ดูงานที่สำนักงานวิทยทรัพยากร จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย


ดูงานที่สำนักงานวิทยทรัพยากร จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย
วันจันทร์ที่ 17 ธันวาคม 2561
ณ อาคารมหาธีรราชานุสรณ์ กรุงเทพฯ

            วันจันทร์ที่ 17 ธันวาคม พ.ศ.2561 ดร. รุจเรขา วิทยาวุฑฒิกุล ผู้อำนวยการหอสมุดและคลังความรู้มหาวิทยาลัยมหิดล พร้อมด้วยคณะผู้บริหาร และบุคลากรหอสมุดและคลังความรู้มหาวิทยาลัยมหิดล รวม 33 คน เดินทางไปดูงานที่สำนักงานวิทยทรัพยากร จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย ที่ตั้ง 254 อาคารมหาธีรราชานุสรณ์ ถนนพญาไท แขวงวังใหม่ เขตปทุมวัน กรุงเทพมหานคร 10330

            โดยมีวัตถุประสงค์
            1.เพื่อให้บุคลากรสำนักงานผู้อำนวยการได้รับความรู้ ความเข้าใจ และประสบการณ์นอกเหนือจากการทำงานในที่ทำงาน และเกิดความตระหนักถึงบทบาทหน้าที่ในการทำงานของตนได้อย่างเชิงรุก
            2.เพื่อเป็นการส่งเสริมให้บุคลากรสำนักงานผู้อำนวยการมีแนวทางในการเกิดความคิดริเริ่มพัฒนาการทำงานสำนักงานฯประยุกต์ใช้ให้งานออกมาดียิ่งขึ้น
            3.เพื่อเป็นการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ และเปรียบเทียบกระบวนการดำเนินงานในด้านต่างๆ เกี่ยวกับการจัดระบบการบริหารจัดการขององค์กรอื่น ในด้านงานบริหารธุรการ งานสารบรรณ งานแผนงบประมาณ งานพัฒนาคุณภาพ รวมไปถึงงานพัฒนาทรัพยากรบุคคล ฯลฯ เพื่อนำมาปรับใช้และพัฒนาองค์กรเกิดการบริหารจัดการใหม่ๆที่เป็นประโยชน์มากยิ่งขึ้น

    การไปดูงานครั้งแรกของผู้เขียนจะเป็นอย่างไร เรามาเริ่มกันเลยดีกว่าค่ะ 😀

         เวลา 07.15 น. – 09.30 น. เดินทางถึง ณ สำนักงานวิทยทรัพยากร จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย ได้รับการต้อนรับจากเจ้าหน้าที่สำนักงานวิทยทรัพยากรด้วยรอยยิ้มที่อบอวนไปด้วยความอบอุ่นและน่ารักเป็นกันเองมากค่ะ 

             เมื่อเดินเข้ามาภายในบริเวณชั้น 1 จะเห็นได้ชัดพื้นที่ถูกจัดแยกเป็นโซน มีอยู่ด้วยกัน 9 โซน แต่ที่สะดุดตาผู้เขียนจะเห็นเป็นมุมบริการร้านอาหารว่างและเครื่องดื่ม พร้อมทั้งตู้จำหน่ายอาหารว่างและเครื่องดื่มอัตโนมัติที่มีสารพัดอาหารให้เลือก อาทิ foodie , ฟาร์มเฮ้าส์ , ตู้เครื่องดื่ม , ตู้นมแลคตาซอย เป็นต้น เวลาอ่านหนังสือเพลินๆเกิดหิวขึ้นมา ก็สามารถกดอาหารมาทานได้ทุกเมื่อ ใครอยากทานอาหารควบคู่กับการอ่านหนังสือไปด้วยสามารถทานได้บริเวณชั้น 1 และ 2 ค่ะ ถ้านำไปทานชั้นอื่นระวังโดนดุเอานะคะ พี่ๆ เขาเตือนแล้วนะคะ แฮะๆ 🙂

       ผู้เขียนขอเพิ่มเติมในสิ่งที่ผู้เขียนให้ความสนใจ และเห็นว่าน่าจะเป็นประโยชน์ในการนำมาปรับใช้กับบริการห้องสมุดของเราค่ะ ที่สํานักงานวิทยทรัพยากรได้เล็งเห็นถึงความสําคัญของการเป็นสถานที่ที่นิสิตใช้ในการเรียนรู้ค้นคว้าอ่านหนังสือนอกเหนือจากห้องเรียน จึงมีแนวคิดที่จะทำให้ที่นี่เป็นเหมือนบ้านหลังที่สองของนิสิตที่มีความอบอุ่น ปลอดภัย มีสิ่งอำนวยความสะดวก ในด้านสาธารณูปโภคและเครื่องมือเทคโนโลยีต่าง ๆ ที่จะสนับสนุนการเรียนรู้ค้นคว้า และอ่านหนังสือของนิสิต จึงได้ติดตั้งเครื่องจําหน่ายสินค้าอัตโนมัติที่ให้บริการเครื่องดื่มและอาหาร จัดหาเก้าอี้นอนแบบพับได้สําหรับบริการยามค่ำคืน เพื่อช่วยอํานวยความสะดวกให้แก่นิสิตที่เข้ามาใช้ห้องสมุดโดยไม่ต้องเสี่ยงภัยกลับบ้านในตอนกลางคืน นี่อาจจะเป็นกลยุทธ์เด็ดที่ทำให้มีผู้มาใช้บริการมากมายหลากหลายวัยเลยค่ะ

