การอบรมเชิงปฏิบัติการ เรื่อง กระบวนการวางแผนยุทธศาสตร์ Strategic Planning (Value chain approach)

การอบรมเชิงปฏิบัติการ  เรื่อง กระบวนการวางแผนยุทธศาสตร์ 
Strategic Planning (Value chain approach) 

                        เมื่อวันจันทร์ที่ 30 เมษายน พ.ศ. 2561 เวลา 9.00 – 16.30 น   ณ ห้องประชุม 411  ชั้น 4  อาคารศูนย์การเรียนรู้มหาวิทยาลัยมหิดล ศาลายา  ผู้เขียน (นางสาวกิริยา  วรกัลยากุล  นักวิเคราะห์นโยบายและแผน) ได้มีโอกาสไปเข้ารับการอบรมเชิงปฏิบัติการ  เรื่อง กระบวนการวางแผนยุทธศาสตร์  ร่วมกับนางสาวพรจิตต์   หมีงาม  รองผู้อำนวยการฝ่ายบริหารและวิชาการ  นางอาภา  หงษ์อินทร์  นักวิเคราะห์นโยบายและแผน  และนางสาวอุทัยวรรณ   สุวรรณยั่งยืน  นักวิชาการพัฒนาคุณภาพ
                       รองศาสตราจารย์ ดร.ภญ.จุฑามณี  สุทธิสีสังข์ รักษาการแทนรองอธิการบดีฝ่ายนโยบายและแผน ทำหน้าที่เป็นประธานกล่าวเปิดโครงการ “การอบรมเชิงปฏิบัติการจัดทําแผนยุทธศาสตร์”  
ซึ่งทั้งนี้ได้รับเกียรติจาก อาจารย์ศุภชัย   เมืองรักษ์  เป็นวิทยากรในการบรรยาย  ท่านเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการองค์กรสู่ความเป็นเลิศ และยังเป็นวิทยากรและที่ปรึกษาให้กับองค์กรภาครัฐและเอกชน กว่า 250 องค์กร
                       ซึ่งการอบรมในครั้งนี้ มีวัตถุประสงค์  1. เพื่อสร้างความเข้าใจเกี่ยวกับหลักการจัดทำแผนยุทธศาสตร์กระบวนการนำแผนยุทธศาสตร์ลงสู่การปฏิบัติ และการติดตามแผนยุทธศาสตร์  2. เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานด้านนโยบายและแผน สามารถนำความรู้ไปใช้ในกระบวนการจัดทำและติดตามแผนยุทธศาสตร์

 

   วิทยากร :  อาจารย์ศุภชัย   เมืองรักษ์  (ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการองค์กรสู่ความเป็นเลิศ) 
             ความเป็นมาและความสำคัญ
           แผนยุทธศาสตร์เป็นสิ่งที่มีความสำคัญยิ่งต่อองค์กร เป็นเหมือนเครื่องมือชิ้นสำคัญที่จะนำพาองค์กรไปสู่จุดมุ่งหมายที่ต้องการ เมื่อองค์กรมีแผนยุทธศาสตร์ที่ดีจะช่วยเพิ่มความสามารถในการแข่งขัน  ช่วยเพิ่มความสามารถในการพัฒนาองค์กร และช่วยให้บุคลากรในองค์กรเข้าใจเป้าหมายการดำเนินงานได้อย่างชัดเจนเป็นไปในทิศทางเดียวกัน ดังนั้นทุกองค์กรจึงต้องมีการวางแผนยุทธศาสตร์เพื่อเป็นการกำหนดอนาคตและทิศทางขององค์กรไว้อย่างชัดเจน   
          ในการวางแผนยุทธศาสตร์ที่ดี จะต้องมีกระบวนการที่ถูกต้อง ชัดเจน ตั้งแต่ขั้นตอนการวิเคราะห์สภาพแวดล้อมขององค์กร การวางแนวทางการดำเนินงานที่จะขับเคลื่อนองค์กรไปสู่ภาพของอนาคต เราชาวหอสมุดและคลังความรู้มหาวิทยาลัยมหิดลจึงควรให้ความสำคัญกับแผนยุทธศาสตร์ เพื่อให้องค์กรเดินไปข้างหน้า เพื่อให้การทำงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพโดยสอดคล้องกับยุทธศาสตร์ของมหาวิทยาลัยมหิดลควบคู่ไปด้วยกัน
                   
