จดหมายเหตุ : ขุมทรัพย์ของงานวิจัย งานวัฒนธรรม และงานสร้างสรรค์


จดหมายเหตุ : ขุมทรัพย์ของงานวิจัย งานวัฒนธรรม และงานสร้างสรรค์

คณะกรรมการสมาคมจดหมายเหตุไทย

เมื่อวันที่ 7 มิถุนายน 2562 สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร  สมาคมจดหมายเหตุไทย และหอจดหมายเหตุพุทธทาส อินทปัญโญ จัดโครงการเสวนาและการบรรยายทางวิชาการ หัวข้อ จดหมายเหตุ : ขุมทรัพย์ของงานวิจัย งานวัฒนธรรม และงานสร้างสรรค์ ณ ห้องประชุมใหญ่สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ ถนนสามเสน กรุงเทพมหานคร จุดประสงค์การจัดโครงการดังกล่าว เพื่อให้ผู้เข้าร่วมงานได้เรียนรู้แนวคิดและกระบวนการนำจดหมายเหตุไปใช้ในงานวิจัยและงานสร้างสรรค์ต่าง ๆ และเพื่อให้ผู้ร่วมงานได้แลกเปลี่ยนเรียนรู้ความก้าวหน้าในการบริหารจัดการจดหมายเหตุจากนักวิชาการและนักจดหมายเหตุที่มีประสบการณ์จากการศึกษาดูงานหอจดหมายเหตุในต่างประเทศ

นายธงชัย ลิขิตพรสวรรค์ นายกสมาคมจดหมายเหตุไทย กล่าวรายงานการจัดโครงการ

นางประนอม คลังทอง รองอธิบดีกรมศิลปากร เป็นประธานกล่าวเปิดงาน

งานเริ่มเวลาประมาณ 9.30 น. นายธงชัย ลิขิตพรสวรรค์ นายกสมาคมจดหมายเหตุไทย กล่าวรายงานการจัดโครงการ และนางประนอม คลังทอง รองอธิบดีกรมศิลปากร เป็นประธานกล่าวเปิดงานในครั้งนี้  ภาคเช้าเป็นการเสวนาในหัวข้อ “จดหมายเหตุ : ขุมทรัพย์ของงานวิจัย งานวัฒนธรรม และงานสร้างสรรค์” โดย คุณพุฒิพงศ์ พุฒตาลศรี คุณจันทร์ยวีร์ สมปรีดา คุณเอก เอี่ยมชื่น และมีนายธงชัย ลิขิตพรสวรรค์ เป็นผู้ดำเนินรายการ

บรรยากาศภายในงาน

วิทยากรการบรรยาย ลำดับจากซ้ายไปขวา คุณเอก เอี่ยมชื่น คุณจันทร์ยวีร์ สมปรีดา คุณพุฒิพงศ์ พุฒตาลศรี

การเสวนาเริ่มต้นโดย คุณพุฒิพงศ์ พุฒตาลศรี ผู้จัดการหอจดหมายเหตุอัครสังฆมณฑลกรุงเทพ บอกเล่าเรื่องราวของหอจดหมายเหตุอัครสังฆมณฑลกรุงเทพ ตั้งแต่ที่คุณพุฒิพงศ์เริ่มเข้าไปทำงาน การเริ่มต้นห้องเก็บเอกสารของอัครสังฆมณฑลกรุงเทพ ค้นพบหนังสือด้านประวัติศาสตร์  เทวศาสตร์ ปรัชญา ความรู้ทั่วไป พิธีกรรม คำสอน เมื่อทำการแยกประเภทเอกสารพบเอกสารอีกหลายแบบ เช่น จดหมายติดต่อกับราชการไทย จดหมายจากฝรั่งเศส กรุงโรม รวมทั้งจากพวกมิชชันนารี จากบรรดาสัตบุรุษที่ต่าง ๆ จากองค์การต่างประเทศที่ให้ความช่วยเหลืองานมิชชันนารีและยังมีเรื่องเกี่ยวกับที่ดิน เรื่องราวของคณะนักบวชต่าง ๆ ใน แต่ละสมัยของ Vicar Aporlolique จัดอยู่ในช่วงสมัยแตกต่างกันไป ดังนั้นจึงจัดแยกเอกสารแบ่งตามยุคสมัย Vicar Aporlolique ประกอบกับเอกสารที่มีนั้นโดยส่วนใหญ่จะเริ่มต้นตั้งแต่สมัยพระสังฆราชปัลเลอกัว จนถึงปัจจุบัน  นอกจากจัดเก็บเอกสารแล้ว ยังมีการจัดแสดงวัตถุต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับสมัยด้วย เช่น หนังสือที่เกี่ยวข้องกับพระสังฆราช ผลงานเขียนของพระอัครสังฆราช เช่น จดหมายเวียนประกาศ คำขวัญ หนังสือเขียน-แปล ของใช้ส่วนตัว เสื้อผ้าอาภรณ์พระสังฆราช พระคาร์ดินัล รวมทั้งเอกสารสำคัญอัครสังฆมณฑล รวมทั้งรูปภาพต่าง ๆ ที่มีความสำคัญ

