ดูงานที่สำนักงานวิทยทรัพยากร จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย
วันจันทร์ที่ 17 ธันวาคม 2561
ณ อาคารมหาธีรราชานุสรณ์ กรุงเทพฯ
วันจันทร์ที่ 17 ธันวาคม พ.ศ.2561 ดร. รุจเรขา วิทยาวุฑฒิกุล ผู้อำนวยการหอสมุดและคลังความรู้มหาวิทยาลัยมหิดล พร้อมด้วยคณะผู้บริหาร และบุคลากรหอสมุดและคลังความรู้มหาวิทยาลัยมหิดล รวม 33 คน เดินทางไปดูงานที่สำนักงานวิทยทรัพยากร จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย ที่ตั้ง 254 อาคารมหาธีรราชานุสรณ์ ถนนพญาไท แขวงวังใหม่ เขตปทุมวัน กรุงเทพมหานคร 10330
โดยมีวัตถุประสงค์
1.เพื่อให้บุคลากรสำนักงานผู้อำนวยการได้รับความรู้ ความเข้าใจ และประสบการณ์นอกเหนือจากการทำงานในที่ทำงาน และเกิดความตระหนักถึงบทบาทหน้าที่ในการทำงานของตนได้อย่างเชิงรุก
2.เพื่อเป็นการส่งเสริมให้บุคลากรสำนักงานผู้อำนวยการมีแนวทางในการเกิดความคิดริเริ่มพัฒนาการทำงานสำนักงานฯประยุกต์ใช้ให้งานออกมาดียิ่งขึ้น
3.เพื่อเป็นการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ และเปรียบเทียบกระบวนการดำเนินงานในด้านต่างๆ เกี่ยวกับการจัดระบบการบริหารจัดการขององค์กรอื่น ในด้านงานบริหารธุรการ งานสารบรรณ งานแผนงบประมาณ งานพัฒนาคุณภาพ รวมไปถึงงานพัฒนาทรัพยากรบุคคล ฯลฯ เพื่อนำมาปรับใช้และพัฒนาองค์กรเกิดการบริหารจัดการใหม่ๆที่เป็นประโยชน์มากยิ่งขึ้น
การไปดูงานครั้งแรกของผู้เขียนจะเป็นอย่างไร เรามาเริ่มกันเลยดีกว่าค่ะ 😀
เวลา 07.15 น. – 09.30 น. เดินทางถึง ณ สำนักงานวิทยทรัพยากร จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย ได้รับการต้อนรับจากเจ้าหน้าที่สำนักงานวิทยทรัพยากรด้วยรอยยิ้มที่อบอวนไปด้วยความอบอุ่นและน่ารักเป็นกันเองมากค่ะ
เมื่อเดินเข้ามาภายในบริเวณชั้น 1 จะเห็นได้ชัดพื้นที่ถูกจัดแยกเป็นโซน มีอยู่ด้วยกัน 9 โซน แต่ที่สะดุดตาผู้เขียนจะเห็นเป็นมุมบริการร้านอาหารว่างและเครื่องดื่ม พร้อมทั้งตู้จำหน่ายอาหารว่างและเครื่องดื่มอัตโนมัติที่มีสารพัดอาหารให้เลือก อาทิ foodie , ฟาร์มเฮ้าส์ , ตู้เครื่องดื่ม , ตู้นมแลคตาซอย เป็นต้น เวลาอ่านหนังสือเพลินๆเกิดหิวขึ้นมา ก็สามารถกดอาหารมาทานได้ทุกเมื่อ ใครอยากทานอาหารควบคู่กับการอ่านหนังสือไปด้วยสามารถทานได้บริเวณชั้น 1 และ 2 ค่ะ ถ้านำไปทานชั้นอื่นระวังโดนดุเอานะคะ พี่ๆ เขาเตือนแล้วนะคะ แฮะๆ 🙂
ผู้เขียนขอเพิ่มเติมในสิ่งที่ผู้เขียนให้ความสนใจ และเห็นว่าน่าจะเป็นประโยชน์ในการนำมาปรับใช้กับบริการห้องสมุดของเราค่ะ ที่สํานักงานวิทยทรัพยากรได้เล็งเห็นถึงความสําคัญของการเป็นสถานที่ที่นิสิตใช้ในการเรียนรู้ค้นคว้าอ่านหนังสือนอกเหนือจากห้องเรียน จึงมีแนวคิดที่จะทำให้ที่นี่เป็นเหมือนบ้านหลังที่สองของนิสิตที่มีความอบอุ่น ปลอดภัย มีสิ่งอำนวยความสะดวก ในด้านสาธารณูปโภคและเครื่องมือเทคโนโลยีต่าง ๆ ที่จะสนับสนุนการเรียนรู้ค้นคว้า และอ่านหนังสือของนิสิต จึงได้ติดตั้งเครื่องจําหน่ายสินค้าอัตโนมัติที่ให้บริการเครื่องดื่มและอาหาร จัดหาเก้าอี้นอนแบบพับได้สําหรับบริการยามค่ำคืน เพื่อช่วยอํานวยความสะดวกให้แก่นิสิตที่เข้ามาใช้ห้องสมุดโดยไม่ต้องเสี่ยงภัยกลับบ้านในตอนกลางคืน นี่อาจจะเป็นกลยุทธ์เด็ดที่ทำให้มีผู้มาใช้บริการมากมายหลากหลายวัยเลยค่ะ
