โครงการประชุมวิชาการประจำปี 2562 เรื่อง บทบาทงานจดหมายเหตุในกระแส Big Data และสังคมแห่งการเรียนรู้


โครงการประชุมวิชาการประจำปี 2562

เรื่อง บทบาทงานจดหมายเหตุในกระแส Big Data และสังคมแห่งการเรียนรู้

https://km.li.mahidol.ac.th/wp-content/uploads/2019/08/AB1.jpg
บรรยากาศภายในการประชุม

เมื่อวันที่ 8 – 9 สิงหาคม 2562 สมาคมจดหมายเหตุไทย ร่วมกับ หอจดหมายเหตุพุทธทาส อินทปัญโญ จัดโครงการประชุมวิชาการประจำปี 2562 เรื่อง บทบาทงานจดหมายเหตุในกระแส Big Data และสังคมแห่งการเรียนรู้ ณ ห้องประชุม @BOT ชั้น 5 ศูนย์การเรียนรู้ธนาคารแห่งประเทศไทย ถนนสามเสน เขตพระนคร กรุงเทพมหานคร โดยมีวัตถุประสงค์ เพื่อสร้างความตระหนักแก่ผู้รับและแสวงหาข้อมูลข่าวสารในการพิจารณา กลั่นกรองและเลือกใช้สารสนเทศอย่างเหมาะสมและมีประสิทธิภาพ และเพื่อให้นักจดหมายเหตุและผู้ดูแลสารสนเทศขององค์กรได้รับมุมมองจากผู้ใช้สารสนเทศ เพื่อนำไปวางแผนบริหารจัดการและการเผยแพร่สารสนเทศไทยสู่กลุ่มเป้าหมายได้อย่างครบถ้วน ตรงความต้องการ และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้แก่องค์กร

ถ่ายภาพหมู่
นายธงชัย ลิขิตพรสวรรค์ นายกสมาคมจดหมายเหตุไทย กล่าวรายงานการจัดโครงการ
นายวิรไท สันติประภพ ผู้ว่าการธนาคารแห่งประเทศไทย กล่าวเปิดงาน

วันที่ 8 สิงหาคม 2562 เวลาประมาณ 9.00 น. นายธงชัย ลิขิตพรสวรรค์ นายกสมาคมจดหมายเหตุไทย กล่าวรายงานการจัดโครงการ และ นายวิรไท สันติประภพ ผู้ว่าการธนาคารแห่งประเทศไทย กล่าวเปิดงาน ต่อมาเวลาประมาณ 9.30 น. เริ่มปาฐกถาพิเศษเรื่อง สารสนเทศ : รากฐานของความรู้และพัฒนาการ โดย ดร.เตช บุนนาค อดีตรัฐมนตรีว่าการกระทรวงการต่างประเทศ ปัจจุบันดำรงตำแหน่งผู้ช่วยเลขาธิการสภากาชาดไทย เล่าประสบการณ์ การเป็นผู้ใช้เอกสารจดหมายเหตุ โดยเริ่มตั้งแต่ พ.ศ. 2509 เริ่มต้นเข้าใช้บริการเอกสารจดหมายเหตุของสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ ตั้งแต่เปิดให้บริการที่ตึกถาวรวัตถุ ในอดีตจดหมายเหตุของไทยยังไม่เจริญเท่าปัจจุบัน เมื่อก่อนไม่มีห้องสำหรับให้นั่งอ่านเอกสารจดหมายเหตุ ผมต้องนั่งอ่านเอกสารอยู่บริเวณเฉลียงของตัวอาคาร ช่วง พ.ศ. 2509 – 2510 เป็นช่วงเวลาที่ผมมีความสุขที่สุดในชีวิตที่ได้อยู่กับเอกสารจดหมายเหตุ และมีความสุขกับเจ้าหน้าที่หอจดหมายเหตุ ผมได้พบผู้คนอย่าง มหาฉ่ำ ทองคำวรรณ จำนงค์ ทรงประเสริฐ แม้ตอนนั้นการทำงานของหอจดหมายเหตุอาจจะยังไม่เป็นมืออาชีพมากนัก เหมือนทำกันแบบตามมีตามเกิด แต่เจ้าหน้าที่ทุกคนทำงานกันอย่างเต็มที่ ผมเคยทำเรื่องไปยังกระทรวงมหาดไทย เพื่อขอเข้าใช้เอกสารจดหมายเหตุของกระทรวง สิ่งที่ผมพบเห็นคือ เอกสารเต็มไปด้วยฝุ่นหนาแทบมองไม่เห็นตัวเอกสารเลย นอกจากนี้ผมเคยพบกับคุณณัฐวุฒิ สุทธิสงคราม ที่สำนักงานบริเวณแถวโรงแรมรัตนโกสินทร์ คุณณัฐวุฒิมีเอกสารเก่าเป็นจำนวนมาก มีการรวบรวมและตีพิมพ์เป็นหนังสือเผยแพร่ แต่คำถามอยู่ตรงนี้ว่า เอกสารของชาติเหล่านี้ไปอยู่ที่คุณณัฐวุฒิได้อย่างไร และนี่คือสถานภาพของจดหมายเหตุของไทยในช่วง พ.ศ. 2509 – 2510

ดร.เตช บุนนาค

เมื่อผมกลับมารับราชการที่กระทรวงการต่างประเทศ สภาพของเอกสารจดหมายเหตุเป็นเช่นเดียวกันกับหอจดหมายเหตุแห่งชาติ มีเอกสารจำนวนมากอยู่ในกองบรรณสาร ตลอดการรับราชการ 35 ปี ผมขอให้กระทรวงการต่างประเทศยกเอกสารประวัติศาสตร์ของหน่วยงานให้ทางหอจดหมายเหตุแห่งชาติดูแล เพราะเราไม่มีเจ้าหน้าที่ที่มีความรู้มาจัดการเอกสารประวัติศาสตร์เหล่านี้ เรามีเอกสารตั้งแต่สมัยรัชกาลที่ 4  ขณะเดียวกันกระทรวงมหาดไทยเคยส่งเอกสารให้หอจดหมายเหตุดูแลหรือไม่ รวมทั้งกระทรวงอื่น ๆ ในประเทศได้มีการส่งเอกสารสำคัญทางประวัติของกระทรวงตนเองมาให้หอจดหมายเหตุแห่งชาติดูแลหรือไม่ ครั้งหนึ่งเคยมีเหตุการณ์ว่า ผมเคยเห็นแผนที่แม่น้ำโขงถูกทิ้งไว้ที่พื้นของกระทรวงการต่างประเทศ ผมจึงเก็บแผนที่ชิ้นนั้นไปวางไว้บนหิ้ง แต่ต่อมาหิ้งนั้นมีสุนัขขึ้นไปนอนอยู่ แล้วพอดีท่านปลัดเดินผ่านมาถามว่าผมหัวเราะอะไร ผมก็ชี้ให้ท่านดู จะเห็นได้ว่าสภาพการเก็บรักษาเอกสารของราชการไทยไม่มีระบบ ผมเคยเข้าไปค้นคว้าเอกสารจดหมาเหตุที่หอจดหมายเหตุแห่งชาติของอังกฤษมีเอกสารที่จัดเก็บไว้ตั้งแต่ ค.ศ. 1215 (พ.ศ. 1758)