สำหรับเอกสารและหนังสือที่เกี่ยวข้องกับมิสซังสยามสมัยอยุธยา ระหว่าง ค.ศ. 1511 – 1767 และเอกสารและหนังสือที่เกี่ยวข้องกับมิสซังสยามสมัยกรุงรัตนโกสินทร์ ระหว่าง ค.ศ. 1782 – 1965 เอกสารภายในหอจดหมายเหตุอัครสังฆมณฑลกรุงเทพ นับเป็นเอกสารประวัติศาสตร์ที่มีความสำคัญในการศึกษาประวัติศาสตร์คริสต์คาทอลิกในประเทศไทย และประวัติศาสตร์ไทย ซึ่งเป็นแหล่งข้อมูลที่เป็นเอกสารชั้นต้นที่สำคัญต่อผู้ทำงานวิจัยทางประวัติศาสตร์เป็นอย่างยิ่ง ทางหอจดหมายเหตุฯ เปิดให้บริการแก่นักวิจัย และประชาชนทั่วไปที่สนใจด้วย

หอจดหมายเหตุอัครสังฆมณฑลกรุงเทพ

บรรยากาศภายในงาน

ต่อมา คุณจันทร์ยวีร์ สมปรีดา (คุณอุ้ย) นักเขียนชื่อดัง นามปากกา “รอมแพง” เจ้าของบทประพันธ์ชื่อดังอย่าง “บุพเพสันนิวาส” บอกเล่าเรื่องราวชีวิตการทำงานก่อนที่จะมาเป็นนักเขียนนิยายที่มีชื่อเสียงในปัจจุบัน คุณจันทร์ยวีร์เคยผ่านงานต่าง ๆ มามากกว่า 11 งาน ทั้งพนักงานขายเครื่องสำอาง เซลล์ขายบ้าน เลขานุการทนายความ ธุรการ พนักงานประมาณราคาของบริษัทตกแต่งภายใน พนักงานพิสูจน์อักษร จนมาสู่อาชีพนักเขียน การเขียนนิยายอิงประวัติศาสตร์ มีความจำเป็นอย่างมากที่ต้องอาศัยการศึกษาเอกสารชั้นต้น เพื่อนำมาถ่ายทอดเรื่องราวในนิยาย จำเป็นต้องอาศัยหลักฐานร่วมสมัยอย่าง บันทึกชาวต่างชาติ พงศาวดารต่าง ๆ เพื่อสร้างเรื่องราวของนวนิยายให้เกี่ยวพันกับประวัติศาสตร์ไทยสมัยอยุธยา โดยการเขียนนิยายจะเป็นการอาศัยข้อมูลบวกกับจินตนาการ สำหรับในส่วนของการทำเรื่องข้อมูลเชิงประวัติศาสตร์ เพื่อนำมาเขียนเป็นนิยายอาจจะต้องใช้เวลาเป็นอย่างมาก เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ชัดเจน เป็นจริงที่สุด ต้องศึกษาจากเอกสารหลายฉบับ แล้วนำมาพิจารณากลั่นกรอง แล้วถ่ายทอดเป็นงานเขียน แม้กระทั่งบทละคร ภาษา คำพูดคำจาในแต่ละสมัยก็ต้องอาศัยเอกสารชั้นต้นร่วมสมัย เพื่อนำมาเขียนไว้ในนิยาย เช่น ภาษาฝรั่งเศสใน “บุพเพสันนิวาส” ก็ต้องอาศัยเพื่อนที่มีความรู้ทางภาษาช่วยเหลือ เพราะภาษาฝรั่งเศสในยุคปัจจุบัน กับภาษาฝรั่งเศสในสมัยอยุธยาก็มีความแตกต่างกัน เช่นเดียวกับภาษาไทยในสมัยอยุธยากับภาษาไทยในปัจจุบัน หรือแม้กระทั่งการจะเขียนนิยายเรื่องอื่น ๆ อาจจะต้องอาศัย คำ หรือ ภาษา จากหลักฐานชั้นต้นอย่าง หนังสือพิมพ์ร่วมสมัยซึ่งจัดเป็นเอกสารชั้นต้น