      อ้อ ! ที่นี่ยังมีบริการเครื่องพิมพ์ / ถ่าย / สแกนเอกสารด้วยตนเองด้วยนะคะ เพื่อเป็นระบบการให้บริการที่ทันสมัยพร้อมสิ่งอำนวยความสะดวกที่ตอบสนองพฤติกรรมการเรียนรู้ให้แก่ผู้ใช้บริการทุกกลุ่มทุกวัย บริเวณชั้น 1 มีให้บริการจำนวน 4 เครื่อง ชั้น 6 จำนวน 1 เครื่อง โดยผู้ใช้บริการสามารถใช้บริการได้ในราคาที่ถูกกว่าราคาร้านค้าภายนอกอีกด้วย  

      ถัดมาจะเป็น มุมบริการคอมพิวเตอร์สืบค้น และใช้งานอินเทอร์เน็ต เครื่องคอมพิวเตอร์ที่นี่มีค่อนข้างมาก จึงเพียงพอเพื่อรองรับการใช้งานของนิสิต

       มุมต่อไปเป็นมุมที่ใครไปก็ต้องขอแวะไปนั่งสักหน่อยป็นมุมแนะนำหนังสือใหม่  ที่นั่งชิลล์ได้ทั้งวันแทบไม่อยากลุกไปไหนเลยค่ะ อยากจะบอกว่าพื้นที่บริเวณนี้ เป็น Green Library ด้วยนะคะ เพราะพื้นที้บริเวณนี้เป็นการใช้แสงสว่างจากดวงอาทิตย์ ที่สะท้อนมาจากกระจกดำตัดแสงที่ช่วยลดความร้อน ช่วยลดพลังงานความร้อนที่เข้ามาภายในอาคารได้เป็นอย่างดีค่ะ 

   

เอาแค่น้ำจิ้มไปก่อนนะคะ เพื่อให้เป็นการไม่เสียเวลาผู้เขียนจะพาเข้าห้องประชุมกันเลยนะคะ   

  เวลา 10.15 น. พี่ๆเจ้าหน้าที่พาเข้าห้องประชุม เพื่อเข้ารับฟังการบรรยายแลกเปลี่ยนเรียนรู้ โดยได้รับเกียรติจากท่านรองศาสตราจารย์ ดร.อมร เพชรสม ผู้อำนวยการสำนักงานวิทยทรัพยากร เป็นวิทยากรในการบรรยายในครั้งนี้ค่ะ

   

 ก่อนการบรรยายได้รับชม VDO ประวัติความเป็นมาของสำนักงานวิทยทรัพยากรฯ 

สำนักงานวิทยทรัพยากร จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย
    สำนักงานวิทยทรัพยากร (หอสมุดกลาง) จัดตั้งขึ้นเมื่อแรกตั้งโรงเรียนข้าราชการพลเรือน พ.ศ. 2453 หลังจากที่โรงเรียนข้าราชการพลเรือนได้รับการสถาปนาเป็นจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย ห้องสมุดโรงเรียนข้าราชการพลเรือนจึงเปลี่ยนชื่อเป็นหอสมุดกลาง จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย เมื่อวันที่ 26 มีนาคม พ.ศ. 2458 โดยตั้งอยู่ที่คณะอักษรศาสตร์ ต่อมา มีพระราชกฤษฎีกาจัดตั้ง สถาบันวิทยบริการ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยเมื่อวันที่ 31 พฤษภาคม พ.ศ. 2521 โดยการรวมหน่วยงานหลัก 3 หน่วยงาน คือ หอสมุดกลาง ศูนย์เอกสารประเทศไทย และศูนย์โสตทัศนศึกษากลา

บริการของห้องสมุดสำนักงานวิทยทรัพยากร จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย
   1.บริการยืม-คืน
   2.บริการตรวจสอบรายชื่อหนังสือที่ยืม
   3.บริการค้นหาทรัพยากรสารสนเทศ
   4.บริการเตือนก่อนถึงกำหนดส่งหนังสือ
   5.บริการแจ้งหนังสือหาย
   6.บริการจองหนังสือ
   7.บริการเก็บสำรองหนังสือ
   8.บริการยืม-คืนและนำส่งหนังสือระหว่างห้องสมุดในจุฬาฯ
   9.บริการยืมหนังสือของห้องสมุดมหาวิทยาลัยอื่น
  10.บริการตอบคำถามและช่วยค้นคว้า
  11.บริการอบรม/สอนการรู้และการใช้ทรัพยากรสารสนเทศ
  12.บริการปฐมนิเทศการใช้ห้องสมุด
  13.บริการผลิตสื่อการศึกษา
  14.บริการบันทึกการเรียนการสอน การประชุม สัมมนา การอบรมทางวิชาการ
  15.บริการถ่ายทอดภาพเหตุการณ์ผ่านระบบเครือข่าย
  16.บริการสื่อประชาสัมพันธ์ผ่านจอภาพ
  17.บริการแปลงสื่อ
  18.บริการการเรียนการสอน/การประชุมทางไกลผ่านจอภาพ
  19.บริการคลังข้อมูลสื่อ
  20.บริการอบรมการผลิตสื่อ
  21.บริการสื่อสารบันเทิง
  22.บริการพื้นที่เรียนรู้
  23.บริการคอมพิวเตอร์เพื่อการใช้งานอินเทอร์เน็ตและสืบค้นสารสนเทศ
  24.บริการใช้อินเทอร์เน็ตผ่าน ระบบ VPN (Virtual Private Network)
  25.บริการวารสารและหนังสือพิมพ์
  26.บริการถ่ายเอกสารและบริการถ่าย พิมพ์ สแกนเอกสารด้วยตัวเอง
  27.บริการห้องประชุม
  28.บริการห้องค้นคว้ากลุ่ม
  29.บริการห้องนมาซ
  30.บริการหนังสือที่อยู่ระหว่างการจัดเตรียมเพื่อให้บริการ
  31.บริการแนะนำหนังสือเข้าห้องสมุด
  32.บริการร้านอาหารว่างและเครื่องดื่ม ตู้จำหน่ายอาหารว่างและเครื่องดื่มอัตโนมัติ
  33.บริการร้านขายของที่ระลึก
ที่มา : https://www.car.chula.ac.th/sitemap.php