ยุคการพัฒนาจดหมายเหตุอย่างศูนย์มานุษยวิทยาสิรินธรในการเก็บรักษาเอกสารมีการ Digitize เอกสารต่าง ๆ เพื่อช่วยในการค้นคว้าเอกสาร หอสมุดมหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ มีการเก็บรักษาเอกสารพรรคคอมมิวนิสต์ไทยไว้เป็นจำนวนมาก พิพิธภัณฑ์พระปกเกล้ามีการส่งเจ้าหน้าที่ไปรวบรวมเอกสารที่เกี่ยวกับรัชกาลที่ 7 ที่มีอยู่ทั่วโลกมาไว้ที่พิพิธภัณฑ์ฯ ทั้งจากอเมริกา อังกฤษ ฝรั่งเศส เป็นต้น และ ศูนย์สารสนเทศ สำนักราชเลขาธิการที่ศาลายามีระบบการจัดเก็บและดูแลเอกสารที่ดีมากแห่งหนึ่ง เราควรจะรักษาเอกสารจดหมายเหตุให้มากที่สุด เพราะคือความทรงจำของชาติ อยากจะให้มีการเปิดให้มากที่สุด เพื่อความโปร่งใสและข้อเท็จจริง แต่เราก็ยังมีการปิดเอกสารที่กระทบกระเทือนต่อความมั่นคงของชาติ คาดว่าน่าตั้งแต่ยุค ก.ศ.ร. กุหลาบ ซึ่งปัจจุบันก็ยังต้องต่อสู้กับการเปิดเผยเอกสารต่อไป

ต่อมาเป็นการอภิปราย เรื่อง การแสวงหา วิเคราะห์ และใช้ข้อมูลในสังคมสารสนเทศ โดย นางสาวนวพร เรืองสกุล อดีตผู้บริหารระดับสูงสถาบันการเงินและหน่วยงานต่าง ๆ และนักเขียนหลากหลายแนว และนายวีระ ธีรภัทร นักเขียน นักจัดรายการวิทยุ และพิธีกรรายการโทรทัศน์ และมี นายธงชัย ลิขิตพรสวรรค์ เป็นผู้ดำเนินรายการ เริ่มที่คุณนวพร พูดคุยเกี่ยวกับเรื่องการใช้เอกสารจดหมายเหตุในการทำงาน เริ่มทำงาน คือ ได้รับมอบหมายให้เขียนประวัติธนาคารแห่งประเทศไทยจากเอกสารเก่าที่มี โดยอาศัยการตีความเอกสาร ไม่ใช่อ้างอิงเอกสารเท่านั้น เพราะเมื่ออ่านแล้วมีการตีความหมายใหม่ ก็จะเกิดความหมายใหม่ ๆ จากการตีความขึ้น ตอนนั้นได้รับมอบใหม่ให้ทำหนังสือครบรอบ 30 ปี ค้นคว้าจากหนังสือพิมพ์เก่าของหอสมุดแห่งชาติ การค้นหาข้อมูลของสังคมไทยค่อนข้างยากมากที่จะได้ข้อมูลที่ใกล้เคียงในเวลานั้น ตอนนั้นท่านพิสุทธิ์ นิมมานเหมินท์ เป็นผู้ว่าการธนาคารแห่งประเทศไทยในขณะนั้น ได้ให้เอกสารมาอ่าน เพื่อนำไปเขียนประวัติ 30 ปี ธนาคารแห่งประเทศไทย

นายธงชัย ลิขิตพรสวรรค์ นางสาวนวพร เรืองสกุล และนายวีระ ธีรภัทร (ลำดับจากซ้ายไปขวา)

ครั้งหนึ่งเคยมีคำถามว่า ในสมัยก่อนการ take over ธนาคารทำอย่างไร เมื่อเกิดคำถามนี้ คุณนวพรจึงค้นคว้าหาคำตอบ อาศัยกรณีศึกษาคือ ธนาคารเกษตร กับ ธนาคารมณฑล ที่รวมกันเป็นธนาคารกรุงไทย จึงไปค้นคว้าเอกสารเพื่อเขียนเกี่ยวกับการควบรวมกิจการธนาคารในอดีต แต่สังคมไทยเป็นลักษณะที่ว่าเอกสารจำนวนหนึ่งเราจะไม่ได้เห็น นอกจากนี้ยังกล่าวถึงการสร้างจดหมายเหตุของวิทยากรเองด้วย โดยกล่าวว่าการบันทึกรายงาน ศปร. หรือ คณะกรรมการศึกษาและเสนอแนะมาตรการเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารจัดการระบบการเงินของประเทศ ช่วงค่าเงินบาท พ.ศ. 2540 จัดเป็นเอกสารชั้นต้น จัดเป็นเอกสารจดหมายเหตุมีความสำคัญ สะท้อนประวัติและพัฒนาการทางด้านเศรษฐกิจของประเทศ อย่างไรก็ตามหากย้อนพูดถึงเอกสารลับปกติมีอายุว่าควรเปิดเผยเมื่อไร แต่เอกสารลับของธนาคารคือปิดตลอดกาล

คุณวีระ กล่าวถึงจดหมายเหตุในฐานะผู้ใช้เอกสารจดหมายเหตุ คุณวีระกล่าวว่า ตนเป็นทั้งผู้ใช้เอกสารจดหมายเหตุ และเป็นผู้ผลิตเอกสารจดหมายเหตุ ตนได้ผลิตบันทึกที่เป็นลักษณะบทความที่ถูกเขียนเป็นเรื่องราวประจำวันที่เกี่ยวกับบ้านเมืองและสังคมลงในกลุ่มไลน์ เพื่อให้อ่าน แต่กลุ่มไลน์นี้ต้องสมัครสมาชิกเข้าไปเพื่ออ่านบทความที่ตนเขียนไว้ ผมผลิต มีกลุ่มอ่านที่ต้องเสียเงินสมัคร เพื่อเข้ามาอ่านในสิ่งที่ผมเขียนบทความแบบบันทึกบ้านเมืองแบบรายวัน ดังนั้นการทำงานในปัจจุบันเกิดความเปลี่ยนแปลงมากขึ้น ผู้ใช้ ผู้เก็บ ผู้ผลิต เปลี่ยนไปเพราะเทคโนโลยี แต่สิ่งที่ไม่เปลี่ยนคือ ต้องลึกมาก และมีความชัดเจนโดยตัวมันเอง หลักการนี้ทำให้คงอยู่ไม่เปลี่ยนแปลง เมื่อย้อนกลับมามองเรื่องจดหมายเหตุ ระบบการจัดเก็บของเรา แต่เรายังไม่รู้ทำแบบไหน จะเป็นแบบรวมศูนย์หรือแยกเก็บ ควรทำให้ผู้ใช้รู้ว่าควรใช้หรือหาได้จากที่ไหน คุณวีระกล่าวทิ้งท้ายไว้ว่า “…งานจดหมายเหตุเป็นงานที่มีต้นทุนสูงมาก ไม่รู้จะเหมาะกับประเทศที่จน…”