อ้อ ! ที่นี่ยังมีบริการเครื่องพิมพ์ / ถ่าย / สแกนเอกสารด้วยตนเองด้วยนะคะ เพื่อเป็นระบบการให้บริการที่ทันสมัยพร้อมสิ่งอำนวยความสะดวกที่ตอบสนองพฤติกรรมการเรียนรู้ให้แก่ผู้ใช้บริการทุกกลุ่มทุกวัย บริเวณชั้น 1 มีให้บริการจำนวน 4 เครื่อง ชั้น 6 จำนวน 1 เครื่อง โดยผู้ใช้บริการสามารถใช้บริการได้ในราคาที่ถูกกว่าราคาร้านค้าภายนอกอีกด้วย
ถัดมาจะเป็น มุมบริการคอมพิวเตอร์สืบค้น และใช้งานอินเทอร์เน็ต เครื่องคอมพิวเตอร์ที่นี่มีค่อนข้างมาก จึงเพียงพอเพื่อรองรับการใช้งานของนิสิต
มุมต่อไปเป็นมุมที่ใครไปก็ต้องขอแวะไปนั่งสักหน่อย เป็นมุมแนะนำหนังสือใหม่ ที่นั่งชิลล์ได้ทั้งวันแทบไม่อยากลุกไปไหนเลยค่ะ อยากจะบอกว่าพื้นที่บริเวณนี้ เป็น Green Library ด้วยนะคะ เพราะพื้นที้บริเวณนี้เป็นการใช้แสงสว่างจากดวงอาทิตย์ ที่สะท้อนมาจากกระจกดำตัดแสงที่ช่วยลดความร้อน ช่วยลดพลังงานความร้อนที่เข้ามาภายในอาคารได้เป็นอย่างดีค่ะ
เอาแค่น้ำจิ้มไปก่อนนะคะ เพื่อให้เป็นการไม่เสียเวลาผู้เขียนจะพาเข้าห้องประชุมกันเลยนะคะ
เวลา 10.15 น. พี่ๆเจ้าหน้าที่พาเข้าห้องประชุม เพื่อเข้ารับฟังการบรรยายแลกเปลี่ยนเรียนรู้ โดยได้รับเกียรติจากท่านรองศาสตราจารย์ ดร.อมร เพชรสม ผู้อำนวยการสำนักงานวิทยทรัพยากร เป็นวิทยากรในการบรรยายในครั้งนี้ค่ะ
ก่อนการบรรยายได้รับชม VDO ประวัติความเป็นมาของสำนักงานวิทยทรัพยากรฯ
สำนักงานวิทยทรัพยากร จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย
สำนักงานวิทยทรัพยากร (หอสมุดกลาง) จัดตั้งขึ้นเมื่อแรกตั้งโรงเรียนข้าราชการพลเรือน พ.ศ. 2453 หลังจากที่โรงเรียนข้าราชการพลเรือนได้รับการสถาปนาเป็นจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย ห้องสมุดโรงเรียนข้าราชการพลเรือนจึงเปลี่ยนชื่อเป็นหอสมุดกลาง จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย เมื่อวันที่ 26 มีนาคม พ.ศ. 2458 โดยตั้งอยู่ที่คณะอักษรศาสตร์ ต่อมา มีพระราชกฤษฎีกาจัดตั้ง สถาบันวิทยบริการ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยเมื่อวันที่ 31 พฤษภาคม พ.ศ. 2521 โดยการรวมหน่วยงานหลัก 3 หน่วยงาน คือ หอสมุดกลาง ศูนย์เอกสารประเทศไทย และศูนย์โสตทัศนศึกษากลา
บริการของห้องสมุดสำนักงานวิทยทรัพยากร จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย
1.บริการยืม-คืน
2.บริการตรวจสอบรายชื่อหนังสือที่ยืม
3.บริการค้นหาทรัพยากรสารสนเทศ
4.บริการเตือนก่อนถึงกำหนดส่งหนังสือ
5.บริการแจ้งหนังสือหาย
6.บริการจองหนังสือ
7.บริการเก็บสำรองหนังสือ
8.บริการยืม-คืนและนำส่งหนังสือระหว่างห้องสมุดในจุฬาฯ
9.บริการยืมหนังสือของห้องสมุดมหาวิทยาลัยอื่น
10.บริการตอบคำถามและช่วยค้นคว้า
11.บริการอบรม/สอนการรู้และการใช้ทรัพยากรสารสนเทศ
12.บริการปฐมนิเทศการใช้ห้องสมุด
13.บริการผลิตสื่อการศึกษา
14.บริการบันทึกการเรียนการสอน การประชุม สัมมนา การอบรมทางวิชาการ
15.บริการถ่ายทอดภาพเหตุการณ์ผ่านระบบเครือข่าย
16.บริการสื่อประชาสัมพันธ์ผ่านจอภาพ
17.บริการแปลงสื่อ
18.บริการการเรียนการสอน/การประชุมทางไกลผ่านจอภาพ
19.บริการคลังข้อมูลสื่อ
20.บริการอบรมการผลิตสื่อ
21.บริการสื่อสารบันเทิง
22.บริการพื้นที่เรียนรู้
23.บริการคอมพิวเตอร์เพื่อการใช้งานอินเทอร์เน็ตและสืบค้นสารสนเทศ