พื้นที่ให้บริการ มีให้บริการ 7 ชั้น ด้วยกัน
       ชั้น 1 แบ่งออกเป็น 9 โซน
โซนที่ 1 บริการตอบคำถามและช่วยค้นคว้า
โซนที่ 2 บริการยืม-คืน และยืมระหว่างห้องสมุด
โซนที่ 3 บริการคอมพิวเตอร์สืบค้น และใช้งานอินเตอร์เน็ต
โซนที่ 4 บริการวารสาร หนังสือพิมพ์
โซนที่ 5 บริการหนังสือจอง
โซนที่ 6 มุมแนะนำหนังสือใหม่
โซนที่ 7 บริการถ่ายเอกสาร/พิมพ์เอกสาร/สแกนเอกสาร ด้วยตัวเอง
โซนที่ 8 มุมกาแฟ
โซนที่ 9 มุมขายของที่ระลึก

      ชั้น 2 แบ่งออกเป็น 3 โซน
โซนที่ 1 ห้องค้นคว้ากลุ่ม หมายเลข 1-6
โซนที่ 2 บริการส่งเสริมการรู้สารสนเทศ
โซนที่ 3 บริการสนับสนุนการวิจัย

     ♦ ชั้น 3 แบ่งออกเป็น 4 โซน
โซนที่ 1 บริการสื่อการศึกษา
โซนที่ 2 ศูนย์พัฒนาสื่อ นวัตกรรม และเทคโนโลยี
โซนที่ 3 ศูนย์สัมผัสวัฒนธรรมจีน สถาบันขงจื่อแห่งจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย
โซนที่ 4 ห้องประชุม

      ♦ ชั้น 4 แบ่งออกเป็น 5 โซน
โซนที่ 1 หนังสือสาขามนุษยศาสตร์และวรรณกรรม (Central Library 000,400,800)
โซนที่ 2 หนังสือสาขาวิทยาศาสตร์ (Central Library 500, 600)
โซนที่ 3 ห้องค้นคว้ากลุ่ม หมายเลข 7-10
โซนที่ 4 ห้องอบรมคอมพิวเตอร์
โซนที่ 5 บริการ wifi สำหรับบุคคลภายนอก

      ♦ ชั้น 5 แบ่งออกเป็น 5 โซน
โซนที่ 1 หนังสือสาขาสังคมศาสตร์ (Central Library 100, 200, 300, 700, 900)
โซนที่ 2 ศูนย์สารสนเทศนานาชาติ (Internationa Information Center)
โซนที่ 3 ศูนย์รัสเซีย มูลนิธิรุกีมีร์
โซนที่ 4 ห้องค้นคว้ากลุ่ม หมายเลข 11-12
โซนที่ 5 บริการร้านถ่ายเอกสาร

     ♦ ชั้น 6 แบ่งออกเป็น 4 โซน
โซนที่ 1 ศูนย์สารสนเทศประเทศไทยและประชาคมอาเซียน (Thailand and ASEAN Information Center)
โซนที่ 2 หนังสือหายาก ( Rare Books)
โซนที่ 3 สิ่งพิมพ์จุฬา ฯ (Chula Collection) / สิ่งพิมพ์ประเทศไทย (Thailand Collection) /สิ่งพิมพ์รัฐบาล (Government Publication)
โซนที่ 4 จุฬาฯ ภารัตคดีสถาน ( Indian Corner, CU)

     ♦ ชั้น 7 แบ่งออกเป็น 2 โซน
โซนที่ 1 ห้องนิทรรศการจุฬาลงกรณ์ราชบรรณาลัย
โซนที่ 2 ห้องประชุม

เวลาที่เปิดให้บริการอาคารมหาธีราชานุสรณ์ (หอสมุดกลาง)

♡ เปิดให้บริการ

บริเวณพื้นที่เปิดให้บริการชั้น 3 – ชั้น 6   วันจันทร์   – วันศุกร์        เปิดให้บริการเวลา   08.00 น. – 19.00 น.
บริเวณพื้นที่เปิดให้บริการชั้น 1 – ชั้น 6   วันเสาร์    – วันอาทิตย์    เปิดให้บริการเวลา   09.00 น. – 18.00 น.
บริเวณพื้นที่เปิดให้บริการชั้น 7              วันจันทร์   – วันศุกร์        เปิดให้บริการเวลา   09.00 น. – 17.00 น.
                                                      วันเสาร์    – วันอาทิตย์     ปิดให้บริการ
สาขาจามจุรี 10 เปิดให้บริการ               วันจันทร์   – วันศุกร์        เปิดให้บริการเวลา   09.00 น. – 17.00 น.
                                                      วันเสาร์    – วันอาทิตย์    เปิดให้บริการเวลา   09.00 น. – 18.00 น.