คุณนวพรกล่าวเพิ่มเติมในเรื่องการหนังสือประมวลเหตุการณ์ หลายเรื่องที่เด็กรุ่นใหม่ไม่รู้จัก เรื่องเงินตราต่างประเทศ ปัญหาที่เกิดขึ้นเกี่ยวกับเศรษฐกิจผู้ที่ทำนโยบายมีปัญหาไม่ใช่ธนาคารแห่งประเทศไทย ทั้งยังกล่าวถึงการจดบันทึกประจำรัชกาลหรือประจำราชวงศ์ของจีน ผู้ที่เขียนหรือบันทึก (สือลู่) คือ นักปราญช์ชุดหนึ่งที่ประมวลทุกอย่างและเขียนออกมาเป็นแบบรายปี โดยพระเจ้าแผ่นดิน ราชวงศ์หรือราชสำนักไม่สามารถเข้ามายุ่งเกี่ยวกับการบันทึกสิ่งเหล่านี้ได้ ซึ่งหมายถึงเรื่องราวที่ถูกบันทึกนั้นจะเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นจริง ไม่ผ่านการบิดเบียนประวัติศาสตร์แต่อย่างใด แต่เอกสารในปัจจุบัน ผู้ที่มีความรู้ที่พยายามเป็นกลางมีวิธีการอย่างไร เพื่อให้คนรุ่นหลังได้อ่าน

การบรรยายในช่วงบ่าย เรื่อง จดหมายเหตุกับการประเมินคุณค่าทางเศรษฐกิจ โดย ผู้ช่วยศาสตราจารย์เลิศชัย วาสนานิกรกุลชัย อาจารย์ภาควิชาบรรณารักษศาสตร์ คณะอักษรศาสตร์ มหาวิทยาลัยศิลปากร โดยเริ่มจากการตั้งคำถามว่า ทำไมต้องวัดคุณค่าทางเศรษฐกิจ เนื่องจากการให้บริการใด ๆ ย่อมมีต้นทุน ผลตอบแทนจากการลงทุนมีหลายรูปแบบด้วยกัน ทั้งผลตอบแทนทางสังคม (ความภูมิใจของคนในสังคม) ผลตอบแทนทางด้านการศึกษา (ช่วยให้คนมีความรู้) ผลตอบแทนด้านเศรษฐกิจมีน้ำหนักมากกว่า ผลตอบแทนด้านอื่นโดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงวิกฤตเศรษฐกิจ และต้องพึ่งระลึกว่า เมื่อมีการวัดจะมีการเปรียบเทียบเกิดขึ้น ดังนั้นเราควรเข้าใจเรื่องคุณค่าว่า เอกสารจดหมายเหตุมีคุณค่าในฐานะหลักฐานสะท้อนกิจกรรมของมนุษย์ ชุมชน สังคม คุณค่าในระยะจะเวลาเป็นประโยชน์ในการใช้งานเชิงวัฒนธรรม หอจดหมายเหตุมุ่งแบ่งปันองค์ความรู้จากเอกสารที่สงวนรักษาไว้เพื่อประโยชน์สาธารณะ คุณค่าที่วัดเป็นเชิงปริมาณได้ยาก เศรษฐศาสตร์ให้ความสำคัญกับการจัดสรรทรัพยากรที่มีจำกัดให้เกิดคุณค่าสูงสุด ต้นทุนค่าเสียโอกาส เป็นคำสำคัญเพื่อเปิดโอกาสให้เกิดการเปรียบเทียบสิ่งที่ต่างกัน ภายใต้กรอบของค่าเงินโดยเท่าเทียมกัน และคุณค่าวัดเป็นตัวเลข เพื่อเทียบเป็นค่าเงิน แนวทางแสดงคุณค่าที่นิยมใช้ในปัจจุบัน คือ จำนวนผู้ใช้ หลักฐานการใช้เอกสารจดหมายเหตุในกิจกรรมต่าง ๆ เช่น การศึกษา การวิจัย การเรียบเรียงประวัติศาสตร์ การบรรยายเชิงวิชาการ การจัดแสดงนิทรรศการ ประกอบการนำเที่ยว ฯลฯ เครื่องมือทางเศรษฐศาสตร์ คือ เทคนิคการวัดคุณค่าสิ่งที่ไม่ใช่ตลาด (Non-market valuation)

ผู้ช่วยศาสตราจารย์เลิศชัย วาสนานิกรกุลชัย

– Stated Preference วัดจากความรู้สึกในใจ แต่ได้รับความวิพากษ์ว่า มิได้สะท้อนมูลค่าที่แท้จริง แต่เป็นเพียงมูลค่าทางความคิด
– Revealed Preference วัดจากระดับราคาตลาดของสินค้าหรือบริการที่เกี่ยวข้อง เช่น ราคาที่ดินรอบหอจดหมายเหตุ หรือ ค่าใช้จ่ายที่ผู้เดินทางมาใช้หอจดหมายเหตุต้องจ่าย เป็นต้น แต่ได้รับความวิพากษ์ว่า ราคาที่ดินรอบหอจดหมายเหตุเปรียบเทียบกับราคาที่ดินรอบห้างสรรพสินค้า
– Subjective Well-being วัดผลกระทบจากการใช้บริการที่ส่งผลต่อสภาพความเป็นอยู่ แต่ได้รับความวิพากษ์ว่า มีการใช้วัดบริการหอสมุดและพิพิธภัณฑ์ใน UK แต่ภายหลังสำนักงานสถิติแจ้งว่าผลเป็นโมฆะ

อุปสรรคการวัดคุณค่าทางเศรษฐกิจของหอจดหมายเหตุ คือ จำนวนผู้ใช้น้อย เมื่อเทียบกับบริการห้องสมุดและพิพิธภัณฑ์ หน่วยงานจดหมายเหตุไม่มีศักยภาพในการศึกษาคุณค่าทางเศรษฐกิจด้วยวิธีการทางเศรษฐศาสตร์เอง เนื่องจากขาดบุคลากรที่เชี่ยวชาญ และไม่มีเวลา งบประมาณจำกัด ทำให้ไม่สามารถจ้างบริษัทหรือหน่วยงานภายนอกได้ การประเมินคุณค่าทางเศรษฐกิจสำหรับจดหมายเหตุ ควรหลีกเลี่ยงการใช้วิธี Stated Preference หลีกเลี่ยงการใช้จำนวนผู้ใช้เป็นองค์ประกอบของคุณค่าทางเศรษฐกิจ ต้องใช้งบประมาณน้อย ต้องไม่เป็นภาระให้นักจดหมายเหตุ ต้องแสดงคุณค่าทางเศรษฐกิจที่สร้างผลกระทบทางธุรกิจ ความสัมพันธ์กับการผลิต จากการศึกษาพบว่า หอจดหมายเหตุแห่งชาติ TNA มีความสัมพันธ์กับอุตสาหกรรมสื่อสิ่งพิมพ์เป็นอย่างมาก ดังนั้นเอกสารจดหมายเหตุไม่ควรถูกมองเป็นสินค้า แต่ควรมองเป็นแหล่งวัตถุดิบทางวัฒนธรรมที่ป้อนให้อุตสาหกรรมการผลิต รายได้จากสินค้าตลาดที่ผลิตโดยใช้องค์ความรู้หรือเอกสารจดหมายเหตุสมควรนับเป็นคุณค่าทางเศรษฐกิจ

ความขัดแย้งด้านผลประโยชน์ แม้ว่าความสัมพันธ์ระหว่างการใช้เอกสารจดหมายเหตุกับการผลิต จะนำไปสู่การอ้างคุณค่าทางเศรษฐกิจผ่านรายได้จากการจำหน่ายสินค้า แต่ข้อมูลรายได้นั้นเป็นความลับ หากเปิดเผยจะเกิดความขัดแย้งด้านผลประโยชน์ หอจดหมายเหตุในองค์กรเอกชนอาจนำแนวคิดนี้ไปประยุกต์ใช้ได้เนื่องจากเป็นข้อมูลรายได้ขององค์กรเอง แต่หอจดหมายเหตุรัฐบาลไม่สามารถใช้วิธีเช่นนี้ได้