เพื่อให้รู้รูปแบบลักษณะการพูด การเขียนในสมัยนั้น  ๆ ที่ปรากฏอยู่บนหน้าหนังสือพิมพ์ แล้วหยิบคำเหล่านั้นมาใช้ในนิยาย เพื่อให้นิยายดูสมจริงมากยิ่งขึ้น ขณะเดียวกันการเขียนนิยายอิงประวัติศาสตร์ที่ใกล้กับยุคปัจจุบันมากเท่าไร ก็มีข้อพึงระวังในส่วนของการหยิบเรื่องราว บางช่วงบางตอนในประวัติศาสตร์มาใช้มากยิ่งขึ้น เช่น หากเรื่องราวของบุคคลในประวัติศาสตร์ยังมีทายาทอยู่ในปัจจุบัน อาจจะต้องระมัดระวังในการถ่ายทอดเรื่องราวของบุคคลนั้น และมีความจำเป็นที่ต้องได้รับอนุญาตจากทายาทของบุคคลในประวัติศาสตร์นั้นด้วย เพื่อป้องกันการเกิดขึ้นของปัญหาในภายหลัง

สุดท้ายคือ คุณเอก เอี่ยมชื่น นักเขียนอิสระ Production design และที่ปรึกษาด้านบทละครโทรทัศน์ “ปลายจวัก” ทางช่อง Thai PBS เดิมทีคุณเอกทำภาพยนตร์โฆษณามาก่อน แล้วจึงเข้าสู่วงการภาพยนตร์เต็มตัว โดยรับหน้าที่เป็นที่ปรึกษาการออกแบบงานสร้าง สำหรับผลงานเกี่ยวกับโปรดักชั่นดีไซน์ที่ปรากฏวงการภาพยนตร์ เช่น 2499 อันธพาลครองเมือง นางนาก ฟ้าทะลายโจร 15 ค่ำเดือน 11 มหา’ลัยเหมืองแร่ The Letter โอเคเบตง ปืนใหญ่จอมสลัด และองค์บาก 2 สำหรับการทำงานภาพยนตร์สักเรื่อง บางครั้งต้องอาศัยการค้นคว้าข้อมูลทางประวัติศาสตร์ เพื่อสร้างโครงเรื่องของภาพยนตร์ และยังต้องอาศัยข้อมูล รายละเอียดทางประวัติศาสตร์ มาสร้างรายละเอียดของเนื้อหาของภาพยนตร์ด้วย เช่น การทำเรื่องนางนาก ต้องทำการค้นคว้าข้อมูลทางประวัติศาสตร์เกี่ยวกับเรื่องราวของชีวิตความเป็นอยู่ของผู้คนในประเทศไทยสมัยรัชกาลที่ 4 เพื่อนำมาสร้างสรรค์ผลงาน ภาพยนตร์เรื่องนางนาก จึงนับเป็นการนำเสนอเนื้อเรื่อง เครื่องแต่งกาย องค์ประกอบต่าง ๆ ที่แตกต่างออกไปจากการเล่าเรื่องของ “แม่นาคพระโขนง” แบบก่อนหน้า โดยได้รับแรงบันดาลใจมาจาก ภาพการแต่งกาย ชีวิตความเป็นอยู่ของผู้คน บ้านเรือนต่าง ๆ สมัยรัชกาลที่ 4 ในสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ มานำเสนอในภาพยนตร์ หรือ การทำภาพยนตร์เรื่อง “ปืนใหญ่จอมสลัด” ภาพยนตร์เรื่องนี้อาศัยความรู้ทางประวัติศาสตร์ ค้นคว้าข้อมูลพงศาวดารทางใต้ แล้วนำมาสร้างสรรค์ผลงานในส่วนของเนื้อเรื่อง และองค์ประกอบอื่น ๆ ภายในภาพยนตร์ ทั้งเสื้อผ้า อุปกรณ์ ฉากต่าง ๆ ซึ่งอาศัยเอกสารและหลักฐานทางประวัติศาสตร์เป็นสำคัญ

