ศึกษาดูงาน Multimedia Management System (MMS) แหล่งรวบรวมสื่อดิจิทัลของคณะ ICT


 

เมื่อวันศุกร์ที่ 9 มีนาคม 2561 ดิฉันพร้อมด้วยทีมงานจากงานพิพิธภัณฑ์และนิทรรศการ ฝ่ายจดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์ หอสมุดและคลังความรู้มหาวิทยาลัยมหิดล มีโอกาสได้ไปศึกษาดูงานการจัดการ Multimedia Management System (MMS) หรือ “MUICT-MediaCenter แหล่งรวบรวมสื่อดิจิทัลของคณะ เพื่อการสืบค้น นำไปใช้งาน” ของคณะเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร มหาวิทยาลัยมหิดล เพื่อเป็นแนวทางในการพัฒนาการจัดเก็บและเผยแพร่สื่อดิจิทัลของหน่วยงานทั้งในรูปแบบของไฟล์ภาพ ไฟล์เสียง ไฟล์เอกสาร และอื่น ๆ มีรายชื่อผู้ที่ไปศึกษาดูงาน ดังนี้

  1. นางสาวเพชรดา ฐิติยาภรณ์    หัวหน้างานพิพิธภัณฑ์และนิทรรศการ (นักเอกสารสนเทศ)
  2. นางสาวอาทิตยา ทรัพย์สิน     นักเอกสารสนเทศ
  3. นายพงศกร ระวิเพียรทรัพย์     นักเอกสารสนเทศ

ระบบ Multimedia Management System (MMS) หรือ MUICT-MediaCenter ดำเนินการโดย งานโสตและเทคโนโลยีสื่อการศึกษา สำนักงานสนับสนุนเทคโนโลยี คณะเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร ภายใต้การดูแลของ ดร. ศุจิกา ศรีนันทกุล รักษาการแทนรองคณบดีฝ่ายเทคโนโลยีสื่อดิจิตอลและการเรียนรู้ และหัวหน้างานโสตและเทคโนโลยีสื่อการศึกษา โดยมี คุณมนัส วัฒนะ นักวิชาการโสตทัศนศึกษา ทำหน้าที่ผู้ดูแลหลักในการออกแบบและจัดทำเว็บไซต์ MUICT-MediaCenter

ดร. ศุจิกา ศรีนันทกุล และ คุณมนัส วัฒนะ บุคคลสำคัญทั้งสองท่านให้เกียรติมาถ่ายทอดแนวคิด แบ่งปันประสบการณ์ตรงจากการทำงาน ว่าระบบดังกล่าวเกิดขึ้นได้อย่างไร มีคุณสมบัติพิเศษอะไรบ้าง ตอบโจทย์การทำงานขององค์กรในลักษณะใด มีรายละเอียดโดยสรุปดังนี้