เครื่องมือสำคัญสำหรับหอจดหมายเหตุรัฐบาล คือ ตารางปัจจัยการผลิตและผลผลิต หรือ Input Output Table

ในทางปฏิบัติสำนักสถิติแห่งชาติของอังกฤษ (ONS) มิได้สำรวจประสิทธิภาพของงานจดหมายเหตุ นักเศรษฐศาสตร์ ละเลยการศึกษางานจดหมายเหตุ เนื่องจากได้ผลตอบแทนต่ำ เอกสารจดหมายเหตุ ถูกมองเป็นสินค้าและควรแปลงสภาพจากเอกสารหลักฐานให้เป็นสินค้าทำกำไร หอจดหมายเหตุรัฐบาลไม่เคยบันทึกข้อมูลการใช้งาน หรือเหตุผลการใช้งานเชิงการพาณิชย์พร้อมรายละเอียด

UK Data Archive มีการบันทึกการใช้งานข้อมูลทุกครั้ง โดยมีหัวเรื่องและคำอธิบายการใช้งานสั้น ๆ ประมาณ 30 คำ ข้อมูลการใช้นี้ได้รับการสงวนรักษาเช่นเดียวกับเอกสารจดหมายเหตุอื่น ๆ

Glasgow University Archive Services มีแบบฟอร์มสำหรับบันทึกการใช้งานเชิงพาณิชย์ โดยมีข้อมูลเกี่ยวกับชุดเอกสารจดหมายเหตุที่ใช้ การนำไปใช้ เช่น ใช้ในเว็บไซต์ ใช้ในหนังสือ วารสาร ใช้ประกอบการทำวิจัย เป็นต้น ระบุปริมาณการผลิต เช่น จำนวนหนังสือที่จะพิมพ์ เป็นต้น และ ระบุการคิดค่าใช้เอกสารจดหมายเหตุ (ส่วนใหญ่จะได้รับยกเว้นค่าธรรมเนียมนี้)

ดังนั้น หอจดหมายเหตุควรสร้างแบบฟอร์ม เพื่อบันทึกหลักฐานการมีส่วนร่วมทางเศรษฐกิจ ผู้บริหารต้องเข้าใจธรรมชาติของงานบริการจดหมายเหตุ ผู้กำหนดนโยบายต้องพิจารณาคุณค่าของเอกสารจดหมายเหตุทุกด้านที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมเชิงพาณิชย์ในฐานะแหล่งข้อมูล หรือ วัตถุดิบในการผลิต มิใช่สินค้าแสวงกำไร และการประเมินคุณค่าทางเศรษฐกิจเป็นเพียงมิติเดียวเท่านั้น การพิจารณางบประมาณจะต้องคำนึงถึงคุณค่าด้านอื่นด้วย

หัวข้อบรรยายสุดท้ายในวันแรกของการประชุม เรื่อง การมุ่งสู่องค์กรดิจิทัล โดย นายดนัยรัฐ ธนบดีธรรม ที่ปรึกษาด้านการวางระบบสถาปัตยกรรมเทคโนโลยีสารสนเทศทั้งภาครัฐและเอกชน เริ่มต้นกล่าวว่า สังคมนำแล้วดิจิทัลตามจะดี ความเร็วไม่ได้เปรียบไปทุกอย่าง การคลอดก่อนกำหนดใช่ว่าดี เรียกสมดุลมากกว่าสำเร็จ คนไทยเก่งอยู่ 3 เรื่อง คือ อาหาร วัฒนธรรม และสุขภาพโดยเฉพาะแพทย์ทางเลือก พอมี Digital เข้ามาให้นำ 3 เรื่องนั้นมาเป็น Digital

นายดนัยรัฐ ธนบดีธรรม

Digital Business Maturity ประกอบด้วย

– Digital Dinosaur ล้าหลัง
– Digital Connector บ้านเราแบบนี้เยอะ ไอเดียเลิศหรู I do ไม่ได้
– Digital Operator การสื่อสารองค์กร เก่งการสื่อสารแต่ไม่ได้ไอเดีย
– Digital Master การเป็นต้นแบบดิจิทัล

Digital Transformation Reference Model

ผู้ช่วยศาสตราจารย์เลิศชัย วาสนานิกรกุลชัย

Thailand 4.0 value based economy คุณค่าไม่ใช่เงินเสมอ อันนี้เรียกมูลค่า ทำน้อยได้ผลมาก เกิดจากการใช้เพื่อนหรือทำเอง  สินค้าต้องคิดว่าจะเอาตัวไหนขององค์กรมาทำ หยิบมาไม่ต้องหมด ต้องเลือกมาทำ Digital ต้องตอบให้ได้ว่าอะไรคือธงขององค์กร แล้วจึงเลือกมากทำเป็น Digital จะทำทั้งองค์กรครั้งเดียวเป็นไปไม่ได้ เพื่อให้เกิดขึ้น ดีขี้น อัปปางได้ไม่เป็นอะไร แล้วจึงเริ่มลงที่โครงสร้างองค์กร Digital organization หลายองค์กรตอนนี้พูดถึง OKR OKR ตอนนี้จะมองว่าสำเร็จเท่านั้น แต่กิจกรรมทำไรก็ได้เพื่อให้สำเร็จ แต่ KIP เจาะแค่กิจกรรม ความมีกับความเป็นต่างกัน เราจึงต้องเลือกคนที่เป็นด้วย เลือกคนทำงานต้องมี 2 แบบ เลือกมีประสบการณ์มากว่าความรู้ แต่ทักษะต่างหากที่ต้องเลือก มีทักษะการันตีความสำเร็จ ปัจจุบันมักได้ยินว่า AI กำลังมา แต่ AI และหุ่นยนต์จะมาทดแทนงานไม่ใช่ทดแทนคน ทำงานที่ใช้ศักยภาพให้เต็มรูปแบบของคนให้มากขึ้น AI จึงเป็นแค่อุปกรณ์ ดังนั้น ควรใส่คนให้ตรงกับวัตถุประสงค์ ใส่คนให้ตรงกับเป้าหมาย ไม่ใช่ใส่คนให้ตรงกับกิจกรรม

กระดุมเม็ดที่ 1 Flagships หมุดหมาย สัญญาของเรา
กระดุมเม็ดที่ 2 Partnerships เป้าหมายสอดคล้องกับองค์กร ทีมงาน เพื่อน คนนอกองค์กร
กระดุมเม็ดที่ 3 Digital-ships กระบวนการทำงาน
เราต้องทำงานจากล่างขึ้นบนติดกระดุมผิด ผิดหมด
Cloud computing ไป Anywhere and anytime (ทุกที่ทุกเวลา)
Internet of Things (IoT) ไป Any Devices (ทุกอุปกรณ์)
Big data ไป Any content analytics (ทุกข้อมูล)
Social Network ไป Anyone (ทุก ๆ คน)

Business Services and Digital Initiatives Worksheet

วันที่ 9 สิงหาคม 2562 เริ่มการบรรยายในหัวข้อแรก เรื่อง การอภิปรายคำนิยามของคำว่า Data, Big Data, Records และ Archives โดย ผู้ช่วยศาสตราจารย์เลิศชัย วาสนานิกรกุลชัย อาจารย์ภาควิชาบรรณารักษศาสตร์ คณะอักษรศาสตร์ มหาวิทยาลัยศิลปากร เริ่มจากการอธิบายว่า ลักษณะของเอกสาร (Records) ประกอบด้วย