      *ในช่วงสอบ เปิดให้บริการ 24/7 เปิดให้บริการช่วงสอบตลอด 24 ชั่วโมง แบบไม่มีวันหยุด ที่ชั้น 1 และ ชั้น 2  และได้มีการพัฒนาพื้นที่การเรียนรู้บริเวณชั้น 1 และชั้น 3 ให้เป็น Learning And Sharing Arena โดยนําเทคโนโลยีมาประยุกต์ใช้เพื่อตอบรับ Life Style ของผู้ใช้งานในยุคปัจจุบัน จัดสรรพื้นที่สําหรับแสดงนิทรรศการบริเวณโถงชั้น 1 เพื่อส่งเสริมการเรียนรู้แบบบูรณาการนอกเหนือจากในหนังสือและในห้องเรียน รวมถึงการนำเทคโนโลยีสิ่งอำนวยความสะดวกทางด้านไอทีมาให้บริการเต็มรูปแบบ เช่น การเชื่อมต่อเครือข่ายอินเตอร์เน็ตแบบไร้สาย (WIFI Access) มีให้บริการเพื่อการเชื่อมต่อในสำนักงานวิทยทรัพยากร / การให้บริการคอมพิวเตอร์และสิ่งอำนวยความสะดวกที่เชื่อมต่อกับเครือข่ายคอมพิวเตอร์ Library PCs / Headphones การให้บริการหูฟัง / Video station จุดบริการฉายวีดิทัศน์ผ่านคอมพิวเตอร์และเครื่องเครื่องฉายวีดิทัศน์ เพื่อการใช้บริการสื่อสารบันเทิง ฯลฯ

ลังจากที่วิทยากรบรรยายเสร็จแล้ว พาเดินชมบริเวณโดยรอบอาคารสำนักงานฯ ตลอดทางเดินบริเวณห้องประชุมมีตู้บัตรรายการ และครุภัณฑ์ต่างๆที่มีความเก่าแก่และมีคุณค่าได้ถูกเอามาวางเรียงรายตามแนวทางเดิน และได้ถูกจัดเรียงไว้เพื่อให้ผู้ใช้บริการได้ชมค่ะ

  สตูดิโอสําหรับผลิตสื่อเสียง และสื่อวีดิทัศน์เพื่อใช้ในการสนับสนุนการเรียนการสอน  การเรียนการสอนและรองรับรูปแบบการเรียนแบบใหม่ด้วยระบบการผลิตสื่อที่ทันสมัยห้องให้บริการถ่ายทอดภาพเหตุการณ์ผ่านระบบเครือข่าย / บริการผลิตสื่อการศึกษา / บริการการเรียนการสอน/การประชุมทางไกลผ่านจอภาพ / บริการสื่อสารบันเทิง ฯลฯ

  นิทรรศการคลังข้อมูลเฉลิมพระเกียรติพระบาทสมเด็จพระจุลจอมเกล้าเจ้าอยู่หัว ห้องจุฬาลงกรณ์ราชบรรณาลัย คลังความรู้ดิจิทัลที่จัดทําขึ้นเพื่อเฉลิมพระเกียรติพระบาทสมเด็จพระจุลจอมเกล้าเจ้าอยู่หัว สามารถใช้งานได้ทุกที่ทุกเวลา และยังมีนิทรรศการจุฬาลงกรณ์ราชบรรณาลัยที่จัดควบคู่ไปกับงานเสวนาจากผู้ทรงคุณวุฒิในแขนงต่าง ๆ นอกจากนี้สํานักงานยังได้พัฒนา e-journal และ e-resource ของตนเอง และพัฒนาการจัดเก็บสื่อโดยใช้ระบบคลังจัดเก็บที่ได้รับมาตรฐานเพื่อรวบรวมเป็นฐานข้อมูลเดียวกันอีกด้วย

มุมพระราชประวัติและลำดับเหตุการณ์สำคัญ
มุมยุคอัศดงคตานุวัตร
มุมคลังข้อมูล คลังความรู้
มุมหนังสือที่ระลึกจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยในวาระต่างๆ
มุมยุคโลกาภิวัฒน์

  อ่านเพิ่มเติมได้ที่ : http://kingchulalongkorn.car.chula.ac.th/th/home

  ศูนย์มรดกภูมิปัญญา จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย ตั้งอยู่บริเวณชั้น 6 ของสำนักงานวิทยทรัพยากร เปรียบเสมือนเป็นศูนย์งานพัฒนาและบริการทรัพยากรสารสนเทศที่เป็นมรดกทางภูมิปัญญาของจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย โดยได้มีการดำเนินการจัดหาและรวบรวมหนังสือหายาก เอกสารที่เป็นสิ่งพิมพ์หายากและมีความความเก่าแก่ รวมไปถึงสื่อต่างๆที่ทรงคุณค่าของมหาวิทยาลัย โดยทางศูนย์ฯจะให้ความสำคัญกับการสงวนรักษาและอนุรักษ์ต้นฉบับอย่างเป็นระบบระเบียบ และต่อยอดองค์ความรู้ด้วยนวัตกรรมทางเทคโนโลยีสารสนเทศเอาไว้ค่ะ

อ่านเพิ่มเติมได้ที่ : http://www.car.chula.ac.th/rarebook.php

  ากที่ผู้เขียนได้เห็นและได้ทราบประวัติของสำนักงานวิทยทรัพยากร จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยมาพอสังเขป ทำให้ผู้เขียนได้รู้ว่าสํานักงานวิทยทรัพยากร มีความมุ่งมั่นที่จะเป็นหอสมุดกลางของประเทศ และไม่คิดที่จะหยุดพัฒนาการบริการรูปแบบใหม่ๆ จึงทำให้เป็นห้องสมุดที่มีความเป็น Best practice ที่สามารถตอบโจทย์การดำเนินการบรรลุผลได้สอดคล้องกับความคาดหวังของผู้ใช้บริการได้เป็นอย่างดี เมื่อรู้อย่างนี้แล้วเรามาดูบทบาทและแนวทางในการพัฒนาห้องสมุดในอนาคตของที่นี่ ว่าเป็นอย่างไรกันเลยค่ะ