24.บริการใช้อินเทอร์เน็ตผ่าน ระบบ VPN (Virtual Private Network)
25.บริการวารสารและหนังสือพิมพ์
26.บริการถ่ายเอกสารและบริการถ่าย พิมพ์ สแกนเอกสารด้วยตัวเอง
27.บริการห้องประชุม
28.บริการห้องค้นคว้ากลุ่ม
29.บริการห้องนมาซ
30.บริการหนังสือที่อยู่ระหว่างการจัดเตรียมเพื่อให้บริการ
31.บริการแนะนำหนังสือเข้าห้องสมุด
32.บริการร้านอาหารว่างและเครื่องดื่ม ตู้จำหน่ายอาหารว่างและเครื่องดื่มอัตโนมัติ
33.บริการร้านขายของที่ระลึก
ที่มา : https://www.car.chula.ac.th/sitemap.php
พื้นที่ให้บริการ มีให้บริการ 7 ชั้น ด้วยกัน
♦ ชั้น 1 แบ่งออกเป็น 9 โซน
โซนที่ 1 บริการตอบคำถามและช่วยค้นคว้า
โซนที่ 2 บริการยืม-คืน และยืมระหว่างห้องสมุด
โซนที่ 3 บริการคอมพิวเตอร์สืบค้น และใช้งานอินเตอร์เน็ต
โซนที่ 4 บริการวารสาร หนังสือพิมพ์
โซนที่ 5 บริการหนังสือจอง
โซนที่ 6 มุมแนะนำหนังสือใหม่
โซนที่ 7 บริการถ่ายเอกสาร/พิมพ์เอกสาร/สแกนเอกสาร ด้วยตัวเอง
โซนที่ 8 มุมกาแฟ
โซนที่ 9 มุมขายของที่ระลึก
♦ ชั้น 2 แบ่งออกเป็น 3 โซน
โซนที่ 1 ห้องค้นคว้ากลุ่ม หมายเลข 1-6
โซนที่ 2 บริการส่งเสริมการรู้สารสนเทศ
โซนที่ 3 บริการสนับสนุนการวิจัย
♦ ชั้น 3 แบ่งออกเป็น 4 โซน
โซนที่ 1 บริการสื่อการศึกษา
โซนที่ 2 ศูนย์พัฒนาสื่อ นวัตกรรม และเทคโนโลยี
โซนที่ 3 ศูนย์สัมผัสวัฒนธรรมจีน สถาบันขงจื่อแห่งจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย
โซนที่ 4 ห้องประชุม
♦ ชั้น 4 แบ่งออกเป็น 5 โซน
โซนที่ 1 หนังสือสาขามนุษยศาสตร์และวรรณกรรม (Central Library 000,400,800)
โซนที่ 2 หนังสือสาขาวิทยาศาสตร์ (Central Library 500, 600)
โซนที่ 3 ห้องค้นคว้ากลุ่ม หมายเลข 7-10
โซนที่ 4 ห้องอบรมคอมพิวเตอร์
โซนที่ 5 บริการ wifi สำหรับบุคคลภายนอก
♦ ชั้น 5 แบ่งออกเป็น 5 โซน
โซนที่ 1 หนังสือสาขาสังคมศาสตร์ (Central Library 100, 200, 300, 700, 900)
โซนที่ 2 ศูนย์สารสนเทศนานาชาติ (Internationa Information Center)
โซนที่ 3 ศูนย์รัสเซีย มูลนิธิรุกีมีร์
โซนที่ 4 ห้องค้นคว้ากลุ่ม หมายเลข 11-12
โซนที่ 5 บริการร้านถ่ายเอกสาร
♦ ชั้น 6 แบ่งออกเป็น 4 โซน
โซนที่ 1 ศูนย์สารสนเทศประเทศไทยและประชาคมอาเซียน (Thailand and ASEAN Information Center)
โซนที่ 2 หนังสือหายาก ( Rare Books)
โซนที่ 3 สิ่งพิมพ์จุฬา ฯ (Chula Collection) / สิ่งพิมพ์ประเทศไทย (Thailand Collection) /สิ่งพิมพ์รัฐบาล (Government Publication)
โซนที่ 4 จุฬาฯ ภารัตคดีสถาน ( Indian Corner, CU)
♦ ชั้น 7 แบ่งออกเป็น 2 โซน
โซนที่ 1 ห้องนิทรรศการจุฬาลงกรณ์ราชบรรณาลัย
โซนที่ 2 ห้องประชุม
เวลาที่เปิดให้บริการอาคารมหาธีราชานุสรณ์ (หอสมุดกลาง)
♡ เปิดให้บริการ
บริเวณพื้นที่เปิดให้บริการชั้น 3 – ชั้น 6 วันจันทร์ – วันศุกร์ เปิดให้บริการเวลา 08.00 น. – 19.00 น.
บริเวณพื้นที่เปิดให้บริการชั้น 1 – ชั้น 6 วันเสาร์ – วันอาทิตย์ เปิดให้บริการเวลา 09.00 น. – 18.00 น.
บริเวณพื้นที่เปิดให้บริการชั้น 7 วันจันทร์ – วันศุกร์ เปิดให้บริการเวลา 09.00 น. – 17.00 น.
วันเสาร์ – วันอาทิตย์ ปิดให้บริการ
สาขาจามจุรี 10 เปิดให้บริการ วันจันทร์ – วันศุกร์ เปิดให้บริการเวลา 09.00 น. – 17.00 น.
วันเสาร์ – วันอาทิตย์ เปิดให้บริการเวลา 09.00 น. – 18.00 น.
