอบแทนการสอน  ค่าสมนาคุณวิทยากร  เงินยืมราชการและเงินที่จ่ายเพื่อซื้อ/จ้าง/เช่า ที่มีวงเงินต่ำกว่า 5,000 บาท
5.3.2 จ่ายผ่านระบบ KTB Corporate Online  ตามหนังสือกระทรวงการคลัง ว.75 ลงวันที่ 6 กรกฎาคม พ.ศ. 2559  เริ่มปฏิบัติตั้งแต่ วันที่เ 1 ตุลาคม พ.ศ. 2559  เป็นกรณีถอนคืนเงินรายได้แผ่นดินประเภท ค่าปรับ

การเก็บรักษาเงินของส่วนราชการ

          การเก็บรักษาเงินของส่วนราชการ จะต้องดำเนินการ ดังนี้

  1. ต้องมีตู้นิรภัย ตู้นิรภัย หมายถึง กำปั่นหรือตู้เหล็ก หรือหีบเหล็กอันมั่นคง  ปกติต้องมีลูกกุญแจอย่างน้อย 2 ดอก แต่ละดอกมีลักษณะต่างกัน  ลูกกุญแจตู้นิรภัยหนึ่ง ๆ อย่างน้อยต้องมี 2 สำรับ อีกสำรับฝากเก็บในลักษณะหีบห่อโดยส่วนกลางฝากเก็บที่สำนักบริหารเงินตรา กรมธนารักษ์  ส่วนภูมิภาค ฝากเก็บที่สำนักงานคลังจังหวัด  ตู้นิรภัยต้องตั้งไว้ในที่ปลอดภัยในสำนักงาน
  2. ต้องมีกรรมการตรวจนับเงิน ซึ่งต้องมีคำสั่งแต่งตั้งกรรมการเก็บรักษาเงิน และรักษาเงินแทน ทำหน้าที่เก็บรักษากุญแจตู้นิรภัย  ตรวจนับตัวเงินและหลักฐานแทนตัวเงิน ให้ถูกต้องตามรายงานเงินคงเหลือประจำวัน  เมื่อกุญแจหาย หรือสงสัยว่าจะมีการปลอมแปลงให้รีบรายงานหัวหน้าส่วนราชการเพื่อสั่งการโดยด่วน
  3. ต้องมีวิธีการเก็บรักษาเงิน

1. เจ้าหน้าที่การเงินปิดบัญชีประจำวัน และจัดทำรายงานเงินคงเหลือประจำวัน

2.  กรรมการตรวจนับตัวเงิน เอกสารแทนตัวเงินให้ตรงกับที่เจ้าหน้าที่การเงินบันทึกในรายงานเงินคงเหลือประจำวัน

2.1 ถ้าถูกต้อง  ลงลายมือชื่อร่วมกันกับเจ้าหน้าที่การเงินในรายงานเงินคงเหลือประจำวัน นำเงินเก็บเข้าตู้นิรภัย เสนอรายงานเงินคงเหลือประจำวันต่อหัวหน้าส่วนราชการ

2.2 ถ้าไม่ถูกต้อง  ร่วมกับเจ้าหน้าที่การเงินบันทึกจำนวนเงินและเอกสารแทนตัวเงินที่ตรวจนับได้ และลงลายมือชื่อ ในรายงานเงินคงเหลือประจำวัน

3. นำเงินเก็บเข้าตู้นิรภัย

4.  เสนอรายงานเงินคงเหลือประจำวันให้หัวหน้าส่วนราชการ

การนำเงินส่งคลัง

เงินที่ส่วนราชการรับมาทุกประเภทจะต้องนำส่งที่กองคลังเป็นเงินฝากที่กองคลัง  โดยมีกำหนดเวลาการนำส่งหรือนำฝากกองคลัง ดังนี้

  1. เช็ค  จะต้องนำส่งในวันที่ได้รับ  หรืออย่างช้าภายในวันทำการถัดไป
  2. เงินรายได้แผ่นดิน  ถ้าวงเงินเกิน 10,000 บาท  ต้องนำส่งโดยด่วนไม่เกิน 3 วันทำการ
  3. เงินเบิกเกินส่งคืน หรือเงินเหลือจ่ายปีเก่าส่งคืน  ต้องนำส่งภายใน 15 วันทำการ นับจากวันได้รับเงินจากคลัง หรือได้รับเงินคืน
  4. เงินนอกงบประมาณ  ต้องนำส่งอย่างน้อยเดือนละ 1 ครั้ง
  5. เงินนอกงบประมาณเบิกจากคลังเพื่อรอการจ่าย  ต้องนำส่งภายใน 15 วัน นับจากวันที่รับเงินจากคลัง

          อย่างไรก็ตามระเบียบ หลักเกณฑ์ และวิธีปฏิบัติ ที่เกี่ยวกับการเบิกจ่ายเงินจากคลัง  การเก็บรักษาเงิน และการนำเงินส่งคลัง  เป็นระเบียบที่กระทรวงการคลังกำหนดให้ทุกส่วนราชการภาครัฐถือปฏิบัติ  แต่  มหาวิทยาลัยมหิดลออกนอกระบบแล้วถือเป็นหน่วยงานในกำกับ มีพรบ. ข้อบังคับ ประกาศ ของมหาวิทยาลัย ให้ยึดปฏิบัติ  แต่มีรายละเอียดของระเบียบบางอย่างที่มหาวิทยาลัยไม่ได้กำหนดไว้  ในข้อนี้ส่วนงานของมหาวิทยาลัยจึงขอปฏิบัติตามระเบียบกระทรวงการคลังโดยอนุโลม

อัจฉราพร  อัศเวศน์
หัวหน้างานคลังและพัสดุ
หอสมุดและคลังความรู้มหาวิทยาลัยมหิดล
มหาวิทยาลัยมหิดล
วันที่ 10 มิถุนายน พ.ศ. 2561

เอกสารอ้างอิง
เอกสารประกอบการบรรยาย หลักสูตร “การบริหารการเงินการคลังของหน่วยงานภาครัฐ สำหรับผู้ปฏิบัติงานการเงิน”
จัดโดย โครงการพัฒนาศักยภาพบุคคล  สำนักบริการวิชาการ มหาวิทยาลัยศิลปากร
เลขที่ 31 ถนนหน้าพระลาน  เขตพระนคร  กรุงเทพมหานคร 10200