บทบาทของห้องสมุดในอนาคตของสำนักงานวิทยทรัพยากร จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย
   ♡ การพัฒนาการให้บริการด้านสารสนเทศและสื่อต่างๆที่ทันสมัยและสอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้
   ♡ การร่วมมือกับคณะในการเตรียมความพร้อมให้นิสิตในการเข้าสู่ศตวรรษที่ 21
   ♡ การเผยแพร่ผลงาน องค์ความรู้ และนวัตกรรมที่เกิดจากประชาคมจุฬาฯสู่สังคมโลก
   ♡ การใช้ประโยชน์สูงสุดจากความรู้ความชำนาญของบุคลากรทั้งด้านเทคโนโลยีสารสนเทศและสื่อต่างๆ
   ♡ การจัดสรรพื้นที่ใช้สอยในห้องสมุดให้เกิดประโยชน์สูงสุด
   ♡ การสร้างเครือข่ายความร่วมมือระหว่างห้องสมุดในจุฬา นอกจุฬา รวมถึงต่างประเทศด้วย
   ♡ การพัฒนาบุคลากรของห้องสมุดให้สอดรับกับภารกิจต่างๆของห้องสมุดในอนาคต

แนวทางการพัฒนาของห้องสมุดในอนาคต
   ♡ ให้บริการที่รวดเร็วขึ้นกว่าเดิม
   ♡ ใช้เทคโนโลยีสมัยใหม่มาช่วยทั้งด้านบริหารจัดการ และการลดใช้แรงงาน
   ♡ ทำให้คนเห็นคุณค่าและใช้ประโยชน์จากองค์ความรู้ที่สะสมในห้องสมุดให้มากขึ้น
   ♡ ช่วยเหลือเกื้อกูลผู้ที่ด้อยโอกาสให้สามารถเข้าถึงแหล่งข้อมูลได้อย่างยุติธรรม
   ♡ สร้างกิจกรรมที่มีประโยชน์รองรับผู้ใช้บริการทุกภาคส่วน
   ♡ พัฒนาและเติมเต็มความสุขของบุคลากรห้องสมุด

ช่วงบ่าย เวลา 13.15 น.  

เข้าห้องประชุมเพื่อรับฟังการบรรยายเกี่ยวกับการบริหารองค์กร

      ต่อไปนี้ไปจะเป็นการดูงานในด้านของภารกิจงานทางด้านบริหาร โดยผู้เขียนจะขอเน้นไปในเรื่องของภารกิจงานด้านแผนและงบประมาณ  ซึ่งการบรรยายให้ความรู้โดย นางอังคณา บุญเลิศ ผู้อำนวยการฝ่ายบริหาร เริ่มด้วยการบรรยายถึงวิสัยทัศน์ พันธกิจหลัก โครงสร้างสำนักงานทรัพยวิทยากร และการบริหารจัดการในด้านต่างๆ ตามลำดับ

  วิสัยทัศน์  • เป็นศูนย์การเรียนรู้ที่มีพลวัตที่มุ่งเสริม พลังผู้คนในการศึกษาตลอดชีพ
   พันธกิจ   • เป็นสะพานเชื่อมคนกับความรู้เพื่อการเรียนรู้ตลอดชีพ
                • สนับสนุนและส่งเสริมการเรียนการสอน และงานวิจัย
                • รวบรวม จัดหมวดหมู่ และเผยแพร่องค์ความรู้ที่ได้จากการค้นคว้าวิจัยของประชาคมจุฬาฯ ให้เป็นที่ประจักษ์แก่ประชาคมโลก
     ซึ่งทั้งวิสัยทัศน์และพันธกิจนี้ได้มีการกำหนดยุทธศาสตร์ 2 ยุทธศาสตร์ 3 เป้าประสงค์ และ 16 กลยุทธ์ โดยจะสอดคล้องเกี่ยวเนื่องไปถึงการจัดทำโครงการต่างๆ มาตรการต่างๆที่สามารถช่วยให้สำนักงานวิทยทรัพยากร เป็นไปตามเป้าประสงค์ที่กำหนดไว้ โดยได้มีการกำหนดโครงการเอาไว้ให้บุคลากรทำในอีก 10 ปีข้างหน้า โดยประมาณ 60 กว่าโครงการ ซึ่งจะมีเรื่องของเงินเข้ามาเกี่ยวข้อง บางโครงการสามารถบรรลุผลได้โดยที่ไม่มีการใช้จ่ายงบประมาณ บางโครงการจะมีเงินเข้ามาเกี่ยวข้อง ด้วยรูปแบบพันธกิจ และวิสัยทัศน์ที่วางไว้ท่านผู้บริหารของสำนักงานวิทยทรัพยากรได้นำเอาแนวคิดของ Balanced Scorecard เข้ามาช่วยในการบริหารจัดการ ซึ่งท่านผู้อำนวยการจะบอกเสมอว่าที่นี่ไม่ได้เป็นหน่วยงานที่มีเรื่องรายได้เป็นหลัก ไม่ได้มุ่งแสวงหาผลกำไร แต่จะเน้นไปที่ผู้รับบริการได้รับผลกำไรจากการเข้าใช้บริการได้อย่างสูงสุด และมากไปกว่านั้น สำนักงานวิทยทรัพยากรยังได้ยึดถือปฏิบัติตามพระราชดำรัสของพระบาทสมเด็จพระมงกุฎเกล้าเจ้าอยู่หัว ที่ได้ดำรัสไว้ว่า

“เราจำต้องก้าวไปข้างหน้าเสมอ เราต้องไม่ถอยหลังเลยเป็นอันขาด แม้แต่หยุดก็ไม่ได้ เพราะการหยุดก็เสมอด้วยการถอยหลัง”

เมื่อผู้เขียนได้ยินคำขวัญนี้ ทำให้ผู้เขียนได้เห็นภาพชัดว่าเขาจะพาองค์กรของเขาไปในทิศทางไหน เป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่แท้จริงของเขาคืออะไร แล้วสิ่งที่เขาทำมันสามารถไปเสริมเป้าหมายของเขาได้อย่างไร และสุดท้ายพอเขาทำได้ เขาจะได้เห็นความภาคภูมิใจในสิ่งที่เขาทำ ดังเช่นที่ผู้เขียนได้เห็นการพัฒนาองค์กรของเขาในตอนนี้ .