ผู้ช่วยศาสตราจารย์เลิศชัย วาสนานิกรกุลชัย

– ความแท้จริง (Authenticity) คือ Genuine ของจริงไม่ได้ถูกทำขึ้นมา
– ความสมบูรณ์ (Integrity) คือ Trustworthy กระดาษไม่ควรฉีกขาดหรือชำรุด
– สื่อความหมายได้ (Usability) คือ Accessible over time + sufficient evidence of context อ่านได้
– ความน่าเชื่อถือ (Reliability) คือ Accurate content ความถูกต้องของเนื้อหา

นิยามเอกสารและข้อมูล

Document คือ เป็นเอกสารการทำงานแต่ยังไม่สมบูรณ์ ยังไม่ถูกจัดเป็น Record และ Document ทั้งหมดอาจไม่ใช่ Record ยกตัวอย่างเช่น

– ใบสมัครงาน จดหมาย ใบเสร็จ สมุดทะเบียน สมุดบัญชี เป็น Document และ Record
– แบบฟอร์มเปล่า ไปรษณียบัตรภาพ แผ่นโฆษณา หนังสืออ้างอิง เป็น Document แต่ไม่ใช่ Record
– ไปรษณียบัตรที่เขียนข้อความ และส่งไปรษณีย์ถึงผู้รับ จึงจะเป็น Record ได้
– Record ต้องเกี่ยวข้องกับกิจกรรมทางธุรกิจ

Archives คือ Records ที่ประเมินแล้วว่ามีคุณค่า หรือ เอกสารที่ไม่เข้าข่าย Records เราอาจจะเก็บเพราะอาจส่งเสริมให้ Records อื่น ๆ สมบูรณ์ขึ้น

Data คือ ข้อมูลดิบ ตัวเลข ชื่อ ตำแหน่ง วันที่ ปริมาณ ต้นทุน ฯลฯ ประกอบด้วย element (คอลัมน์ในฐานข้อมูล) และ value (ข้อมูลภายในคอลัมน์นั้น)

หลักการสร้างเอกสาร (Records) เอกสารควรสร้างเพื่อกำกับหรือประกอบการทำกิจกรรมในองค์กร ในทางปฏิบัติเอกสาจะถูกสร้างขึ้นจากความต้องการในงานขององค์กร เช่น บางองค์กรอาจมีการบันทึกบทสนทนาทางโทรศัพท์ หรือ การสื่อสารด้วยวาจาในลักษณะอื่น การประเมินความต้องการใช้งาน ความต้องการขององค์กร เพื่อสร้างหลักฐานและข้อมูลสำหรับปฏิบัติงาน ความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก เพื่อเป็นหลักฐานเพื่อแสดงความรับผิดชอบ ควรคำนึงถึงต้นทุนการสร้าง ต้นทุน capturing ต้นทุนการเก็บรักษาเอกสาร และความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นกับองค์กรหากไม่มีเอกสาร

Capturing มาจากคำว่า Capture ใช้ในสาขาวิชาการจัดการเอกสาร หมายถึง กลไกที่ใช้เพื่อนำเอกสารเข้าสู่ระบบจัดการเอกสารเพื่อเก็บรักษาอย่างปลอดภัยและยาวนาน สามารถเข้าถึงได้เมื่อต้องการ เอกสารบางชนิด จะต้อง Capture ตั้งแต่ตอนสร้างเอกสาร บางชนิด ถูก Capture หลังจากเวลาผ่านไปช่วงหนึ่ง เอกสารทั่วไปสามารถทำลายทิ้งได้ ส่วนคำว่า Records มักใช้เรียก เอกสารที่จะต้องได้รับการสงวนรักษา เพื่อใช้เป็นหลักฐานอ้างอิง ในขณะที่เอกสารทั่วไปจะใช้คำว่า Document

ลักษณะของ Big Data – ข้อมูลเกินนับ ลักษณะตั้งต้น มีปริมาณมหาศาล (Volume – ข้อมูลมีปริมาณมาก) มีการเปลี่ยนแปลงรวดเร็ว (Velocity – ข้อมูลเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วตลอดเวลา) มีรูปแบบหลากหลาย (Variety – ข้อมูลมีรูปแบบหลากหลาย) ส่วนลักษณะเพิ่มเติม คือ มีความถูกต้องมากหรือน้อย (Veracity – ความถูกต้อง) และมีประโยชน์ที่จะวิเคราะห์หรือไม่ (Value – คุณค่า)

สื่อ คือ สื่อที่ใช้เพื่อสร้างและบันทึกเนื้อความ โดยทั่วไป คือ กระดาษ ในปัจจุบันนิยมใช้ digital media และเอกสารที่บันทึกใน digital media เรียกว่า digital records หรือ electronic records ซึ่งเนื้อความที่บันทึกในสื่อมี 2 ประเภทด้วยกัน คือ ตัวอักษร และไม่ใช่ตัวอักษร

          กิจกรรมและการสร้างเอกสาร

เอกสาร คือ ผลิตผลจากกิจกรรมขององค์กร โดยอาจถูกสร้างหรือได้รับ ระหว่าง หรือ หลังเสร็จสิ้นกิจกรรม เอกสารบรรจุข้อเท็จจริงไว้ในเนื้อหา เพื่อใช้อ้างอิงการกระทำกิจกรรม โดยทั่วไป เอกสารสร้างโดยมนุษย์ ใช้ปากกาและหมึก หรือ เครื่องพิมพ์ดีด แต่ในปัจจุบัน เอกสารสร้างโดยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ และการรับเอกสาร อาจได้รับผ่านทางแฟกซ์ อีเมล จดหมาย หรือ ระบบอื่น ๆ

ประเด็นการศึกษาเกี่ยวกับ Big Data มีหลายประเด็น เช่น Capturing data, Data storage, Data analysis, Search, Sharing, Transfer, Visualization, Querying, Updating, Information privacy, Data source ฯลฯ แต่ภารกิจหอจดหมายเหตุเพื่อ Big Data ได้แก่ Capturing data, Data storage (จดหมายเหตุต้องให้ความสำคัญ เพราะเราต้องเก็บข้อมูลที่เค้านำออกมาจาก storage) Search, Transfer, Information privacy และ Data source ในส่วนความสัมพันธ์ของข้อมูล แหล่งที่มา ซึ่งจดหมายเหตุรู้แหล่งที่มา แต่ Big Data ไม่รู้  แม้ว่า Big Data จะใช้ข้อมูลจากแหล่งที่หลากหลาย ข้อมูลเหล่านั้นต้องมีความสัมพันธ์บางส่วน (Attribute, Element, Column, Field) เช่น ข้อมูลการซื้อขายกับข้อมูลการพยากรณ์อากาศ มีข้อมูลวันที่ประกอบอยู่

การค้นคืน (Search) โดยวิธีการ สร้างดัชนี (concordance and indexing) คือ บัญชีคำสำคัญและตำแหน่งที่พบคำนั้น แยกคำสำคัญ (Term extraction) และ สร้างรหัสอ้างอิงเอง (Autocoding) คือ กำหนดรหัสและชุดคำที่อยู่ในกลุ่มเดียวกัน

Big Data และ Archives มีปริมาณข้อมูลเยอะด้วยกันทั้งคู่ Big Data มีข้อมูลเปลี่ยนแปลงเร็ว แต่ Archives ไม่ Big Data ให้ความสำคัญกับ Volume แต่ Archives ให้ความสำคัญกับ Authenticity Integrity (Completeness) และ Reliability