นับได้ว่าเอกสารจดหมายเหตุ ซึ่งจัดเป็นเอกสารประวัติศาสตร์มีความสำคัญต่อการสร้างสรรค์ผลงานวิจัย งานวัฒนธรรม และงานอีกหลากหลายด้าน ซึ่งขึ้นอยู่กับตัวเอกสาร และผู้ใช้ จะนำเนื้อหาส่วนใดมาใช้ให้เกิดผลงานที่เป็นประโยชน์ต่อสังคม ดังนั้นเอกสารจดหมายเหตุนับเป็นเอกสารชั้นต้นทางประวัติศาสตร์ที่มีความสำคัญ และสามารถนำไปศึกษาต่อยอดเพื่อมาสร้างสรรค์ผลงานในด้านต่าง ๆ ได้อย่างหลากหลาย

ดร.วราภรณ์ พูลสถิติวัฒน์ อาจารย์คณะโบราณคดี มหาวิทยาลัยศิลปากร

ภาคบ่ายบรรยาย 2 เรื่องด้วยกัน เรื่องแรกเริ่มด้วย “ถอดบทเรียนการศึกษาดูงานหอจดหมายเหตุในประเทศสิงคโปร์และมาเลเซีย” โดย ดร.วราภรณ์ พูลสถิติวัฒน์ อาจารย์คณะโบราณคดี มหาวิทยาลัยศิลปากร เริ่มการบรรยายเกี่ยวกับ จดหมายเหตุ ประกอบด้วย การจัดการหนังสือราชการ (Public records) และ การจัดการมรดกความทรงจำของชาติ แล้วนำเทคโนโลยีมาประยุกต์ใช้ในการจัดการ และสร้างมาตรฐานการคัดเลือก จัดเก็บ จัดเรียง และเผยแพร่

การรับมอบหนังสือราชการ ตามระบบการจัดการ Records ณ หอจดหมายเหตุแห่งชาติมาเลเซีย และ การสร้างสรรค์สารสนเทศมรดกความทรงจำของชาติ หรือ ประวัติศาสตร์บอกเล่า ณ หอจดหมายเหตุแห่งชาติสิงคโปร์

ทำไมหอจดหมายเหตุแห่งชาติมาเลเซียสามารถรับมอบหนังสือราชการมาจัดเก็บเป็นจดหมายเหตุได้ ประกอบด้วย 3 องค์ประกอบ ดังนี้

  1. ศักยภาพของหอจดหมายเหตุ ประกอบด้วย อำนาจและโครงสร้าง องค์ความรู้ และนักจดหมายเหตุ
  2. ความร่วมมือจากหน่วยงานราชการ ประกอบด้วย วัฒนธรรมการจัดการเอกสาร พันธกิจของหน่วยงาน และมาตรฐานการจัดการเอกสาร
  3. พรบ.จดหมายเหตุ ประกอบด้วย การจัดการเอกสารราชการ อำนาจ หน้าที่ ความรับผิดชอบ และการบังคับใช้กฎหมาย