*ในช่วงสอบ เปิดให้บริการ 24/7 เปิดให้บริการช่วงสอบตลอด 24 ชั่วโมง แบบไม่มีวันหยุด ที่ชั้น 1 และ ชั้น 2 และได้มีการพัฒนาพื้นที่การเรียนรู้บริเวณชั้น 1 และชั้น 3 ให้เป็น Learning And Sharing Arena โดยนําเทคโนโลยีมาประยุกต์ใช้เพื่อตอบรับ Life Style ของผู้ใช้งานในยุคปัจจุบัน จัดสรรพื้นที่สําหรับแสดงนิทรรศการบริเวณโถงชั้น 1 เพื่อส่งเสริมการเรียนรู้แบบบูรณาการนอกเหนือจากในหนังสือและในห้องเรียน รวมถึงการนำเทคโนโลยีสิ่งอำนวยความสะดวกทางด้านไอทีมาให้บริการเต็มรูปแบบ เช่น การเชื่อมต่อเครือข่ายอินเตอร์เน็ตแบบไร้สาย (WIFI Access) มีให้บริการเพื่อการเชื่อมต่อในสำนักงานวิทยทรัพยากร / การให้บริการคอมพิวเตอร์และสิ่งอำนวยความสะดวกที่เชื่อมต่อกับเครือข่ายคอมพิวเตอร์ Library PCs / Headphones การให้บริการหูฟัง / Video station จุดบริการฉายวีดิทัศน์ผ่านคอมพิวเตอร์และเครื่องเครื่องฉายวีดิทัศน์ เพื่อการใช้บริการสื่อสารบันเทิง ฯลฯ
หลังจากที่วิทยากรบรรยายเสร็จแล้ว พาเดินชมบริเวณโดยรอบอาคารสำนักงานฯ ตลอดทางเดินบริเวณห้องประชุมมีตู้บัตรรายการ และครุภัณฑ์ต่างๆที่มีความเก่าแก่และมีคุณค่าได้ถูกเอามาวางเรียงรายตามแนวทางเดิน และได้ถูกจัดเรียงไว้เพื่อให้ผู้ใช้บริการได้ชมค่ะ
สตูดิโอสําหรับผลิตสื่อเสียง และสื่อวีดิทัศน์เพื่อใช้ในการสนับสนุนการเรียนการสอน การเรียนการสอนและรองรับรูปแบบการเรียนแบบใหม่ด้วยระบบการผลิตสื่อที่ทันสมัยห้องให้บริการถ่ายทอดภาพเหตุการณ์ผ่านระบบเครือข่าย / บริการผลิตสื่อการศึกษา / บริการการเรียนการสอน/การประชุมทางไกลผ่านจอภาพ / บริการสื่อสารบันเทิง ฯลฯ
นิทรรศการคลังข้อมูลเฉลิมพระเกียรติพระบาทสมเด็จพระจุลจอมเกล้าเจ้าอยู่หัว ห้องจุฬาลงกรณ์ราชบรรณาลัย คลังความรู้ดิจิทัลที่จัดทําขึ้นเพื่อเฉลิมพระเกียรติพระบาทสมเด็จพระจุลจอมเกล้าเจ้าอยู่หัว สามารถใช้งานได้ทุกที่ทุกเวลา และยังมีนิทรรศการจุฬาลงกรณ์ราชบรรณาลัยที่จัดควบคู่ไปกับงานเสวนาจากผู้ทรงคุณวุฒิในแขนงต่าง ๆ นอกจากนี้สํานักงานยังได้พัฒนา e-journal และ e-resource ของตนเอง และพัฒนาการจัดเก็บสื่อโดยใช้ระบบคลังจัดเก็บที่ได้รับมาตรฐานเพื่อรวบรวมเป็นฐานข้อมูลเดียวกันอีกด้วย
อ่านเพิ่มเติมได้ที่ : http://kingchulalongkorn.car.chula.ac.th/th/home
ศูนย์มรดกภูมิปัญญา จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย ตั้งอยู่บริเวณชั้น 6 ของสำนักงานวิทยทรัพยากร เปรียบเสมือนเป็นศูนย์งานพัฒนาและบริการทรัพยากรสารสนเทศที่เป็นมรดกทางภูมิปัญญาของจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย โดยได้มีการดำเนินการจัดหาและรวบรวมหนังสือหายาก เอกสารที่เป็นสิ่งพิมพ์หายากและมีความความเก่าแก่ รวมไปถึงสื่อต่างๆที่ทรงคุณค่าของมหาวิทยาลัย โดยทางศูนย์ฯจะให้ความสำคัญกับการสงวนรักษาและอนุรักษ์ต้นฉบับอย่างเป็นระบบระเบียบ และต่อยอดองค์ความรู้ด้วยนวัตกรรมทางเทคโนโลยีสารสนเทศเอาไว้ค่ะ
อ่านเพิ่มเติมได้ที่ : http://www.car.chula.ac.th/rarebook.php
จากที่ผู้เขียนได้เห็นและได้ทราบประวัติของสำนักงานวิทยทรัพยากร จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยมาพอสังเขป ทำให้ผู้เขียนได้รู้ว่าสํานักงานวิทยทรัพยากร มีความมุ่งมั่นที่จะเป็นหอสมุดกลางของประเทศ และไม่คิดที่จะหยุดพัฒนาการบริการรูปแบบใหม่ๆ จึงทำให้เป็นห้องสมุดที่มีความเป็น Best practice ที่สามารถตอบโจทย์การดำเนินการบรรลุผลได้สอดคล้องกับความคาดหวังของผู้ใช้บริการได้เป็นอย่างดี เมื่อรู้อย่างนี้แล้วเรามาดูบทบาทและแนวทางในการพัฒนาห้องสมุดในอนาคตของที่นี่ ว่าเป็นอย่างไรกันเลยค่ะ
บทบาทของห้องสมุดในอนาคตของสำนักงานวิทยทรัพยากร จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย
♡ การพัฒนาการให้บริการด้านสารสนเทศและสื่อต่างๆที่ทันสมัยและสอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้
♡ การร่วมมือกับคณะในการเตรียมความพร้อมให้นิสิตในการเข้าสู่ศตวรรษที่ 21
♡ การเผยแพร่ผลงาน องค์ความรู้ และนวัตกรรมที่เกิดจากประชาคมจุฬาฯสู่สังคมโลก
♡ การใช้ประโยชน์สูงสุดจากความรู้ความชำนาญของบุคลากรทั้งด้านเทคโนโลยีสารสนเทศและสื่อต่างๆ
♡ การจัดสรรพื้นที่ใช้สอยในห้องสมุดให้เกิดประโยชน์สูงสุด
♡ การสร้างเครือข่ายความร่วมมือระหว่างห้องสมุดในจุฬา นอกจุฬา รวมถึงต่างประเทศด้วย
♡ การพัฒนาบุคลากรของห้องสมุดให้สอดรับกับภารกิจต่างๆของห้องสมุดในอนาคต
แนวทางการพัฒนาของห้องสมุดในอนาคต
♡ ให้บริการที่รวดเร็วขึ้นกว่าเดิม
♡ ใช้เทคโนโลยีสมัยใหม่มาช่วยทั้งด้านบริหารจัดการ และการลดใช้แรงงาน
♡ ทำให้คนเห็นคุณค่าและใช้ประโยชน์จากองค์ความรู้ที่สะสมในห้องสมุดให้มากขึ้น
♡ ช่วยเหลือเกื้อกูลผู้ที่ด้อยโอกาสให้สามารถเข้าถึงแหล่งข้อมูลได้อย่างยุติธรรม
♡ สร้างกิจกรรมที่มีประโยชน์รองรับผู้ใช้บริการทุกภาคส่วน
♡ พัฒนาและเติมเต็มความสุขของบุคลากรห้องสมุด
ช่วงบ่าย เวลา 13.15 น.