  • ที่มาและความสำคัญ
    • จุดเริ่มต้นในการจัดทำระบบ MMS เกิดจากปริมาณความต้องการของบุคลากรที่ต้องการขอดูภาพ สำเนาไฟล์ภาพ และนำภาพไปเผยแพร่มีจำนวนมากขึ้น อีกทั้งมีการขอข้อมูลอื่น ๆ ที่จัดทำขึ้นโดยหน่วยงานโสตฯ อยู่เสมอ อาทิ วีดิโอภาพเคลื่อนไหว Video Presentation และจดหมายข่าวของคณะ โดยแต่เดิมก่อนที่จะมีระบบดังกล่าว วิธีการสำหรับให้บริการสำเนาไฟล์ข้อมูล มีหลายวิธี เช่น บุคลากรแจ้งความประสงค์ผ่านทางโทรศัพท์ ให้เจ้าหน้าที่ช่วยหาภาพให้ ใช้วิธีทำหนังสือขอความอนุเคราะห์สำเนาข้อมูลส่งมายังหน่วยงาน หรือเดินมาหาเจ้าหน้าที่หน่วยงานโสตฯ ด้วยตนเอง แล้วนำ USB Flash Drive มาด้วยเพื่อเซฟข้อมูลกลับไป เป็นต้น วิธีการเหล่านี้ ทำให้เจ้าหน้าที่หน่วยงานโสตฯ ต้องใช้เวลาอย่างมากในการค้นหาภาพตามที่บุคลากรหรือหน่วยงานนั้นต้องการ จากนั้นจึงทำการสำเนาไฟล์เขียนใส่ดีวีดี แล้วจัดส่งให้กับผู้ขอข้อมูล ทำให้เกิดคำถามว่า “ทำอย่างไรจะมีวิธีการช่วยให้สามารถค้นหาภาพหรือข้อมูลต่าง ๆ ได้รวดเร็วขึ้น หรือทำอย่างไรจะช่วยให้บุคลากรในคณะสามารถค้นหารูปที่ต้องการได้ด้วยตนเอง ได้ทุกที่ทุกเวลา?” หากมีวิธีการที่เหมาะสม ก็จะช่วยลดการสูญเสียเวลา (Lean Management) ของบุคลากรทุกคน อีกทั้งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการให้บริการข้อมูลให้สะดวกรวดเร็วมากยิ่งขึ้น ทำให้เป็นที่พึงพอใจของผู้รับบริการ นอกจากนี้ ยังเป็นการสร้างนวัตกรรมขึ้นใหม่ เพื่อแก้ไขปัญหา และขณะเดียวกันก็เป็นโอกาสในการสร้างแหล่งรวบรวมข้อมูลผลงานของหน่วยงานได้ดีอีกด้วย 
    • จากความสำคัญข้างต้น ผู้บริหารและบุคลากรงานโสตฯ จึงได้พัฒนาระบบเพื่อตอบโจทย์ดังกล่าว โดยเรียกว่า “Multimedia Management System (MMS)” เพื่อรวบรวมข้อมูลผลงานทั้งหมดที่หน่วยงานผลิตขึ้นเผยแพร่บนเว็บไซต์ และเปิดให้บุคลากรในคณะ สามารถเข้ามาสืบค้น หรือเซฟข้อมูลได้
    • ข้อดีของระบบ MMS คือ สามารถจัดเก็บข้อมูลให้อยู่ในแหล่งเดียวกัน ทำให้สามารถค้นหาได้ง่าย และสะดวกรวดเร็ว ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการให้บริการสำเนาข้อมูลแก่บุคลากร และลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นในการทำงานลง
  • ลักษณะของระบบ Multimedia Management System (MMS) และการให้บริการ
    • ระบบ MMS อยู่ในรูปแบบของเว็บไซต์ รวบรวมข้อมูลสื่อดิจิทัลตามภารกิจของหน่วยงานในการผลิตและเผยแพร่สื่อชนิดต่าง ๆ อาทิ สื่อวีดิทัศน์ สื่อสิ่งพิมพ์ รูปภาพ โปสเตอร์ และอื่นๆ โดยจัดเก็บข้อมูลไว้ที่ Server กลางของหน่วยงานโสตและเทคโนโลยีสื่อการศึกษาฯ
    • ผู้รับบริการสามารถเข้าถึงเว็บไซต์ได้จากระบบเครือข่ายภายใน (intranet)
  •  แนวคิดในการนำไปประยุกต์ใช้