บทเรียนที่ได้รับจากหอจดหมายเหตุแห่งชาติมาเลเซีย การรับมอบเอกสารขึ้นกับการจัดการเอกสารของหน่วยงานราชการ การวางระบบการจัดการเอกสารให้หน่วยงานราชการ ความพร้อมของหอจดหมายเหตุและหน่วยงานราชการในการวางระบบ กลไกในการผลักดันให้หอจดหมายเหตุและหน่วยงานราชการมีความพร้อม การกำหนดอำนาจ หน้าที่ ความรับผิดชอบ ความเข้าใจและตระหนักถึงความสำคัญของเอกสารของรัฐ สังคม และคนไทย

ทำไมประวัติศาสตร์บอกเล่าของหอจดหมายเหตุแห่งชาติสิงคโปร์สามารถจัดเก็บเป็นจดหมายเหตุได้ เริ่มต้นที่

ความน่าเชื่อถือ ประกอบด้วย มรดกความทรงจำของชาติ มี content context structure หลักฐานชั้นต้นทางประวัติศาสตร์ เติมเต็มมิติที่ขาดหายไปในเอกสาร

มาตรฐานในการจัดทำ ประกอบด้วย องค์ความรู้ประวัติศาสตร์บอกเล่า หน่วยงานรับผิดชอบ คู่มือการจัดทำ ผู้เชี่ยวชาญ และประวัติศาสตร์บอกเล่า

กลไกในการคัดเลือกหัวข้อ ประกอบด้วย คณะกรรมการคัดเลือก หลักการคัดเลือก ไม่มีหลักฐานอื่น เติมเต็มมิติที่ขาดหายไป มรดกความทรงจำที่ขาดหายไป สร้างอัตลักษณ์ชาติ

บทเรียนที่ได้รับมาจากหอจดหมายเหตุแห่งชาติสิงคโปร์ ประวัติศาสตร์บอกเล่าเป็นสารสนเทศมรดกความทรงจำ สารสนเทศมรดกความทรงจำสามารถจัดเก็บเป็นจดหมายเหตุได้ถ้ามีความน่าเชื่อถือ ความน่าเชื่อถือของประวัติศาสตร์บอกเล่าขึ้นกับมาตรฐานในการจัดทำ มาตรฐานในการจัดทำเกิดขึ้นจากการดำเนินการจัดทำตามหลักการที่ถูกต้อง

จดหมายเหตุในยุคดิจิทัล เอกสารราชการเปลี่ยนรูปเป็นดิจิทัล บทเรียนที่ได้จากหอจดหมายเหตุแห่งชาติมาเลเซีย การวางมาตรฐานการจัดเก็บเอกสารดิจิทัล การพัฒนาศักยภาพด้านเทคโนโลยี การร่วมมือกับผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีจัดทำมาตรฐาน การปฏิบัติตามของหน่วยงานราชการ มาตรฐานการคัดเลือก จัดเก็บ จัดเรียง และเผยแพร่เอกสารจดหมายเหตุ

จดหมายเหตุในยุคดิจิทัล การเผยแพร่จดหมายเหตุในฐานะที่เป็นสารสนเทศที่น่าเชื่อถือบทเรียนที่ได้จากหอจดหมายเหตุแห่งชาติสิงคโปร์ การเผยแพร่สารสนเทศจดหมายเหตุออนไลน์ classification and declassification มาตรฐานการคัดเลือก จัดเก็บ จัดเรียง และเผยแพร่สารสนเทศจดหมายเหตุ

จดหมายเหตุในประเทศไทย ในส่วนสารสนเทศมรดกความทรงจำ ประกอบด้วย

– รวบรวมมาจัดเก็บ ประกอบด้วย มาตรฐานการคัดเลือก มาตรฐานการคัดเลือก มาตรฐานการจัดเก็บ มาตรฐานการจัดเรียง มาตรฐานการเผยแพร่

– รวบรวมมาจัดทำ ประกอบด้วย มาตรฐานในการคัดเลือกหัวข้อและประเภท มาตรฐานในการจัดทำ มาตรฐานการจัดเก็บ มาตรฐานการจัดเรียง มาตรฐานการเผยแพร่

ทั้งหมดจำเป็นต้องมีความน่าเชื่อถือในฐานะที่เป็นหลักฐานทางประวัติศาสตร์ ความน่าเชื่อถือในฐานะที่ให้ข้อมูลที่ถูกต้อง