   

   โครงสร้างสำนักงานวิทยทรัพยากร ที่มีการประกาศใช้ ณ วันที่ 29 ธันวาคม พ.ศ.2560

บุคลากรรวมทั้งหมดที่เป็นบุคลากรอยู่ในตำแหน่งยังไม่รวมอัตราว่าง 91 คน ถ้ารวมอัตราว่างเข้าไปด้วยเป็น 128 คน

โครงสร้างองค์กรจะประกอบไปด้วย 5 ฝ่ายหลัก
   1.ฝ่ายบริหาร
   2.ฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศห้องสมุด
   3.ฝ่ายบริการข้อมูลสารสนเทศ
   4.ฝ่ายจัดการข้อมูลสารสนเทศ
   5.ศูนย์สารสนเทศประเทศไทยและประชาคมอาเซียน
ทั้งนี้ทุกฝ่ายงานจะประกอบไปด้วย 2 กลุ่มภารกิจ โดยแต่ละกลุ่มภารกิจจะเป็นงานที่คาบเกี่ยวกันจึงทำให้สะดวกต่อการบริหารจัดการงานได้อย่างเป็นระบบยิ่งขึ้น

    โดยรายละเอียดภาระงานของสำนักงานวิทยทรัพยากร แบ่งออกเป็นกลุ่มภารกิจดังนี้
ภาระงานหลักของฝ่ายบริหาร สำนักงานวิทยทรัพยากร คือ เป็นหน่วยงานกลางของสำนักงานวิทยทรัพยากรและเป็นสำนักงานผู้อำนวยการ มีภาระหน้าที่รับผิดชอบ คือ การสนับสนุนงานบริหารด้านแผน งบประมาณ ยุทธศาสตร์ การเงิน บัญชี พัสดุ บุคคล สารบรรณ อาคารสถานที่ ประกันคุณภาพ การสื่อสารองค์กร และงานบริหารอื่นในการดำเนินการตามวัตถุประสงค์ของสำนักงาน รวมทั้งการอื่นใดตามที่ได้รับมอบหมายจากสำนักงานประกอบด้วยกลุ่มภารกิจดังนี้

งานด้านแผนและงบประมาณ
     นางสุรีย์ ทรัพย์สง่า หัวหน้ากลุ่มภารกิจบริหารแผนและการคลัง กล่าวบรรยายถึงภาระหน้าที่กลุ่มภารกิจบริหารแผนและการคลัง ประกอบด้วยงานหลัก 2 งาน
        1.งานแผนและงบประมาณ
        2.งานคลังและพัสดุ
  มีบุคลากรในกลุ่มภารกิจ จำนวน 8 คน
    1.ภารกิจหลัก บริหารแผนและการคลัง
        1.1 การจัดทำแผนยุทธศาสตร์แผนปฏิบัติงาน
        1.2 การจัดทำงบประมาณประจำปี
        1.3 การประกันคุณภาพ
        1.4 การบริหารจัดการงานด้านการเงิน การบัญชี การพัสดุ

     หน้าที่ความรับผิดชอบงานแผนและงบประมาณ
        ♦ ประสานงานในการจัดทำแผนยุทธศาสตร์ แผนปฏิบัติงานประจำปีและข้อตกลงการจัดทำผลผลิตของสำนักงานวิทยทรัพยากร
        ♦ จัดทำงบประมาณประจำปี
        ♦ ติดตามและประเมินผล
        ♦ รายงานผลผู้บริหารและมหาวิทยาลัย

    การบริหารแผนและงบประมาณ 

เงินงบประมาณรายได้

 เงินงบประมาณที่ได้รับจัดสรร

          

 เงินงบประมาณรายจ่าย

    

     เงินงบประมาณรายได้ทั้งหมดของสำนักงานวิทยทรัพยากร
     งบประมาณที่ฝ่ายบริหารจะต้องบริหารจัดการจะเป็น 1 ใน KPI ที่จะต้องบริหารจัดการการใช้งบประมาณให้ได้ตามตัวชี้วัดที่กำหนด บริหารงบประมาณให้เกิดความคุ้มค่ามากที่สุด ไม่จำเป็นต้องใช้ให้หมด โดยค่าใช้จ่ายหลักๆจะเป็นในเรื่องของค่าสาธารณูปโภค ค่าน้ำ ค่าไฟ จึงจำเป็นต้องหามาตรการเข้ามาช่วยในการลดภาระค่าใช้จ่าย ด้วยการรณรงค์ให้มีการประหยัดน้ำ ประหยัดไฟ ที่จะต้องทำให้ตัวเลขค่าใช้จ่ายลดลง เป็นอีก 1 โครงการยุทธศาสตร์ของผู้บริหารในเรื่องของการประหยัดพลังงาน ดังนั้นในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับสาธารณูปโภคทั้งหมดงานแผนจะเป็นผู้ดูแลทั้งหมด จากการทำโครงการในปีที่ผ่านมา ส่งผลให้ตัวเลขค่าใช้จ่ายสาธารณูปโภคลดลงกว่าในปีที่ผ่านมา ดังนั้นจึงต้องมีกระบวนการจัดทำแผนและงบประมาณ

 กระบวนการจัดทำแผนและงบประมาณ

     1.การวางแผนและจัดทำงบประมาณ
     2.การบริหารแผนและงบประมาณ
     3.การติดตามประเมินผลและการรายงานผล