    • ระบบ MMS เหมาะสำหรับหน่วยงานที่ต้องการออกแบบเว็บไซต์เป็นที่รวบรวมผลงานสื่อหลากหลายประเภท โดยเน้นการจัดเก็บเป็นหมวดหมู่ (Category) เรียงตามลำดับเหตุการณ์ ผู้ใช้บริการ สามารถสืบค้น โดยเลือกจากวันที่ เดือน ปี หรือ เลือกตามประเภทของสื่อได้ตามต้องการ ลักษณะของเว็บไซต์ นอกจากง่ายต่อการรวบรวมข้อมูลแล้ว ยังสามารถออกแบบให้มีสีสัน หน้าตา และเพิ่ม feature ต่าง ๆ ได้ตามต้องการอีกด้วย
    • ผู้ที่ต้องการทำเว็บไซต์ในลักษณะนี้ ควรพิจารณาความสำคัญของข้อมูลที่ต้องการนำเสนอ ว่าต้องการเผยแพร่ข้อมูลอะไรบ้าง และอนุญาตให้ผู้เข้าชมเว็บไซต์มีสิทธิเข้าถึงข้อมูล ทำการสำเนา คัดลอก หรือนำข้อมูลไปใช้งานได้หรือไม่
    • กรณีทำเป็นเว็บไซต์ที่เน้นเฉพาะรูปภาพ อย่างเช่นใน WordPress สามารถใช้โหมดคลังภาพ (Gallery) ที่มีมาให้กับเว็บไซต์ได้ หรือในเว็บอื่นๆ ก็ใส่ plug in คลังภาพ เป็น feature หลักของเว็บไซต์ในหน้านั้น เพื่อจัด Lay Out ให้สวยงาม เหมาะแก่การโชว์ภาพ เป็นต้น
    • ลักษณะการใช้งาน MMS เน้นการให้บริการสืบค้นสื่อสารสนเทศแก่บุคลากรในองค์กร มากกว่าการประชาสัมพันธ์ข้อมูลแก่บุคคลทั่วไป ดังนั้น จึงไม่ซ้ำซ้อนกับเว็บไซต์ของงานประชาสัมพันธ์ที่มีการนำเสนอภาพข่าวในรูปแบบที่ต่างออกไป กล่าวคือ ผู้ที่จะคลิกเข้าชมเว็บไซต์นี้ จะเน้นการหาข้อมูลเพื่อนำไปใช้งานในเรื่องต่าง ๆ เป็นหลัก อาจนำข้อมูลไปประกอบการจัดทำ Presentation หรืองานออกแบบสื่อสิ่งพิมพ์ประเภทต่าง ๆ อาจเข้ามาเพื่อหาภาพกิจกรรมย้อนหลัง แล้วเซฟเก็บไว้เอง หรือเพื่อส่งต่อให้คณะที่มาร่วมกิจกรรมที่คณะ เป็นต้น
    • MMS เปรียบเสมือน Information Center หรือศูนย์กลางข้อมูลสื่อสารสนเทศทั้งหมดของคณะ ICT ที่มีการจัดการเป็นระบบ และพร้อมให้บริการแก่บุคลากรอยู่เสมอ หากท่านใดประสงค์จะหาข้อมูล สามารถเข้ามาสืบค้นได้สะดวก เลือกได้ เซฟได้ทันที หรือหากต้องการภาพคุณภาพสูงกว่าในเว็บไซต์ ก็สามารถขอความอนุเคราะห์เข้ามาได้ นอกจากนี้ หากต้องการเลือกภาพเพื่อส่งต่อให้งานโสตฯ นำไปผลิตเป็นโปสเตอร์ประชาสัมพันธ์ ก็จะช่วยให้ขั้นตอนการทำงานรวดเร็วขึ้น สามารถผลิต artwork ได้รวดเร็วขึ้นตามลำดับ
    • ระบบ MMS ที่นำเสนอในรูปแบบของเว็บไซต์ “MUICT-Media Center” นี้ ถือเป็นเครื่องมือที่น่าสนใจ สำหรับหน่วยงานที่มีการจัดเก็บข้อมูลในลักษณะเดียวกัน และมีความต้องการสร้าง Platform ขึ้นมารองรับการรวบรวม จัดเก็บและเผยแพร่ข้อมูลสื่อสารสนเทศแบบครบวงจร และมีความพร้อมในการให้บริการอยู่เสมอ
    • จากปัญหาความล่าช้าในการปฏิบัติงาน และความต้องการที่จะพัฒนาคุณภาพงานบริการให้มีประสิทธิภาพ สอดคล้องกับปริมาณความต้องการของบุคลากร จึงเกิดนวัตกรรมจากงานประจำ เป็นระบบ MMS ขึ้นมา ซึ่งน่าสนใจ และรองรับการทำงานได้จริง สังเกตจากจำนวนคลิกเข้าชมเว็บไซต์ (Page Views) ซึ่งมีมากถึง 18,000 ครั้งโดยประมาณ ในเดือนพฤษภาคม 2561 แล้ว แสดงให้เห็นว่า เว็บไซต์นี้มีผลตอบรับที่ดี และมีการเข้ามาใช้บริการจริง โดยผู้เขียนขอรีวิวการแสดงผลของเว็บไซต์นี้ ในหัวข้อถัดไป
  • Review เว็บไซต์ “MUICT-MediaCenter”