เข้าห้องประชุมเพื่อรับฟังการบรรยายเกี่ยวกับการบริหารองค์กร
ต่อไปนี้ไปจะเป็นการดูงานในด้านของภารกิจงานทางด้านบริหาร โดยผู้เขียนจะขอเน้นไปในเรื่องของภารกิจงานด้านแผนและงบประมาณ ซึ่งการบรรยายให้ความรู้โดย นางอังคณา บุญเลิศ ผู้อำนวยการฝ่ายบริหาร เริ่มด้วยการบรรยายถึงวิสัยทัศน์ พันธกิจหลัก โครงสร้างสำนักงานทรัพยวิทยากร และการบริหารจัดการในด้านต่างๆ ตามลำดับ
วิสัยทัศน์ • เป็นศูนย์การเรียนรู้ที่มีพลวัตที่มุ่งเสริม พลังผู้คนในการศึกษาตลอดชีพ
พันธกิจ • เป็นสะพานเชื่อมคนกับความรู้เพื่อการเรียนรู้ตลอดชีพ
• สนับสนุนและส่งเสริมการเรียนการสอน และงานวิจัย
• รวบรวม จัดหมวดหมู่ และเผยแพร่องค์ความรู้ที่ได้จากการค้นคว้าวิจัยของประชาคมจุฬาฯ ให้เป็นที่ประจักษ์แก่ประชาคมโลก
ซึ่งทั้งวิสัยทัศน์และพันธกิจนี้ได้มีการกำหนดยุทธศาสตร์ 2 ยุทธศาสตร์ 3 เป้าประสงค์ และ 16 กลยุทธ์ โดยจะสอดคล้องเกี่ยวเนื่องไปถึงการจัดทำโครงการต่างๆ มาตรการต่างๆที่สามารถช่วยให้สำนักงานวิทยทรัพยากร เป็นไปตามเป้าประสงค์ที่กำหนดไว้ โดยได้มีการกำหนดโครงการเอาไว้ให้บุคลากรทำในอีก 10 ปีข้างหน้า โดยประมาณ 60 กว่าโครงการ ซึ่งจะมีเรื่องของเงินเข้ามาเกี่ยวข้อง บางโครงการสามารถบรรลุผลได้โดยที่ไม่มีการใช้จ่ายงบประมาณ บางโครงการจะมีเงินเข้ามาเกี่ยวข้อง ด้วยรูปแบบพันธกิจ และวิสัยทัศน์ที่วางไว้ท่านผู้บริหารของสำนักงานวิทยทรัพยากรได้นำเอาแนวคิดของ Balanced Scorecard เข้ามาช่วยในการบริหารจัดการ ซึ่งท่านผู้อำนวยการจะบอกเสมอว่าที่นี่ไม่ได้เป็นหน่วยงานที่มีเรื่องรายได้เป็นหลัก ไม่ได้มุ่งแสวงหาผลกำไร แต่จะเน้นไปที่ผู้รับบริการได้รับผลกำไรจากการเข้าใช้บริการได้อย่างสูงสุด และมากไปกว่านั้น สำนักงานวิทยทรัพยากรยังได้ยึดถือปฏิบัติตามพระราชดำรัสของพระบาทสมเด็จพระมงกุฎเกล้าเจ้าอยู่หัว ที่ได้ดำรัสไว้ว่า
“เราจำต้องก้าวไปข้างหน้าเสมอ เราต้องไม่ถอยหลังเลยเป็นอันขาด แม้แต่หยุดก็ไม่ได้ เพราะการหยุดก็เสมอด้วยการถอยหลัง”
เมื่อผู้เขียนได้ยินคำขวัญนี้ ทำให้ผู้เขียนได้เห็นภาพชัดว่าเขาจะพาองค์กรของเขาไปในทิศทางไหน เป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่แท้จริงของเขาคืออะไร แล้วสิ่งที่เขาทำมันสามารถไปเสริมเป้าหมายของเขาได้อย่างไร และสุดท้ายพอเขาทำได้ เขาจะได้เห็นความภาคภูมิใจในสิ่งที่เขาทำ ดังเช่นที่ผู้เขียนได้เห็นการพัฒนาองค์กรของเขาในตอนนี้ .