การวางแผนและจัดทำงบประมาณ
หลักการและแนวทางในการจัดทำแผนและงบประมาณ

การจัดทำแผนสำหรับงานประจำ
  1.ข้อตกลงการจัดผลผลิต
  2.แผนงบประมาณประจำปี
  3.แผนและกรอบงบประมาณรายจ่ายในระยะ 3 ปีข้างหน้า (MTEF)

      หลักการจัดทำแผนงบประมาณของสำนักงานวิทยทรัพยากรถ้าเป็นงานใหม่หรืองานประจำ จะเรียกว่า งานยุทธศาสตร์ ในส่วนของงานประจำเอามาจากการทำแผนปฏิบัติงานประจำปี และรวมไปถึงการจัดทำแผนปฏิบัติงานล่วงหน้าไป 4 ปี ในการทำแผนประจำปีจะต้องนำเอากลับมาทำแผนงบประมาณการใช้จ่ายประจำปี แผนการจัดซื้อจัดจ้างครุภัณฑ์ หลักในการจัดทำแผนงบประมาณจะมีการอิงกับแผนยุทธศาสตร์ของมหาวิทยาลัย ซึ่งทางมหาวิทยาลัยมีการจัดทำแผนยุทธศาสต์ล่วงหน้า 15 ปี เริ่มตั้งแต่ ปี พ.ศ 2555 – พ.ศ 2570 ส่วนแผนยุทธศาสตร์ 4 ปีของท่านอธิการจะเป็น พ.ศ.2560 – พ.ศ.2563 จะนำมาประมวลผลให้มีความเหมาะสมทำเป็นแผนยุทธศาสตร์ของสำนักงานฯในปี พ.ศ.2560 – พ.ศ.2563 เมื่อได้แผนยุทธศาสตร์แล้ว ผู้อำนวยการสำนักงานฯจะมอบหมายโครงการต่างๆในแผนยุทธศาสตร์ให้แก่ผู้รับผิดชอบในแต่ละฝ่าย โดยผู้อำนวยการในแต่ละฝ่ายงานจะเป็นผู้รับผิดชอบโครงการตามยุทธศาสตร์ที่ท่านผู้อำนวยการมอบให้ รวมถึงในทุกๆปีผู้อำนวยการฝ่ายจะต้องจัดทำแผนปฏิบัติงานปัจจุบัน และล่วงหน้าไปอีก 3 ปี ของฝ่ายตนเอง แล้วนำมาทำแผนและกรอบงบประมาณรายจ่ายในระยะ 3 ปีข้างหน้า และส่งมายังงานแผนฯนำเข้าระบบเพื่อทางมหาวิทยาลัยจะมีการติดตามว่าแต่ละคณะ สถาบันตอนนี้มีโครงการยุทธศาสตร์ใดบ้าง ทางมหาวิทยาลัยจะเป็นผู้ควบคุมผ่านระบบการจัดเก็บและประมวลผลตัวชี้วัดภายในจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยด้วยตนเอง (SDA)

       SDA  คือ ระบบการจัดเก็บและประมวลผลตัวชี้วัดภายในจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย เป็นข้อมูลสัมฤทธิ์ SDA ของแต่ละส่วนงาน ที่ส่วนงานรายงานผลเข้าระบบจัดเก็บและประมวลผลตัวชี้วัดภายในจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย ในเว็บไซต์ของฝ่ายการงบประมาณ สํานักบริหารยุทธศาสตร์และการงบประมาณ

      ปฏิทินการจัดทำแผนปฏิบัติการ และแผนงบประมาณ

      ในระหว่างช่วงเดือนตุลาคมถึงเดือนพฤศจิกายนจะมีการทำงบแผ่นดิน งบประมาณเงินรายได้ของสำนักงานมหาวิทยาลัยจะจัดทำในช่วงเดือนกุมภาพันธ์-ถึงเดือนมีนาคม เป็นช่วงการจัดทำงบประมาณของสำนักงานมหาวิทยาลัย หลังจากที่ทราบผลของการจัดสรรงบแผ่นดินและการจัดสรรงบประมาณรายได้ในส่วนของสนง. จะเปิดโอกาสให้จัดทำงบประมาณของสำนักงานทรัพยาวิทยากรจะเป็นช่วงเดือนพฤษภาคม ถึงเดือนมิถุนายน จัดทำคำของบประมาณจะจัดทำในระบบ CU-ERP หลังจากที่งบประมาณมีการอนุมัติเรียบร้อยแล้ว ตัวชี้วัดต่างๆที่ได้มีการปรับลดลง หรืองบประมาณที่ได้รับการจัดสรรแล้ว ทางสำนักงานฯเองจะเป็นผู้นำมาจัดเก็บเข้าฐานข้อมูลตัวชี้วัดเพื่อเตรียมให้ศูนย์ฝ่ายที่มีการของบประมาณ และได้รับงบประมาณไปรับผิดชอบตัวชี้วัดเหล่านั้นแล้วก็จะนำมาลงระบบฐานข้อมูลตัวชี้วัดให้กับทุกศูนย์ฝ่ายกรอกรายงานผล ตามตัวชี้วัดเหล่านั้น ทำเป็นรายงานผลของตนเองมาทุกๆเดือน ในแต่ละไตรมาสจะมีการติดตามรวบรวมเพื่อนำเสนอทางมหาวิทยาลัยและกรรมการบริหารของสำนักงานฯอีกครั้งเพื่อความถูกต้อง

ระบบที่ใช้ในการจัดทำแผน
  1. ระบบงบประมาณ พัสดุ การเงินและบัญชี CU-ERP ผ่านเครือข่ายจุฬาฯ
  2. ระบบการจัดทำแผนปฏิบัติการประจำปี และโครงการยุทธศาสตร์
  3. ระบบการจัดเก็บและประมวลผลตัวชี้วัดภายในจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย (SDA)
  4. ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารงานนโยบายและแผน ได้แก่ ระบบฐานข้อมูลตัวชี้วัด