ข้อมูล Data ใน Big Data และเอกสาร Record ใน Archival Science อาจถือเป็นสิ่งเดียวกัน

– เอกสารจดหมายเหตุ Archives เป็นส่วนหนึ่งของข้อมูลเกินนับ Big Data
– เอกสารจดหมายเหตุดิจิทัล Digital Archives มีลักษณะเสมือน Big Data
– หอจดหมายเหตุเป็นแหล่งข้อมูลคุณภาพดีสาหรับการประมวล Big Data
– เอกสารจดหมายเหตุเป็นเอกสารที่ค้นพบได้ยาก หากไม่มีนักจดหมายเหตุคอยช่วยเหลือ
– กระบวนการจัดการจดหมายเหตุในปัจจุบัน จะต้องแทรกแซงวงจรชีวิตเอกสารตั้งแต่ตอนเริ่มสร้าง

ต่อมาเป็นการเวลาประมาณ 11.00 น. เป็นการอภิปรายการประเมินคุณค่า : หลักการ กระบวนงาน กรณีศึกษา โดย ดร.นยา สุจฉายา อาจารย์ภาควิชาบรรณารักษศาสตร์ คณะอักษรศาสตร์ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย และ ดร.กนกพร นาสมตรึก ซิมิโอมิกะ อาจารย์สาขาบรรณารักษศาสตร์และสารสนเทศศาสตร์ คณะมนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์ มหาวิทยาลัยราชภัฏเลย เริ่มต้นด้วย ดร.นยา ให้ความหมายของการประเมินคุณค่าจดหมายเหตุดังนี้ กระบวนการในการระบุว่าเอกสารใดมีคุณค่ามากเพียงพอและควรเก็บเข้าสู่หอจดหมายเหตุ และกระบวนการกำหนดระยะเวลาในการเก็บเอกสาร ขึ้นกับข้อบังคับทางกฎหมาย และคุณประโยชน์ของเอกสารในปัจจุบันและอนาคต

ดร.นยา สุจฉายา และ ดร.กนกพร นาสมตรึก ซิมิโอมิกะ (ลำดับจากซ้ายไปขวา)

ถ้าไม่มีการคัดเลือกเอกสารเป็นจดหมายเหตุ การทำลายหลักฐาน ส่งผลต่อความโปร่งใส ธรรมมาภิบาล การทำลายหลักฐานทางประวัติศาสตร์ ส่งผลให้ประวัติศาสตร์ที่บิดเบือน การทำลายข้อมูลทางการศึกษา  ส่งผลให้เกิดการสูญหายของความรู้ คุณค่าทางการวิจัย การทำลายข้อมูลการทำงาน ส่งผลให้สูญเสียความมีประสิทธิภาพ รวมทั้งอัตลักษณ์ สิทธิมนุษยชน

แนวทางและขั้นตอน ทฤษฎีการประเมินคุณค่าเอกสารจดหมายเหตุ (Archival appraisal) มีหลากหลาย ขึ้นกับบริบท Appraisal Theory ทฤษฎี Appraisal Norms แนวปฏิบัติ กฎหมายรวมข้อบังคับ และ Appraisal Practice การปฏิบัติทุกคนร่วมมือ ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง

จากทฤษฎีสู่แนวทางปฏิบัติ (THEORIES TO APPROACHES) ทฤษฎีการประเมินคุณค่าเอกสารจดหมายเหตุ (Archival appraisal) อาจแบ่งได้โดยสังเขป ดังนี้

  1. เก็บทุกอย่าง คนเลือก คือ เจ้าของเอกสาร โดยทฤษฎี Neo-Jenkinsonian ของ Hilary Jenkinson อาศัยว่าค้นเจอก็เพียงพอ ต้องมี Metadata และการค้นคืนที่ดี สุดท้ายทฤษฎีนี้ถูกโจมตีว่าจะเก็บทุกอย่างไม่ได้
  2. เลือกทีละชิ้น (Micro appraisal) นักจดหมายเหตุเป็นผู้เลือก เลือกอย่างไร Bottom-up approach ทิ้งทีละชิ้น Too subjective approach? เปรียบเทียบกับ ให้ระบบเป็นผู้เลือก กำหนดหน้าที่ของเอกสารในระบบไปเลย (INTERPARES conceptual framework) และมีคำถามว่า เลือกไปแล้วรู้ได้อย่างไรว่าไม่มีประโยชน์ในอนาคต
  3. เลือกทีละมาก ๆ ดูที่มา หน้าที่ และใครเป็นคนสร้าง วิเคราะห์หน้าที่ กิจกรรมต่าง ๆ – Macro appraisal แคนาดา Terry Cook
  4. Documentation strategy บันทึกข้อมูลแหล่งแห่งที่ ชุมชน Helen Samuels
  5. แนวทางการคัดเลือกต่าง ๆ ในปัจจุบัน เช่น sampling การเลือกแบบมีส่วนร่วม (Participatory) projecting and programming

นโยบายการประเมินคุณค่า (Appraisal policy) แต่ละสถาบันควรมีนโยบายในการรับมอบและการประเมินคุณค่า ในด้านเนื้อหา ควรทราบว่าต้องการขอบเขตเนื้อหาใดบ้าง สิ่งสำคัญ คือ กฎหมาย และระเบียบที่เกี่ยวข้องกับหอจดหมายเหตุแต่ละแห่ง และขั้นตอนการประเมินคุณค่า แนวปฏิบัติในแต่ละที่

กฎหมายที่เกี่ยวข้อง เช่น พระราชบัญญัติจดหมายเหตุแห่งชาติ พ.ศ. 2556 พ.ร.บ.ข้อมูลข่าวสารของทางราชการ พ.ศ. 2540 หมวด 4 “เอกสารประวัติศาสตร์” ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 พ.ร.บ. ข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 ฯลฯ

ดร.กนกพร อธิบายว่าเรื่องการประเมินคุณค่าเกี่ยวกับจดหมายเหตุชุมชน เป็นลักษณะการบอกเล่าประสบการณ์การทำงานเกี่ยวกับจดหมายเหตุชุมชน โดยนำแนวคิดตะวันตก 2 ประเด็นมาใช้ คือ กิจกรรมของคนรากหญ้าที่พยายามบันทึกกิจกรรมของพวกเค้าเอาไว้ และ เป็นการเสริมกิจกรรมของตัวเองที่จดหมายเหตุกระแสหลักลืม ซึ่งแนวคิดของจดหมายเหตุชุมชนมีวัตถุประสงค์ เพื่อให้คนมีส่วนร่วมของสังคมมีสิทธิ ลักษณะของจดหมายเหตุชุมชนมีรูปแบบหลากหลาย ใช้จิตอาสาในการทำงาน ให้คนในชุมชนมีส่วนร่วม สิ่งที่สนใจในการบันทึก ประวัติศาสตร์ท้องถิ่น อาชีพในชุมชน เรื่องของชาติพันธุ์ ความเชื่อ ความแตกต่างอื่น ๆ ในชุมชน สิ่งที่จะบันทึกจดหมายเหตุชุมชนไม่ตายตัว แล้วแต่ว่าชุมชนนั้นจะบันทึกอะไร และ Provenance การพยายามหาบริบทมาเติมเต็มสิ่งนั้นให้ได้

ที่มาของจดหมายเหตุชุมชน 1960s-1970s social movement in USA ดังนั้น จึงเป็นจุดเริ่มต้นของการบันทึกเรื่องราวของคนชายขอบ  เป็นการเติมเต็มช่องว่างของจดหมายเหตุกระแสหลัก (ที่เน้นเก็บเฉพาะจดหมายเหตุทางราชการ)