คุณภาวิดา สมวงศ์ นักจดหมายเหตุ กลุ่มอนุรักษ์เอกสาร สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ

การบรรยายหัวข้อสุดท้าย เรื่อง “โครงการพัฒนาบุคลากร : การประชุมแลกเปลี่ยน การดำเนินงานด้านจดหมายเหตุ ณ ประเทศญี่ปุ่น ระหว่างวันที่ 17-23 กุมภาพันธ์ 2562” โดย คุณภาวิดา สมวงศ์ นักจดหมายเหตุ กลุ่มอนุรักษ์เอกสาร สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ การศึกษาดูงานครั้งนี้ เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงของโลกในปัจจุบันเข้าสู่ยุคดิจิทัลเทคโนโลยีที่ทันสมัย พฤติกรรมของมนุษย์ที่เปลี่ยนแปลงไปมีความต้องการเข้าถึงข้อมูลที่รวดเร็ว และการเข้าถึงข้อมูลอย่างเท่าเทียมทุกระดับทั้งในประเทศและต่างประเทศ เอกสารที่อยู่ในรูปดิจิทัล ซึ่งเป็นเนื้อหาและรหัสที่จับต้องไม่ได้ และนโยบายภาครัฐที่กำหนดให้ปรับองค์กร ส่งเสริมการบริการแก่ประชาชนอย่างทั่วถึงและเท่าเทียม โดยใช้เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทในปัจจุบัน

ข้อจำกัดในการพัฒนาอันดับแรกคือ ขาดแคลนงบประมาณและบุคลากรในการดำเนินงานด้านเทคโนโลยี ความรู้ความสามารถของบุคลากรที่รับผิดชอบมีอย่างจำกัด การจัดการพื้นที่องค์กร และกรอบแนวทางในการจัดการจดหมายเหตุรูปแบบใหม่ไม่ชัดเจน ทั้งนโยบาย การจัดเตรียมทรัพยากร กระบวนการวิธีดำเนินงานตั้งแต่การรับมอบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การจัดหมวดหมู่และจัดเรียงเอกสาร การบริการในรูปออนไลน์ การอนุรักษ์และจัดเก็บ รวมทั้งการประชาสัมพันธ์

การจัดโครงการพัฒนาบุคลากรครั้งนี้ ณ ประเทศญี่ปุ่น เนื่องจาก National Archives of Japan เป็นหน่วยงานที่จัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุระดับประเทศ ซึ่งเป็นสมาชิก ICA และเป็นประธาน East Asian regional branch (EASTICA) มีหน่วยงานจัดการด้านจดหมายเหตุในระดับภูมิภาค มีเอกสารจดหมายเหตุที่ได้รับการขึ้นทะเบียนมรดกความทรงจำแห่งโลก เป็นประเทศที่มีวัสดุสำหรับการซ่อมแซมเอกสารที่ได้รับการยอมรับจากนานาประเทศ เช่น Japanese Tissue Paper และงบประมาณและระยะเวลาในการดำเนิน

การจัดโครงการพัฒนาบุคลากรครั้งนี้เพื่อแลกเปลี่ยนความรู้ ประสบการณ์ในการดำเนินงานจดหมายเหตุ ด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ การอนุรักษ์เอกสาร การจัดการเอกสารจดหมายเหตุ ระหว่างนักจดหมายเหตุไทยกับนักจดหมายเหตุญี่ปุ่น เพื่อสร้างความสัมพันธไมตรี และความร่วมมือทางวิชาการ ตั้งแต่วันที่ 17-23 กุมภาพันธ์ 2562 โดยนำเสนอการศึกษาดูงานของสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ ณ ประเทศญี่ปุ่น ดังนี้

National Archives of Japan (NAJ)

National Research Institute for Cultural Properties, Tokyo

วัดนิตไตจิ (Nittaiji Temple)

Nagoya City Archives and Museum

วัดโทจิ (Toji Temple)

Kyoto Institute, Library and Archives

ข้อเปรียบเทียบจากศึกษาดูงานของสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ

รายละเอียด สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ National Archives of Japan Nagoya City Archives and Museum Kyoto Institute, Library and Archives
โครงสร้างองค์กรระดับชาติ ระดับสำนัก สังกัดกระทรวง วัฒนธรรม กรมศิลปากร สังกัดภายใต้สำนักนายกรัฐมนตรี
โครงสร้างองค์ระดับท้องถิ่น หอจดหมายเหตุส่วนภูมิภาคขึ้นตรงกับสำนักศิลปากร กรมศิลปากร กระทรวงวัฒนธรรม สังกัดจังหวัด สังกัดจังหวัด
การรับมอบเอกสาร มีพระราชบัญญัติจดหมายเหตุ พุทธศักราช 2556 ใช้ตารางกำหนดอายุเอกสารเป็นเครื่องมือในการรับมอบเอกสาร บุคลากรตำแหน่งนักจดหมายเหตุของสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติเป็นผู้ประสานงาน โดยตรงกับหน่วยงานเจ้าของเอกสาร มีพระราชบัญญัติ พุทธศักราช 2544 ใช้ตารางกำหนดอายุเอกสาร เป็นเครื่องมือในการรับมอบเอกสาร สำนักนายกรัฐมนตรีจะเป็นผู้ประสานงานระหว่างหน่วยงานเจ้าของเอกสาร และ National Archives of Japan หน่วยงานราชการที่อยู่ใน Kyoto จัดส่งเอกสารมายัง Kyoto Institute, Library and Archives
การจัดการเทคโนโลยี -ดำเนินงานเอง

-จ้างเหมา

-ได้รับงบประมาณจากศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศมรดกศิลปวัฒนธรรม กรมศิลปากร

Japan Center for Asian Historical Records (JACAR) รับผิดชอบ จ้างเหมา จ้างเหมา
การอนุรักษ์เอกสารต้นฉบับด้วยการซ่อมแซม ดำเนินการเอง การซ่อมแซมเอกสารลายลักษณ์ด้วยวิธี sandwich คือ ประกบหน้าหลัง ดำเนินการเอง การซ่อมแซมเอกสารลายลักษณ์ด้วยวิธี sandwich สำหรับเอกสารที่ไม่แข็งแรง ผนึกด้านเดียวสำหรับเอกสารต้นฉบับแข็งแรง มีเครื่อง Leaf casting machine สำหรับเอกสารที่ชำรุดมาก ดำเนินการเองเฉพาะเอกสารที่มีสภาพชำรุดน้อย จ้างเหมาซ่อมแซมเอกสารด้วยบริษัทผู้รับจ้าง ดำเนินการเองเฉพาะเอกสารที่มีสภาพชำรุดน้อย จ้างเหมาซ่อมแซมเอกสารด้วยบริษัทผู้รับจ้าง
อาคาร อาคารสร้างขึ้นตามประโยชน์การใช้งาน มีรูปแบบภายนอกตามแนวคิดผู้ออกแบบ อาคารสร้างขึ้นตามประโยชน์การใช้งาน มีรูปแบบภายนอกตามแนวคิดสะท้อนให้เห็นเอกลักษณ์ของจังหวัด
ห้องคลังจัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุ คลังเอกสารลายลักษณ์ อุณหภูมิ 25 องศาเซลเซียส ความชื้นสัมพัทธ์ 55% คลังภาพถ่าย อุณหภูมิ 20 องศาเซลเซียส ความชื้นสัมพัทธ์ 55% คลังฟิล์มกระจกและเนกาตีฟ อุณหภูมิ 18 องศาเซลเซียส ความชื้นสัมพัทธ์ 40% เปิดเครื่องปรับอากาศตลอด 24 ชม. คลังเอกสารลายลักษณ์ อุณหภูมิ 22 องศาเซลเซียส ความชื้นสัมพัทธ์ 55% สำหรับเอกสารพิเศษเก็บในคลังที่ควบคมอุณหภูมิ 20  องศาเซลเซียส ความชื้นสัมพัทธ์ 55% เปิดเครื่องปรับอากาศตลอด 24 ชม. เปลี่ยนรองเท้าก่อนเข้าคลัง เอกสารจดหมายเหตุไม่ใส่ในกล่องเอกสาร ยกเว้นมีสภาพชำรุด เพื่อสะดวกต่อการตรวจสอบสภาพเอกสาร คลังเอกสารจดหมายเหตุภายในห้องควบคุมอุณหภูมิที่ 22 องศาเซลเซียส ความชื้นสัมพัทธ์ 55% มีแผ่นยางทำความสะอาดรองเท้า มีแผ่นดูดกลิ่นวางในแถบบันทึกภาพเคลื่อนไหวมีถุงกันความชื้นภายในกล่องบรรจุเอกสารจดหมายเหตุ คลังเอกสารจดหมายเหตุควบคุมอุณหภูมิที่ 21 องศาเซลเซียส และความชื้นสัมพัทธ์ 55% คลังภายถ่ายควบคุมอุณหภูมิอยู่ที่ 12  องศาเซลเซียส และความชื้นสัมพัทธ์ 40% คลังฟิล์มกระจกและเนกาตีฟควบคุมอุณหภูมิอยู่ที่ 5 องศาเซลเซียส และความชื้นสัมพัทธ์ 40% เปิดเครื่องปรับอากาศตลอด 24 ชม.
ห้องบริการ มีเจ้าหน้าที่บริการประจำห้องให้บริการสอบถาม บริการเอกสารจดหมายเหตุต้นฉบับและระบบสืบค้น บริการสำเนาเอกสารจดหมายเหตุ มีเครื่องอ่านไมโครฟิล์ม บริการดินสอ เครื่องเหลาดินสอ มีเจ้าหน้าที่บริการประจำห้องให้บริการสอบถาม บริการเอกสารจดหมายเหตุต้นฉบับและระบบสืบค้น บริการสำเนาเอกสารจดหมายเหตุ มีเครื่องอ่านไมโครฟิล์ม มีเจ้าหน้าที่บริการประจำห้อง ให้บริการสอบถาม บริการเอกสารจดหมายเหตุต้นฉบับและระบบสืบค้น ผู้ค้นคว้าสำเนาเอกสารจดหมายเหตุด้วยต้นเอง มีเครื่องอ่านไมโครฟิล์ม บริการดินสอ เครื่องเหลาดินสอ มีเจ้าหน้าที่บริการประจำห้อง ให้บริการสอบถาม บริการเอกสารจดหมายเหตุต้นฉบับและระบบสืบค้น บริการสำเนาเอกสารจดหมายเหตุ มีเครื่องอ่านไมโครฟิล์ม บริการดินสอ เครื่องเหลาดินสอ