งานด้านประกันคุณภาพ
  1.จัดทำแผนและรายงานผลการบริหารความเสี่ยงของสำนักงานวิทยทรัพยากร
  2.สำรวจความพึงพอใจของผู้รับบริการ
  3.สำรวจความพึงพอใจของบุคลากรสำนักงานวิทยทรัพยากร
  4.การตรวจสอบคุณภาพภายใน
  5.การจัดการความรู้ (KM)
  6.จัดทำรายงานประจำปีสำนักงานวิทยทรัพยากร
ข้อมูลงานด้านประกันคุณภาพเพิ่มเติม : http://www.car.chula.ac.th/qaweb/

2.กลุ่มภารกิจ บริหารทั่วไป
  2.1 บริหารงานด้านงานธุรการ
  2.2 งานพัฒนาทรัพยากรบุคคล
  2.3 งานระบบกายภาพ
  2.4 สื่อสารนโยบายของผู้บริหาร โครงการและกิจกรรมต่างๆ สู่ประชาคมจุฬาฯ และสังคมภายนอก

ในกลุ่มภารกิจทั่วไป ผู้เขียนจะขอพูดถึงงานด้านทรัพยากรบุคคล

งานด้านทรัพยากรบุคคล
   1.จัดทำระบบใบลาออนไลน์ของสำนักงานฯ โดยหารือกับสำนักบริหารเทคโนโลยีฯจุฬาฯ
   2.สร้างแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ และรับสมัครทางออนไลน์ผ่านทางเว็ปไซต์สำนักงานฯ
   3.ทางส่วนงานทำการประเมินนอกระบบ CU-HR โดยส่วนงานจะเป็นคนทำการบันทึกผลการประเมิน และเปอร์เซ็นการขึ้นเงินเดือนเพื่อปรับเงินเดือนประจำปี ในระบบ CU-HR
   4.จัดทำระบบงานสารสนเทศเพื่อการบริหารงานบุคคล ระบบใบรับสมัครงานออนไลน์
   5.ระบบ iProfile ของสำนักงานวิทยทรัพยากร 2557 จัดทำขึ้นเพื่อเป็นที่จัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลของบุคลากร สะดวกในการค้นหาเน้นการปฏิบัติงานในระบบ Employee Self Service 2561 โดยหนังสือรับรองเงินเดือนทั้งภาษาไทย/อังกฤษ จะมีรูปแบบใหม่ที่ต้องลงนามรับรองโดยมหาวิทยาลัย (หนังสือรับรองเงินเดือน จะเป็น pdf เพื่อไม่ให้มีการแก้ไขซึ่งจะส่งให้บุคลากรผู้ขอทาง CU e-mail) โดยการส่งคำขอหนังสือรับรองเงินเดือน จะสามารถกระทำได้สะดวกขึ้น ผ่านทาง Browser ในรูปของ Application (SAP)

ผู้เขียนขอเพิ่มเติมในเรื่องของระบบสารสนเทศที่ใช้ในการปฏิบัติงานฝ่ายบริหารของสำนักวิทยทรัพยากร โดยดำเนินการในรูปของระบบสำนักงานอัตโนมัติ ว่ามีระบบอะไรบ้าง..ตามนี้เลยค่ะ
   1.ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (LessPaper ผ่านเครือข่ายจุฬาฯ)
   2.ระบบงานสารสนเทศเพื่อการบริหารงานบุคคล ได้แก่
      – ระบบ CU-HR ผ่านเครือข่ายจุฬาฯ
      – iProfile
      – ระบบการบริหารจัดการด้านการลา ผ่านระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Document Management System – EDMS)
   3. ระบบงานสารสนเทศเพื่อการบริหารงานกายภาพ ได้แก่ ระบบจองทรัพยากรและแจ้งซ่อมออนไลน์
   4. ระบบงบประมาณ พัสดุ การเงินและบัญชี CU-ERP ผ่านเครือข่ายจุฬาฯ
   5. ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารงานนโยบายและแผน ได้แก่ ระบบฐานข้อมูลตัวชี้วัด

ากการไปดูงานในครั้งนี้ทำผู้เขียนให้ได้เห็นห้องสมุดที่มีความเป็น Best Practices มีบรรยากาศสบายๆ อบอุ่น เอื้อต่อการศึกษา ค้นหา ทำวิจัย เพราะมีสิ่งอำนวยความสะดวกอย่างครบครัน เรียกได้ว่ามาที่นี่จบที่นี่เลยก็ว่าได้เพราะมีพื้นที่เพื่อทำกิจกรรมในรูปแบบที่ต้องการได้อย่างหลากหลาย มีการนำแนวคิดและวิธีการใหม่ๆในการให้บริการผู้ใช้ได้อย่างสร้างสรรค์และทันสมัย สามารถตอบสนองความพึงพอใจของผู้ใช้บริการได้เป็นอย่างดี การไปดูงานครั้งถือว่าเป็นประโยชน์แก่ผู้เขียนเป็นอย่างยิ่งในการนำเอาวิธีคิด บทบาทและการพัฒนามาปรับใช้ในการทำงานของตนเองให้เกิดประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

เขียนโดย : นางสาวกิริยา  วรกัลยากุล / ตรวจโดย : นางจิตาภา สัจจโสภณ
ภาพโดย : จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย  และคุณธวัชชัย  สิงห์ตาก้อง 
ที่มา : https://www.car.chula.ac.th/sitemap.php  ►Click◄  

ห้องสมุดอื่นๆในจุฬาฯ  :https://www.car.chula.ac.th/chulalinet.php


Mahidol University Library and Knowledge Center @ 2019