                   เนื้อหาสาระสำคัญสำหรับการอบรมแบ่งออกเป็น  5  หัวข้อ  ดังนี้
                หัวข้อ : 1  หลักการจัดการเชิงกลยุทธ์ (Strategic Management)
               หัวข้อ : 2  การรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลปัจจัยภายในและภายนอก
               หัวข้อ : 3  การกำหนดวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์ด้วย BSC : strategy map
               หัวข้อ : 4  การกำหนดตัวชี้วัดและ Initiative ด้วย BSC : strategy card
               หัวข้อ : 5  การจัดทำแผนปฏิบัติการด้วย WBS : Work Breakdown Structure
 
      ตลอดทั้งเช้าและบ่าย ผู้เขียนได้รับความรู้มากมายจากการอบรม จึงขอนำเอาบางประเด็นมาแบ่งปันผ่านบล็อก Mahidol Library KM เพื่อเป็นการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ซึ่งกันและกันนะคะ
         
      ประเด็นแรกเป็นเรื่องของหลักการจัดการเชิงกลยุทธ์
      หลักการจัดการเชิงกลยุทธ์ (Strategic Management) เป็นเหมือนแนวทางที่จะช่วยให้ผู้บริหารสามารถกำหนดทิศทางขององค์กร โดยการวิเคราะห์สภาพแวดล้อมทั้งภายนอกและภายในองค์กร ช่วยกำหนดกลยุทธ์ที่มีความเหมาะสมกับองค์กร โดยผู้บริหารจะต้องกำหนดวิสัยทัศน์พันธกิจวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์ขององค์กร ทั้งในระยะสั้นและระยะยาว กำหนดแผนงานและนำไปสู่การปฏิบัติพร้อมทั้งติดตามผล และการจัดการที่มุ่งเน้นผลลัพธ์ เพื่อให้บรรลุเป้าประสงค์และ เป้าหมายที่กำหนดไว้  โดยท่านวิทยากรจะเน้นไปที่การใช้  I-P-O (Input – Process – Output) หรือ Value chain นั่นเอง
       
  Value chain  คืออะไร ?  แนวคิดที่ช่วยให้เข้าใจถึงแต่ละหน่วยงานภายในองค์กรว่าสามารถสร้างคุณค่าให้กับผู้ใช้บริการได้อย่างไร
  Value chain จะวัดจากอะไร ?  วัดจากที่ผู้เข้าใช้บริการมีความพึงพอใจและเข้ามาใช้บริการมากน้อยแค่ไหน
  I-P-O  คือ วิธีระบบ ( System Approach)  คล้ายกันกับ Value chain คือดูผลลัพธ์จาก Feedback   
  Input  (สิ่งที่ป้อนเข้าไป)  >  Process (กระบวนการ) Output (ผลผลิต)  > Feedback  (ข้อมูลป้อนกลับ)             
   
     
     การจัดการเชิงกลยุทธ์ มีความสำคัญกับองค์กรอย่างไร
  1. เพื่อเป็นการกำหนดกรอบหรือทิศทางการทำงานขององค์กรให้ชัดเจน โดยการเขียนวัตถุประสงค์ของ องค์กรไว้อย่างเป็นระบบ ซึ่งจะทำให้เลือกใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ได้อย่างเหมาะสม
  2. เพื่อช่วยให้ผู้บริหารปรับตัวตามสภาวการณ์ที่เกิดขึ้นอย่างเป็นระบบ และสามารถปรับทิศทางการ ดำเนินงานได้สอดคล้องกับสภาวะความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น
  3. เพื่อสร้างความพร้อมให้กับองค์กร การจัดการเชิงกลยุทธ์ทำให้องค์กรมีการวิเคราะห์และประเมิน ปัจจัยต่างๆภายในองค์กรอย่างสม่ำเสมอ เป็นการพัฒนาบุคลากรให้มีความพร้อมในการรับกับสถานการณ์ความเปลี่ยนแปลงที่    อาจเกิดขึ้นได้
  4. เพื่อช่วยสร้างประสิทธิภาพและศักยภาพด้านการแข่งขันให้กับองค์กร เสริมสร้างการพัฒนาขีดความสามารถส่งผลให้เกิดความได้เปรียบทางด้านการแข่งขัน
  5. เพื่อช่วยให้การทำงานสอดคล้องไปในแนวทางเดียวกัน เนื่องจากมีการกำหนดกลยุทธ์และการควบคุมตรวจสอบไว้อย่างชัดเจน
  6. เพื่อทำให้องค์กรมีมุมมองการบริหารอย่างครอบคลุม เนื่องจากการบริหารเชิงกลยุทธ์ให้ความสำคัญกับปัจจัยต่างๆที่มีผลกระทบต่อการบริหารองค์กรทั้งปัจจัยภายในและปัจจัยภายนอก
    การจัดการเชิงกลยุทธ์ถือเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับผู้บริหารในทุกองค์กร ที่จะนำไปสู่การเพิ่มโอกาสความสำเร็จ เพราะเกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์และประเมินสภาพการณ์ในระยะยาวขององค์กร เป็นทั้งศาสตร์และศิลป์ในการดำเนินงานที่สามารถประเมินและปรับเปลี่ยนภายในแต่กระบวนการ ให้เกิดความเหมาะสมกับสภาพแวดล้อมทั้งภายในและภายนอกได้ตลอดเวลา  ผู้อ่านหลายๆคนคงเคยได้ยินคำกล่าวที่ว่า “แผนดี มีชัยไปกว่าครึ่ง”  เพราะไม่ว่าจะทำอะไรก็ตาม หากมีการวางแผนไว้เป็นอย่างดี โอกาสที่จะบรรลุเป้าหมายอาจมีได้มากกว่าทำโดยไม่มีการวางแผน   อย่างไรก็ตามการวางแผน ยังไม่ใช่คำตอบสุดท้ายของความสำเร็จ เพราะถ้าหากมีแผนที่ดีเพียงใด แต่ไม่ถูกนำไปปฏิบัติ ก็เท่ากับว่าโอกาสของความสำเร็จนั้นยังอยู่ห่างไกล