สุดท้าย ทางสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ ได้เสนอข้อเสนอแนะสำหรับการศึกษาดูงานดังกล่าวไว้ดังนี้ การศึกษาดูงานด้านอนุรักษ์เอกสารและเทคโนโลยีสารสนเทศควรศึกษาเพิ่มเติมจากหน่วยงานภายนอกที่รับจ้างประกอบด้วย The Association for Conservation of National Treasures (หน่วยงานที่ดำเนินงานด้านอนุรักษ์) และ Toppan (ดำเนินงานด้านการสแกนเอกสาร)

การจัดการเสวนาและการบรรยายทางวิชาการ ในหัวข้อ จดหมายเหตุ : ขุมทรัพย์ของงานวิจัย งานวัฒนธรรม และงานสร้างสรรค์ ทำให้ทราบมุมมองของผู้ใช้เอกสารจดหมายเหตุ เพื่อสร้างสรรค์ผลงานด้านต่าง ๆ ที่มีความหลากหลายยิ่งขึ้น ทั้งยังทำให้ผู้ร่วมงานได้เรียนรู้ความก้าวหน้าทางวิชาการจดหมายเหตุ ผ่านการถ่ายทอดเรื่องราวจากประสบการณ์ของผู้บรรยายที่ได้เดินทางไปศึกษาดูงานด้านจดหมายเหตุ ณ ประเทศสิงคโปร์ มาเลเซีย และญี่ปุ่น

ขอบคุณภาพประกอบจากและเนื้อหาบางส่วนจาก

-สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ

-สมาคมจดหมายเหตุไทย

นางสาวปัญจวัลย์ ชาวดง

นักจดหมายเหตุ

ผู้เขียน


Mahidol University Library and Knowledge Center @ 2019