Slide แนะนำความสำคัญของระบบ Multimedia Management System (MMS)โดย คุณมนัส วัฒนะ

MUICT-MediaCenter แหล่งรวบรวมสื่อดิจิทัลของคณะ เพื่อการสืบค้น นำไปใช้งาน

[ URL : http://multimedia.ict.mahidol/mediacenter/ ]

ในหน้าแรกจะแสดงผลเกี่ยวกับข้อมูลสื่อดิจิทัลต่าง ๆ ที่รวบรวมไว้ แบ่งเป็น 5 รายการ คือ

  1. ภาพกิจกรรมคณะ และ MUICT PhotoStock : เป็นภาพถ่ายกิจกรรมต่าง ๆ ของคณะในแต่ละวัน เช่น การต้อนรับหน่วยงานที่มาศึกษาดูงาน กิจกรรมการประกวดหรือการแข่งขันรายการต่าง ๆ ของนักศึกษาและบุคลากร การประชุมวิชาการ ภารกิจของผู้บริหารคณะ กิจกรรมพิเศษร่วมกับองค์กรภาครัฐและเอกชน งานประจำปี เช่น MUICT Openhouse พิธีพระราชทานปริญญาบัตร กิจกรรมวันพระราชทานนามฯ วันมหิดล เป็นต้น
  2. วีดิทัศน์กิจกรรมคณะ : เป็นวีดิโอภาพเคลื่อนไหวของกิจกรรมต่าง ๆ ในคณะ สังเกตว่ามีความยาวต่อเนื่อง และเน้นการประมวลภาพเหตุการณ์ตามจริง เช่น “The 2012 First ICT International Senior Project Conference and IEEE Thailand Senior Project Contest” “พิธีปิดโครงการฝึกประสบการณ์วิชาชีพ” “การต้อนรับผู้บริหารมหาวิทยาลัย เพื่อเยี่ยมชมและรับทราบผลการดำเนินงานตามข้อตกลงการปฏิบัติของส่วนงาน (PA Visit)” หรือ “โครงการสัมมนา CITT Pro Talk 2017 ช่วงที่ 1” เป็นต้น
  3. Video Presentation : เป็น Presentation ที่จัดทำขึ้นเพื่อกิจกรรม วาระหรือโครงการต่างๆ เช่น “ผลงานการดำเนินงานสภาคณบดีคณะเทคโนโลยีสารสนเทศแห่งประเทศไทย ประจำปี 2560” “Exchange Programs and Internship Abroad 2017” “รายงานประชุมสรุปงานการแข่งขันคอมพิวเตอร์โอลิมปิกระดับชาติ ครั้งที่ 13” หรือ “Collaboration Activities between Mahidol University and University Bremen” เป็นต้น
  4. ICT News Update : เป็นภาพข่าวประชาสัมพันธ์ พร้อมเนื้อข่าว อัพเดทข่าวละ 1 ฉบับ (Issue) เดือนหนึ่งมีได้หลายฉบับ ตามจำนวนข่าว
  5. iICT*Newsletter : เป็นจดหมายข่าวของคณะ เผยแพร่ทุก 4 เดือน ปีละ 3 ฉบับ คือ ฉบับเดือนมกราคม-เดือนเมษายน เดือนพฤษภาคม-เดือนสิงหาคม และ เดือนกันยายน-เดือนธันวาคม

ตัวอย่าง “ภาพกิจกรรมคณะ” และการแสดงผลในหน้าเว็บไซต์ 

สามารถแสดงความคิดเห็น และแชร์ผ่านทาง Social Media ได้

 “MUICT PhotoStock”

เป็นคลังภาพถ่ายของคณะ ICT ประมวลภาพกิจกรรมที่แสดงถึงบรรยากาศการเรียนการสอน กิจกรรม การบรรยาย อาคารเรียน วิถีชีวิตนักศึกษา รวมถึงบรรยากาศในพิธีสำคัญ เช่น พิธีปฐมนิเทศนักศึกษา พิธีพระราชทานปริญญาบัตร เป็นต้น

ตัวอย่าง “วีดิทัศน์กิจกรรมคณะ”

ตัวอย่าง “Video Presentation”

ตัวอย่าง “ICT News Update”

ตัวอย่าง “iICT*Newsletter”

สามารถคลิกที่ภาพ แล้วคลิกเปิดอ่านเป็น E-Newsletter ทีละหน้าผ่านเว็บไซต์ได้ คล้ายกับการอ่านกับฉบับจริง

“MediaCenter Archives”

สามารถหาข้อมูลย้อนหลังได้ ตามรายการที่กำหนดไว้ โดยในวงเล็บตัวเลขหลังชื่อเดือน หมายถึงจำนวนข้อมูลที่มีในเดือนนั้น

“ป้ายกำกับ (Tags)”

คือ Keyword หรือคำสำคัญของข้อมูลนั้น หากต้องการสืบค้นในเรื่องประเภทเดียวกัน สามารถหาจากคำในหัวข้อ “ป้ายกำกับ” ได้

“Polls และ Page Views”