Western concept & Thai practices

  1. ตะวันตกเติมเต็มช่องว่าง ไทยอนุรักษ์ ห่วงสูญหาย
  2. ตะวันตกมีเครือข่ายกับหอจดหมายเหตุกระแสหลัก ไทยตามอัตภาพ ขึ้นกับผู้นำชุมชน
  3. มรดกที่จับต้องได้และมรดกที่จับต้องไม่ได้ ไทยมีความสัมพันธ์กันอย่างสอดประสาน
  4. ที่ตั้งของจดหมายเหตุชุมชน แตกต่างกันระหว่างตะวันตกและไทย
  5. Provenance concept ไทยควรนำแนวคิดนี้มาประยุกต์ใช้

สุดท้าย ทิศทางจดหมายเหตุชุมชนของไทยจะเป็นอย่างไร ขึ้นอยู่กับการผนึกกำลังของทุกภาคส่วนในสังคมไทย

ต่อมาภาคบ่ายเป็นการอภิปรายการให้บริการจดหมายเหตุ ประเด็นแรก เรื่อง กฎหมายเรื่องการเข้าถึงเอกสารและการรักษาความเป็นส่วนตัวบทบาทงานจดหมายเหตุในกระแส Big Data และสังคมแห่งการเรียนรู้ โดย ดร.พิมพ์พจน์ สีลาเขต อาจารย์ภาควิชาบรรณารักษศาสตร์ คณะอักษรศาสตร์ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย เริ่มการกล่าวถึง Records and Legislation เอกสารมีความสัมพันธ์กับกฎหมายอย่างไร? สำหรับประเทศที่พัฒนาแล้วให้ความสำคัญกับการจัดการเอกสารภาครัฐ มักมีบทบัญญัติกำหนดให้เอกสารสำคัญของรัฐต้องได้รับการคุ้มครอง มีการกำหนดอายุการจัดเก็บและเปิดเผยข้อมูล กำหนดแนวปฏิบัติเกี่ยวกับการจัดการเอกสาร

กฎ ระเบียบเกี่ยวกับการจัดการเอกสารและจดหมายเหตุ

– ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526, (ฉบับที่ 2) 2548, และ (ฉบับที่ 3) 2560
– พระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ. 2540
– ระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ พ.ศ. 2544
– พระราชบัญญัติจดหมายเหตุแห่งชาติ พ.ศ. 2556
– พระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ.2544, (ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2551, (ฉบับที่ 3) พ.ศ. 2562, และ (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2562
– พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562

ปัจจัยที่มีผลต่อกฎหมายเรื่องการเข้าถึงเอกสารและการรักษาความเป็นส่วนตัว ศาสตร์จากโลกตะวันตกเข้ามา ส่งผลต่อการดำเนินงาน เช่น การจัดเก็บเอกสารเปลี่ยนแปลงไป การให้คนอื่นเข้ามาช่วยเราทำงาน แต่เราก็ยังทำอยู่ เช่น การให้เยาวชนช่วยถ่ายภาพในงานพระราชพิธีบรมราชาภิเษก คือ citizen Participation computational archival science

ความรู้สำหรับนักจดหมายเหตุในคริสต์ศตวรรษที่ 21 Subject knowledge for archivists in the twenty-first century ต้องแสดงให้เห็นว่ามีขั้นตอนการกำหนดข้อมูลให้เป็นข้อมูลส่วนบุคคลในองค์กร โดยอย่างน้อยประกอบด้วย

– Data Policy การกำหนดนโยบายและนิยามความหมายของข้อมูลส่วนบุคคล
– Data Discovery การกำหนดขั้นตอนการตรวจสอบข้อมูลส่วนบุคคล
– Data Proliferation การระบุความเชื่อมโยงและเส้นทางการส่งข้อมูลส่วนบุคคลที่จะเกิดขึ้นในองค์กร รวมถึงระบุแหล่งที่จะได้มาซึ่งข้อมูลส่วนบุคคลทั้งหลาย
– Data Risk Level การกำหนดความเสี่ยงของข้อมูลส่วนบุคคลชุดต่าง ๆ
– Data Protection มีมาตรการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล

สิ่งที่เปลี่ยนไปในยุค Big Data คือ พฤติกรรมของคนเปลี่ยนไป

ดร.พิมพ์พจน์ สีลาเขต และ อ.ดร.วราภรณ์ พูลสถิติวัฒน์ (ลำดับจากซ้ายไปขวา)

ต่อมาเป็นการอภิปราย เรื่อง ความจริงแท้ (Authenticity) ของเอกสาร (Records) โดย .ดร.วราภรณ์ พูลสถิติวัฒน์ ภาควิชาภาษาตะวันออก คณะโบราณคดี มหาวิทยาลัยศิลปากร เริ่มอธิบายว่า Authenticity คืออะไร คือ Completed documents (ความสมบูรณ์ของ documents) Original (ต้นฉบับ) และ Unchangeable (เปลี่ยนแปลงไม่ได้) แล้วทำไมต้องรักษาความเป็น Authenticity ของ Records เพราะ Completed documents เป็น Records ไม่ได้ถ้าไม่มี Authenticity ทุกหน่วยงานต้องการ Records เพื่อประกอบกิจกรรม ปฏิบัติตามกฎหมาย หลักฐานการดำเนินงาน

การรักษาและตรวจสอบ Authenticity ของ Paper Records ต้องดำเนินการโดยการตรวจสอบการลงนาม การตรวจสอบการลงตราประทับ การตรวจสอบการลงรหัสเอกสาร และหรือลายเซ็นกำกับ

Authenticity ของ Electronic Records

Completed               Electronic Signature ?
Original                   ????????????????
Unchangeable           ????????????????

Records ใช้เป็นหลักฐาน เป็นข้อมูลที่เชื่อถือได้ การสร้างข้อมูลที่เชื่อถือได้ เป็นแหล่งข้อมูลที่น่าเชื่อถือ ยากในการสะสมหรือเพิ่มจำนวน การเข้าถึงไม่ง่ายและมีปริมาณหรือจำนวนไม่มาก Records น่าเชื่อถือ แต่ผู้ใช้งานต้องรวบรวมและนำไปประมวลผลด้วยตนเอง

          Big Data ใช้เป็นข้อมูล ซึ่งมีข้อมูลจำนวนมาก มีการสร้างข้อมูลใหม่ ๆ มีแหล่งของข้อมูลต่าง ๆ ง่ายต่อการเข้าถึงข้อมูล ง่ายต่อการเก็บสะสม และมีปริมาณหรือจำนวนมาก Big Data ได้ข้อมูลพร้อมใช้งาน ผู้ใช้งานต้องวิเคราะห์ความน่าเชื่อถือด้วยตนเอง

สุดท้ายทิ้งสูตรไว้ดังนี้
A = Ap.(R) + Ap.(N.R)
A = จดหมายเหตุ
Ap.(R) = เอกสารที่สิ้นกระแสการใช้งานที่มีคุณค่าถาวร
N = ?????