 

   ประเด็นที่สำคัญอีกหนึ่งเรื่อง คือ ” Action plan ” แผนปฏิบัติการ  การจัดทำแผนปฏิบัติการหรือที่เรียกกันว่า Action Plan เป็นสิ่งสำคัญและมีความจำเป็น อย่างยิ่งสำหรับผู้เขียน  เพราะจะต้องนำมาปรับใช้ในการทำงาน ท่านวิทยากรได้อธิบายให้ผู้เขียนเข้าใจถึงการทำ Action Plan ให้เกิดประสิทธิภาพ โดยใช้วิธีวงล้อเดมิ่ง หรือ DEMING CIRCLE  ซึ่งเป็นแนวคิดของ เอดวาร์ด เดมมิ่ง (W.Edwards Deming)  ปรมาจารย์ด้านการบริหารคุณภาพเผยแพร่ให้เป็นเครื่องมือสำหรับการปรับปรุงกระบวนการทำงานของคนทำงานให้ดียิ่งขึ้น และช่วยคิดค้นปัญหาอุปสรรคในแต่ละขั้นตอนการผลิตโดยตัวของคนทำงานเอง จนวงจรนี้เป็นที่รู้จักกันในอีกชื่อว่า “วงจรเด็มมิ่ง” ต่อมาในปัจจุบันพบว่าแนวคิดการใช้วงจร PDCA นั้นสามารถนำมาใช้ได้กับทุกกิจกรรมและโดยส่วนใหญ่ประสบผลสำเร็จจึงทำให้เป็นที่รู้จักกันอย่างแพร่หลายมากขึ้น  PDCA  คือ

 

P (Plan) 
การวางแผน
  • เป็นการกำหนดวัตถุประสงค์ และขอบเขตการดำเนินงาน
  • กำหนดโครงสร้างและทีมงาน และมอบหมายความรับผิดชอบ
  • กำหนดตัวชี้วัด และมีการตั้งเป้าหมาย
  • สำรวจสถานกราณ์ปัจจุบันขององค์กร
 D (Do) 
การนำไปปฏิบัติ
  • ดำเนินกิจกรรมการเพิ่มผลผลิตตามแผนงาน
C (Check) 
การตรวจสอบ
  • ติดตามผลการดำเนินงานรายกิจกรรม และเทียบกับเป้าหมาย
  • สรุปผลการดำเนินงาน
  A (Action) 
การประเมินผลผลที่เกิดขึ้น
  • วิเคราะห์ผลสำเร็จของกิจกรรม
  • จัดทำแผนขยายผลเพื่อให้มีการต่อยอด และปรับปรุงให้ดีขึ้น

 