คือเครื่องมือเก็บสถิติความพึงพอใจและปริมาณการเข้าชมหน้าเว็บไซต์ของผู้รับบริการ เป็นประโยชน์ต่อผู้ดูแลเว็บไซต์ในการพัฒนาปรับปรุงคุณภาพของเว็บไซต์ โดยพิจารณาจากผลโหวต หรือระดับความพึงพอใจที่ได้รับ และจำนวนที่มีการคลิกเข้ามาชมเว็บไซต์โดยเฉลี่ย เปรียบเทียบกันในแต่ละช่วงเวลา

“ภาพที่ระลึก เนื่องในโอกาสมาศึกษาดูงาน ณ คณะ ICT”

ของที่ระลึกแทนใจชาว ICT ที่จะมอบให้แก่บุคคล หรือคณะต่าง ๆ ที่มาศึกษาดูงาน หรือทำกิจกรรมต่าง ๆ ที่คณะ

ถือเป็นหนึ่งใน Signature ของ ICT ที่สร้างรอยยิ้ม และความประทับใจให้แก่ผู้มาเยือนเสมอ ขอบคุณนะคะ

 

ประมวลภาพบรรยากาศการรับฟังบรรยาย ณ ห้อง Bites & Bytes Hall ชั้น 4 คณะเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร (ICT)

ขอบคุณภาพจาก คุณพฤกษ์ ใจนุ่ม นักวิชาการโสตทัศนศึกษา คณะ ICT

 

ท้ายสุดนี้ ผู้เขียนขอขอบคุณวิทยากรทั้งสองท่าน และบุคลากรคณะ ICT ทุกคน ที่ได้ให้การต้อนรับเป็นอย่างดีในวันที่ไปศึกษาดูงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ดร. ศุจิกา ศรีนันทกุล ที่กรุณาให้คำแนะนำที่เป็นประโยชน์อย่างยิ่ง และเชิญให้เรามาชมระบบของทางคณะ เพื่อเป็นแนวทางนำไปประยุกต์ใช้ ในการจัดการไฟล์ข้อมูลดิจิทัลต่าง ๆ ที่มีมากขึ้นทุกวัน ให้เป็นระเบียบเรียบร้อย สืบค้นได้ง่าย และให้บริการได้รวดเร็ว

ข้อมูลที่ได้ศึกษาดูงานครั้งนี้ เมื่อเทียบเคียงกับข้อมูลที่ทางงานพิพิธภัณฑ์และนิทรรศการได้ดำเนินการจัดเก็บแล้ว พบว่ามีข้อมูลที่ใกล้เคียงกัน ทั้งไฟล์ภาพ ไฟล์วีดิโอ Presentation สื่อเสียง หรือสไลด์ข้อมูลต่าง ๆ โดยลักษณะการดำเนินงานของระบบ MMS สามารถนำมาเป็นแนวทางในการพิจารณาเพื่อปรับปรุงและพัฒนาคลังข้อมูลพิพิธภัณฑ์มหาวิทยาลัยต่อไปได้ อาจพิจารณาจัดทำขึ้นใหม่ หรือปรับปรุงให้เหมาะสมกับ Platform ที่มีอยู่เดิม ภายใต้ความรับผิดชอบของหน่วยงาน ได้แก่ เว็บไซต์ของฝ่ายจดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์ (https://muarms.mahidol.ac.th) และ คลังข้อมูล DSpace (https://arms.mahidol.ac.th/dspace/) โดยหน่วยงานพิพิธภัณฑ์ฯ ต้องพิจารณาความสำคัญของข้อมูล และแนวทางการเผยแพร่และให้บริการ ให้มีความชัดเจนต่อไป

ขอขอบคุณพี่โกมล คงมั่นกตเวที หัวหน้าฝ่ายจดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์ ที่กรุณาเปิดโอกาสให้ทีมงานพิพิธภัณฑ์และนิทรรศการได้ไปศึกษาดูงาน และหาข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อเป็นแนวทางในการพัฒนางานครั้งนี้ รวมถึงพี่ ๆ ทีมงานบริหารจดหมายเหตุทุกท่านที่ได้สร้างเว็บคลังข้อมูลขึ้นมา เพื่อเป็นพื้นที่ส่วนกลางของฝ่ายฯ ให้เราได้ศึกษาและพัฒนางานร่วมกันต่อไปค่ะ

 

ผู้เขียน :

นางสาวเพชรดา ฐิติยาภรณ์

หัวหน้างานพิพิธภัณฑ์และนิทรรศการ (นักเอกสารสนเทศ)

ฝ่ายจดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์ หอสมุดและคลังความรู้มหาวิทยาลัยมหิดล