          การอภิปรายประเด็นสุดท้าย เรื่อง การรวบรวมความรู้ (Crowdsourcing) โดย ดร.นยา สุจฉายา อาจารย์ภาควิชาบรรณารักษศาสตร์ คณะอักษรศาสตร์ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย และ ดร.กนกพร นาสมตรึก ซิมิโอมิกะ อาจารย์สาขาบรรณารักษศาสตร์และสารสนเทศศาสตร์ คณะมนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์ มหาวิทยาลัยราชภัฏเลย เริ่มต้นด้วย ดร.นยา เริ่มอธิบายจากงานวิจัยที่กำลังศึกษาอยู่ โดยเริ่มกล่าวถึง Participatory culture วัฒนธรรมการมีส่วนร่วม มีลักษณะดังนี้ ขจัดอุปสรรคในการมีส่วนร่วมหรือแสดงความคิดเห็น สนับสนุนการสร้างเนื้อหาและแบ่งปันข้อมูล มีการสอน ดูแล อย่างไม่เป็นทางการ เชื่อว่าข้อมูลที่ได้มีคุณค่า และ Social connection

ดร.นยา สุจฉายา และ ดร.กนกพร นาสมตรึก ซิมิโอมิกะ (ลำดับจากซ้ายไปขวา)

จดหมายเหตุแบบมีส่วนร่วม (Participatory archives) ความหมายของ Participatory approach สำหรับวิธีการการมีส่วนร่วมควรเริ่มจากการกระจายอำนาจ การวางแนวทางสำหรับผู้ใช้ที่แตกต่างไปจากเดิม และมีบริบทที่กว้างขึ้นทั้ง Records และกระบวนการจดหมายเหตุ การมีส่วนร่วมหลากหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็น การจัดแสดง ผลิตข้อมูล ให้ข้อคิดเห็น แบ่งปัน รับชม โดยการยกตัวอย่าง The Citizen Archivist Project” ของสิงคโปร์ เริ่มการทำงานแบบมีส่วนร่วมของคนในสังคมโดยการทำกิจกรรม การบรรยายภาพ การถอดตัวอักษร Tagging Commenting ซึ่งมีการตรวจสอบจากนักจดหมายเหตุ ผลตอบรับของ กรณีศึกษาสิงคโปร์ คือ ได้ผลดี เรื่องคุณภาพไม่เป็นปัญหา คนที่มาช่วยส่วนมากเป็นผู้สูงอายุ มีการใช้ Social event ดึงดูดให้คนมีกิจกรรมร่วมกัน และมาช่วยงานจดหมายเหตุ หอจดหมายเหตุพยายามลองสิ่งใหม่ ๆ เสมอ อะไรที่ดีก็ทำต่อ ปรับปรุง platform สม่ำเสมอ

นอกจากนี้ยังกล่าวถึงข้อมูลที่ปรากฏในสื่อสังคมออนไลน์ต่าง ๆ ในกรณี “นักฟุตบอลเยาวชนทีมหมูป่าติดถ้ำหลวง-ขุนน้ำนางนอน” เมื่อ พ.ศ. 2561 โดยกล่าวว่าข้อมูลเหล่านี้ที่ปรากฏล้วนเป็นการบันทึกเหตุการณ์สำคัญ ซึ่งเป็นเรื่องของประชาชน และมีประชาชนหลายคนมีส่วนร่วมในการทำข้อมูล และเผยแพร่ข้อมูลต่าง ๆ เราควรพิจารณาว่าจะจัดเก็บข้อมูลเหล่านี้อย่างไร เพราะนับเป็นจดหมายเหตุอย่างหนึ่ง

ดร.กนกพร อธิบายถึง Crowdsourcing ในจดหมายเหตุชุมชน โดยยกตัวอย่างชุมชนของอังกฤษ คือ ที่เมืองลิเวอร์พูล กับโปรเจคที่ชื่อ Mr. Seel’s Garden จุดเริ่มต้นมาจาก ที่เมืองลิเวอร์พูลจะมีมุมหนึ่งเคยตั้งร้าน One เทสโก้สโตร์ และตลอดพื้นที่บริเวณนั้น คุณสามารถพบเห็นแผ่นโลหะที่แสดงชื่อต่าง ๆ โดยรอบถนน Hanover ซึ่งเทสโก้ในปัจจุบันถูกใช้เป็นพื้นที่ Market Gardens จากนั้นจึงมีการสร้างแผนที่ของพื้นที่นี้ในศตวรรษที่ 18 โดยมีคำอธิบายที่ระบุว่าบริเวณนี้เคยเป็น “สวนของ Mr. Seel” การวาดภาพผู้ร่วมสมัยให้กลายเป็นอดีตที่หายไป พร้อมทำคำอธิบายในบริเวณที่พบแผ่นโลหะว่าตรงนี้เคยเป็นอะไรในคริสต์วรรษที่ 18 เช่น “คุณกำลังยืนอยู่บนสิ่งที่เป็นสวนซึ่งแสดงด้วยเครื่องหมายดอกจัน” … “ โธมัสซีลเคยเป็นพ่อค้าในศตวรรษที่สิบแปด เขาสร้างรายได้จากการค้าทาสที่น่ากลัว แต่ใช้บางอย่างเพื่อจ่ายค่ารักษาพยาบาลครั้งแรกของลิเวอร์พูล” เป็นต้น มีการนำเสนอข้อมูลต่าง ๆ บนเว็บไซต์ รวบรวมรูปภาพ สิ่งของ แผ่นที่ต่าง ๆ (http://www.mrseelsgarden.org/) แต่ปัจจุบันเว็บไซต์ไม่มีการอัพเดทแล้ว นอกจากนี้ยังยกตัวอย่าง Community Archives and Heritage Group (CAHG)” (UK & Ireland) เว็บไซต์ https://www.communityarchives.org.uk/ ยังคงพัฒนาข้อมูลในเว็บไซต์ไปเรื่อย ๆ การพัฒนาแหล่งข้อมูลจดหมายเหตุชุมชน ที่ได้รับเงินลงทุนมาเพื่อการพัฒนา นับเป็นประโยชน์การพัฒนางานด้านจดหมายเหตุชุมชนเป็นอย่างยิ่ง เป็นการเปลี่ยนแปลงท้องถิ่น และพัฒนาท้องถิ่นให้ดียิ่งขึ้น

Community Archives and Heritage Group (CAHG)

          การร่วมประชุมครั้งนี้นับเป็นประโยชน์ยิ่ง เพราะในยุคปัจจุบันเป็นสังคมสารสนเทศที่เต็มไปด้วยข้อมูลข่าวสาร และแต่ละองค์กรมีเอกสาร ข้อมูลข่าวสารสารสนเทศหลากหลายรูปแบบจึงจำเป็นในการให้ความสำคัญในการคัดเลือก วิเคราะห์ ประเมินคุณค่า จัดระเบียบสารสนเทศอย่างมีแบบแผน มีมาตรฐานและมีการเก็บรักษาสารสนเทศเพื่อการสืบค้นและใช้ประโยชน์ในระยะยาว แล้วองค์กรก็จะมี Big Data ที่เป็นประโยชน์ต่อการพัฒนางานให้ก้าวหน้า ตลอดจนเป็นแหล่งข้อมูลที่สำคัญเฉพาะด้านสำหรับคนในสังคม ซึ่งความรู้ที่ได้รับจากการร่วมประชุมครั้งนี้ สามารถนำมาปรับใช้ต่อการทำงานได้เป็นอย่างดี ทั้งยังเป็นการเพิ่มพูนความรู้ให้กับตนเองที่ดียิ่งอีกด้วย

บรรยากาศภายในการประชุม
บรรยากาศภายในการประชุม

ที่มาภาพ : facebook สมาคมจดหมายเหตุไทย (The Association of Thai Archives)


Mahidol University Library and Knowledge Center @ 2019