พระบรมรูปพระบาทสมเด็จพระมงกุฎเกล้าเจ้าอยู่หัว เป็นที่เคารพสักการะของชาวจุฬา ทรงพระกรุณาโปรดเกล้าฯ พระราชทานนามของมหาวิทยาลัยว่า จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย อันหมายความว่ามหาวิทยาลัยของสมเด็จเจ้าฟ้าจุฬาลงกรณ์ ชื่อภาษาอังกฤษจึงเป็น Chulalongkorn University หรือ University of Prince Chulalongkorn
โครงสร้างสำนักงานวิทยทรัพยากร ที่มีการประกาศใช้ ณ วันที่ 29 ธันวาคม พ.ศ.2560
บุคลากรรวมทั้งหมดที่เป็นบุคลากรอยู่ในตำแหน่งยังไม่รวมอัตราว่าง 91 คน ถ้ารวมอัตราว่างเข้าไปด้วยเป็น 128 คน
โครงสร้างองค์กรจะประกอบไปด้วย 5 ฝ่ายหลัก
1.ฝ่ายบริหาร
2.ฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศห้องสมุด
3.ฝ่ายบริการข้อมูลสารสนเทศ
4.ฝ่ายจัดการข้อมูลสารสนเทศ
5.ศูนย์สารสนเทศประเทศไทยและประชาคมอาเซียน
ทั้งนี้ทุกฝ่ายงานจะประกอบไปด้วย 2 กลุ่มภารกิจ โดยแต่ละกลุ่มภารกิจจะเป็นงานที่คาบเกี่ยวกันจึงทำให้สะดวกต่อการบริหารจัดการงานได้อย่างเป็นระบบยิ่งขึ้น
โดยรายละเอียดภาระงานของสำนักงานวิทยทรัพยากร แบ่งออกเป็นกลุ่มภารกิจดังนี้
ภาระงานหลักของฝ่ายบริหาร สำนักงานวิทยทรัพยากร คือ เป็นหน่วยงานกลางของสำนักงานวิทยทรัพยากรและเป็นสำนักงานผู้อำนวยการ มีภาระหน้าที่รับผิดชอบ คือ การสนับสนุนงานบริหารด้านแผน งบประมาณ ยุทธศาสตร์ การเงิน บัญชี พัสดุ บุคคล สารบรรณ อาคารสถานที่ ประกันคุณภาพ การสื่อสารองค์กร และงานบริหารอื่นในการดำเนินการตามวัตถุประสงค์ของสำนักงาน รวมทั้งการอื่นใดตามที่ได้รับมอบหมายจากสำนักงานประกอบด้วยกลุ่มภารกิจดังนี้
งานด้านแผนและงบประมาณ
นางสุรีย์ ทรัพย์สง่า หัวหน้ากลุ่มภารกิจบริหารแผนและการคลัง กล่าวบรรยายถึงภาระหน้าที่กลุ่มภารกิจบริหารแผนและการคลัง ประกอบด้วยงานหลัก 2 งาน
1.งานแผนและงบประมาณ
2.งานคลังและพัสดุ
มีบุคลากรในกลุ่มภารกิจ จำนวน 8 คน
1.ภารกิจหลัก บริหารแผนและการคลัง
1.1 การจัดทำแผนยุทธศาสตร์แผนปฏิบัติงาน
1.2 การจัดทำงบประมาณประจำปี
1.3 การประกันคุณภาพ
1.4 การบริหารจัดการงานด้านการเงิน การบัญชี การพัสดุ
หน้าที่ความรับผิดชอบงานแผนและงบประมาณ
♦ ประสานงานในการจัดทำแผนยุทธศาสตร์ แผนปฏิบัติงานประจำปีและข้อตกลงการจัดทำผลผลิตของสำนักงานวิทยทรัพยากร
♦ จัดทำงบประมาณประจำปี
♦ ติดตามและประเมินผล
♦ รายงานผลผู้บริหารและมหาวิทยาลัย
การบริหารแผนและงบประมาณ
เงินงบประมาณรายได้
เงินงบประมาณที่ได้รับจัดสรร
เงินงบประมาณรายจ่าย
เงินงบประมาณรายได้ทั้งหมดของสำนักงานวิทยทรัพยากร
งบประมาณที่ฝ่ายบริหารจะต้องบริหารจัดการจะเป็น 1 ใน KPI ที่จะต้องบริหารจัดการการใช้งบประมาณให้ได้ตามตัวชี้วัดที่กำหนด บริหารงบประมาณให้เกิดความคุ้มค่ามากที่สุด ไม่จำเป็นต้องใช้ให้หมด โดยค่าใช้จ่ายหลักๆจะเป็นในเรื่องของค่าสาธารณูปโภค ค่าน้ำ ค่าไฟ จึงจำเป็นต้องหามาตรการเข้ามาช่วยในการลดภาระค่าใช้จ่าย ด้วยการรณรงค์ให้มีการประหยัดน้ำ ประหยัดไฟ ที่จะต้องทำให้ตัวเลขค่าใช้จ่ายลดลง เป็นอีก 1 โครงการยุทธศาสตร์ของผู้บริหารในเรื่องของการประหยัดพลังงาน ดังนั้นในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับสาธารณูปโภคทั้งหมดงานแผนจะเป็นผู้ดูแลทั้งหมด จากการทำโครงการในปีที่ผ่านมา ส่งผลให้ตัวเลขค่าใช้จ่ายสาธารณูปโภคลดลงกว่าในปีที่ผ่านมา ดังนั้นจึงต้องมีกระบวนการจัดทำแผนและงบประมาณ
กระบวนการจัดทำแผนและงบประมาณ
1.การวางแผนและจัดทำงบประมาณ
2.การบริหารแผนและงบประมาณ
3.การติดตามประเมินผลและการรายงานผล
การวางแผนและจัดทำงบประมาณ
หลักการและแนวทางในการจัดทำแผนและงบประมาณ
การจัดทำแผนสำหรับงานประจำ