            สำหรับแนวทางในการนำ PDCA มาประยุกต์ใช้เพื่อการเขียน Action Plan ผู้เขียนสามารถจับประเด็นสำคัญได้ดังนี้
           1. การกำหนดวัตถุประสงค์ กำหนดเป้าหมาย โดยจะต้องกำหนดให้ชัดเจนโดยให้เห็นเป็นตัวเลข และต้องมีการกำหนดระยะเวลาให้ชัดเจน ตัวอย่างเช่น จำนวนโครงการของปีนี้จะต้องมีเพิ่มขึ้นจากปีก่อน การใช้งบประมาณควรใช้เท่าที่จำเป็นและไม่ควรจะมากกว่าปีที่แล้ว
           2. ก่อนการเขียน Action Plan ต้องมีการวิเคราะห์ข้อมูล รายละเอียดทั้งหมด นำวัตถุประสงค์นั้นมา วิเคราะห์ให้ครอบคลุมทุกมิติ วิธีการนี้จะทำให้เราได้มองภาพรวม และเห็นรายละเอียดทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายที่แท้จริงเพื่อเป็นการลดปัญหาในหลายด้าน
           3. การเขียน Action Plan โดยการนำข้อมูลที่ได้มาเขียนเป็นแผนปฏิบัติการ  ซึ่งรายละเอียดในแผนปฏิบัติการส่วนใหญ่จะเป็นโครงการซึ่ง ในโครงการประกอบด้วย วัตถุประสงค์ ตัวชี้วัดเป้าหมาย ผลการดำเนินงาน ผลที่คาดว่าจะได้รับ กำหนดเวลา ผู้รับผิดชอบโครงการ วิธีการติดตาม งบประมาณที่ใช้ในการดำเนินโครงการ และรวมถึงรายงานผลโครงการ
           4. นำแผนงานที่เขียนไว้ไปสื่อสารให้กับผู้ที่เกี่ยวข้อง เพื่อนำไปสู่การปฏิบัติอย่างจริงจัง โดยผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบอะไร ควรทำให้ถูกต้องครบถ้วนสมบูรณ์
           5. ควรมีการติดตามผลการดำเนินงานและประเมินผลอย่างจริงจัง
สรุปง่ายๆก็คือการจัดทำแผนปฏิบัติงาน (Action Plan) เป็นเครื่องมือสำคัญในการขับเคลื่อนแผนงาน/โครงการให้ไปสู่กิจกรรมย่อยในเชิงปฏิบัติ และยังสามาถช่วยควบคุมให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถทำงานได้สะดวกยิ่งขึ้น เป็นการลดภาระและลดเวลาในการทำงานอีกด้วย   เมื่อพูดถึง Action plan  ก็ต้องพูดถึง “โครงการ” เพราะการเขียนโครงการเป็นส่วนสำคัญส่วนหนึ่งของการเขียนแผนปฏิบัติการที่จะทำให้องค์กรบรรลุผลสำเร็จตามเป้าหมาย ดังนั้นการเขียนโครงการให้ดี เขียนให้บรรลุเป้าหมายทำอย่างไร Click link ด้านล่างนี้เลยค่ะ
    

การเขียนโครงการ :

  •   วิธีการเขียนโครงการ Click >>  Download
  •   คำอธิบาย แบบฟอร์มจัดทำโครงการตามแผนปฏิบัติการหอสมุดและคลังความรู้ฯ  [Intranet] Click >> Download
  •   คำอธิบาย แบบรายงานผลการดำเนินงานโครงการตามยุทธศาสตร์หอสมุดและคลังความรู้ฯ  [Intranet] Click >> Download
  •   คำอธิบาย แบบฟอร์มหนังสือขออนุมัติทำโครงการฯ  [Intranet] Click >> Download

แบบฟอร์มจัดทำโครงการ :

  •   แบบฟอร์มจัดทำโครงการตามแผนปฏิบัติการหอสมุดและคลังความรู้มหาวิทยาลัยมหิดล ประจำปีงบประมาณ พ.ศ. 2560  [Intranet]  Click>>Download
  •   แบบรายงานผลการดำเนินงานโครงการตามยุทธศาสตร์หอสมุดและคลังความรู้ฯ ประจำปีงบประมาณ พ.ศ. 2560  [Intranet]  Click >> Download
  •  แบบฟอร์มหนังสือขออนุมัติทำโครงการฯ [Intranet] Click >>Download

 

       ฐานข้อมูลโครงการเชิงกลยุทธ์ของหอสมุดและคลังความรู้มหาวิทยาลัยมหิดล  >>DOWNLOAD< [Intranet]

  

เอกสารประกอบบรรยาย Click >> Download
    VDO การอบรม  Click >> Download 

 

 

ผู้เขียน นางสาวกิริยา  วรกัลยากุล  นักวิเคราะห์นโยบายและแผน