1.ข้อตกลงการจัดผลผลิต
2.แผนงบประมาณประจำปี
3.แผนและกรอบงบประมาณรายจ่ายในระยะ 3 ปีข้างหน้า (MTEF)
หลักการจัดทำแผนงบประมาณของสำนักงานวิทยทรัพยากรถ้าเป็นงานใหม่หรืองานประจำ จะเรียกว่า งานยุทธศาสตร์ ในส่วนของงานประจำเอามาจากการทำแผนปฏิบัติงานประจำปี และรวมไปถึงการจัดทำแผนปฏิบัติงานล่วงหน้าไป 4 ปี ในการทำแผนประจำปีจะต้องนำเอากลับมาทำแผนงบประมาณการใช้จ่ายประจำปี แผนการจัดซื้อจัดจ้างครุภัณฑ์ หลักในการจัดทำแผนงบประมาณจะมีการอิงกับแผนยุทธศาสตร์ของมหาวิทยาลัย ซึ่งทางมหาวิทยาลัยมีการจัดทำแผนยุทธศาสต์ล่วงหน้า 15 ปี เริ่มตั้งแต่ ปี พ.ศ 2555 – พ.ศ 2570 ส่วนแผนยุทธศาสตร์ 4 ปีของท่านอธิการจะเป็น พ.ศ.2560 – พ.ศ.2563 จะนำมาประมวลผลให้มีความเหมาะสมทำเป็นแผนยุทธศาสตร์ของสำนักงานฯในปี พ.ศ.2560 – พ.ศ.2563 เมื่อได้แผนยุทธศาสตร์แล้ว ผู้อำนวยการสำนักงานฯจะมอบหมายโครงการต่างๆในแผนยุทธศาสตร์ให้แก่ผู้รับผิดชอบในแต่ละฝ่าย โดยผู้อำนวยการในแต่ละฝ่ายงานจะเป็นผู้รับผิดชอบโครงการตามยุทธศาสตร์ที่ท่านผู้อำนวยการมอบให้ รวมถึงในทุกๆปีผู้อำนวยการฝ่ายจะต้องจัดทำแผนปฏิบัติงานปัจจุบัน และล่วงหน้าไปอีก 3 ปี ของฝ่ายตนเอง แล้วนำมาทำแผนและกรอบงบประมาณรายจ่ายในระยะ 3 ปีข้างหน้า และส่งมายังงานแผนฯนำเข้าระบบเพื่อทางมหาวิทยาลัยจะมีการติดตามว่าแต่ละคณะ สถาบันตอนนี้มีโครงการยุทธศาสตร์ใดบ้าง ทางมหาวิทยาลัยจะเป็นผู้ควบคุมผ่านระบบการจัดเก็บและประมวลผลตัวชี้วัดภายในจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยด้วยตนเอง (SDA)
SDA คือ ระบบการจัดเก็บและประมวลผลตัวชี้วัดภายในจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย เป็นข้อมูลสัมฤทธิ์ SDA ของแต่ละส่วนงาน ที่ส่วนงานรายงานผลเข้าระบบจัดเก็บและประมวลผลตัวชี้วัดภายในจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย ในเว็บไซต์ของฝ่ายการงบประมาณ สํานักบริหารยุทธศาสตร์และการงบประมาณ
ปฏิทินการจัดทำแผนปฏิบัติการ และแผนงบประมาณ
ในระหว่างช่วงเดือนตุลาคมถึงเดือนพฤศจิกายนจะมีการทำงบแผ่นดิน งบประมาณเงินรายได้ของสำนักงานมหาวิทยาลัยจะจัดทำในช่วงเดือนกุมภาพันธ์-ถึงเดือนมีนาคม เป็นช่วงการจัดทำงบประมาณของสำนักงานมหาวิทยาลัย หลังจากที่ทราบผลของการจัดสรรงบแผ่นดินและการจัดสรรงบประมาณรายได้ในส่วนของสนง. จะเปิดโอกาสให้จัดทำงบประมาณของสำนักงานทรัพยาวิทยากรจะเป็นช่วงเดือนพฤษภาคม ถึงเดือนมิถุนายน จัดทำคำของบประมาณจะจัดทำในระบบ CU-ERP หลังจากที่งบประมาณมีการอนุมัติเรียบร้อยแล้ว ตัวชี้วัดต่างๆที่ได้มีการปรับลดลง หรืองบประมาณที่ได้รับการจัดสรรแล้ว ทางสำนักงานฯเองจะเป็นผู้นำมาจัดเก็บเข้าฐานข้อมูลตัวชี้วัดเพื่อเตรียมให้ศูนย์ฝ่ายที่มีการของบประมาณ และได้รับงบประมาณไปรับผิดชอบตัวชี้วัดเหล่านั้นแล้วก็จะนำมาลงระบบฐานข้อมูลตัวชี้วัดให้กับทุกศูนย์ฝ่ายกรอกรายงานผล ตามตัวชี้วัดเหล่านั้น ทำเป็นรายงานผลของตนเองมาทุกๆเดือน ในแต่ละไตรมาสจะมีการติดตามรวบรวมเพื่อนำเสนอทางมหาวิทยาลัยและกรรมการบริหารของสำนักงานฯอีกครั้งเพื่อความถูกต้อง
ระบบที่ใช้ในการจัดทำแผน
1. ระบบงบประมาณ พัสดุ การเงินและบัญชี CU-ERP ผ่านเครือข่ายจุฬาฯ
2. ระบบการจัดทำแผนปฏิบัติการประจำปี และโครงการยุทธศาสตร์
3. ระบบการจัดเก็บและประมวลผลตัวชี้วัดภายในจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย (SDA)
4. ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารงานนโยบายและแผน ได้แก่ ระบบฐานข้อมูลตัวชี้วัด
งานด้านประกันคุณภาพ
1.จัดทำแผนและรายงานผลการบริหารความเสี่ยงของสำนักงานวิทยทรัพยากร
2.สำรวจความพึงพอใจของผู้รับบริการ
3.สำรวจความพึงพอใจของบุคลากรสำนักงานวิทยทรัพยากร
4.การตรวจสอบคุณภาพภายใน
5.การจัดการความรู้ (KM)
6.จัดทำรายงานประจำปีสำนักงานวิทยทรัพยากร
ข้อมูลงานด้านประกันคุณภาพเพิ่มเติม : http://www.car.chula.ac.th/qaweb/
2.กลุ่มภารกิจ บริหารทั่วไป
2.1 บริหารงานด้านงานธุรการ
2.2 งานพัฒนาทรัพยากรบุคคล
2.3 งานระบบกายภาพ
2.4 สื่อสารนโยบายของผู้บริหาร โครงการและกิจกรรมต่างๆ สู่ประชาคมจุฬาฯ และสังคมภายนอก
ในกลุ่มภารกิจทั่วไป ผู้เขียนจะขอพูดถึงงานด้านทรัพยากรบุคคล
งานด้านทรัพยากรบุคคล
1.จัดทำระบบใบลาออนไลน์ของสำนักงานฯ โดยหารือกับสำนักบริหารเทคโนโลยีฯจุฬาฯ
2.สร้างแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ และรับสมัครทางออนไลน์ผ่านทางเว็ปไซต์สำนักงานฯ
3.ทางส่วนงานทำการประเมินนอกระบบ CU-HR โดยส่วนงานจะเป็นคนทำการบันทึกผลการประเมิน และเปอร์เซ็นการขึ้นเงินเดือนเพื่อปรับเงินเดือนประจำปี ในระบบ CU-HR
4.จัดทำระบบงานสารสนเทศเพื่อการบริหารงานบุคคล ระบบใบรับสมัครงานออนไลน์
5.ระบบ iProfile ของสำนักงานวิทยทรัพยากร 2557 จัดทำขึ้นเพื่อเป็นที่จัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลของบุคลากร สะดวกในการค้นหาเน้นการปฏิบัติงานในระบบ Employee Self Service 2561 โดยหนังสือรับรองเงินเดือนทั้งภาษาไทย/อังกฤษ จะมีรูปแบบใหม่ที่ต้องลงนามรับรองโดยมหาวิทยาลัย (หนังสือรับรองเงินเดือน จะเป็น pdf เพื่อไม่ให้มีการแก้ไขซึ่งจะส่งให้บุคลากรผู้ขอทาง CU e-mail) โดยการส่งคำขอหนังสือรับรองเงินเดือน จะสามารถกระทำได้สะดวกขึ้น ผ่านทาง Browser ในรูปของ Application (SAP)
ผู้เขียนขอเพิ่มเติมในเรื่องของระบบสารสนเทศที่ใช้ในการปฏิบัติงานฝ่ายบริหารของสำนักวิทยทรัพยากร โดยดำเนินการในรูปของระบบสำนักงานอัตโนมัติ ว่ามีระบบอะไรบ้าง..ตามนี้เลยค่ะ
1.ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (LessPaper ผ่านเครือข่ายจุฬาฯ)
2.ระบบงานสารสนเทศเพื่อการบริหารงานบุคคล ได้แก่
– ระบบ CU-HR ผ่านเครือข่ายจุฬาฯ
– iProfile
– ระบบการบริหารจัดการด้านการลา ผ่านระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Document Management System – EDMS)
3. ระบบงานสารสนเทศเพื่อการบริหารงานกายภาพ ได้แก่ ระบบจองทรัพยากรและแจ้งซ่อมออนไลน์
4. ระบบงบประมาณ พัสดุ การเงินและบัญชี CU-ERP ผ่านเครือข่ายจุฬาฯ
5. ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารงานนโยบายและแผน ได้แก่ ระบบฐานข้อมูลตัวชี้วัด
จากการไปดูงานในครั้งนี้ทำผู้เขียนให้ได้เห็นห้องสมุดที่มีความเป็น Best Practices มีบรรยากาศสบายๆ อบอุ่น เอื้อต่อการศึกษา ค้นหา ทำวิจัย เพราะมีสิ่งอำนวยความสะดวกอย่างครบครัน เรียกได้ว่ามาที่นี่จบที่นี่เลยก็ว่าได้เพราะมีพื้นที่เพื่อทำกิจกรรมในรูปแบบที่ต้องการได้อย่างหลากหลาย มีการนำแนวคิดและวิธีการใหม่ๆในการให้บริการผู้ใช้ได้อย่างสร้างสรรค์และทันสมัย สามารถตอบสนองความพึงพอใจของผู้ใช้บริการได้เป็นอย่างดี การไปดูงานครั้งถือว่าเป็นประโยชน์แก่ผู้เขียนเป็นอย่างยิ่งในการนำเอาวิธีคิด บทบาทและการพัฒนามาปรับใช้ในการทำงานของตนเองให้เกิดประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
เขียนโดย : นางสาวกิริยา วรกัลยากุล / ตรวจโดย : นางจิตาภา สัจจโสภณ
ภาพโดย : จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย และคุณธวัชชัย สิงห์ตาก้อง
ที่มา : https://www.car.chula.ac.th/sitemap.php ►Click◄
♡ ห้องสมุดอื่นๆในจุฬาฯ :https://www.car.chula.ac.th/chulalinet.php