การศึกษาดูงานด้านการจัดทำทะเบียนและระบบคลังข้อมูลงานพิพิธภัณฑ์มหาวิทยาลัยมหิดล
วันอังคารที่ 22 พฤษภาคม พ.ศ. 2561
ณ หอประวัติมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ วิทยาเขตบางเขน
และสถาบันพิพิธภัณฑ์การเรียนรู้แห่งชาติ (Museum Siam)
บุคลากรฝ่ายจดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์ หอสมุดและคลังความรู้มหาวิทยาลัยมหิดลและคณะ ประกอบด้วย
- นางสาวเพชรดา ฐิติยาภรณ์ หัวหน้างานพิพิธภัณฑ์และนิทรรศการ หอสมุดและคลังความรู้มหาวิทยาลัยมหิดล
- นางสาวอาทิตยา ทรัพย์สิน นักเอกสารสนเทศ งานพิพิธภัณฑ์และนิทรรศการ หอสมุดและคลังความรู้มหาวิทยาลัยมหิดล
- นายพงศกร ระวิเพียรทรัพย์ นักเอกสารสนเทศ งานพิพิธภัณฑ์และนิทรรศการ หอสมุดและคลังความรู้มหาวิทยาลัยมหิดล
- นางอัญชลี คณฑีวงษ์ เจ้าหน้าที่พิพิธภัณฑ์และหอจดหมายเหตุ คณะทันตแพทยศาสตร์
- นายอภิชัย อารยะเจริญชัย หัวหน้าหน่วยจดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์ คณะวิทยาศาสตร์
- นางสาวอัมฤตา เปรื่องกระโทก นักเอกสารสนเทศหน่วยจดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์ คณะวิทยาศาสตร์
เดินทางไปยังสำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ วิทยาเขตบางเขน เพื่อฟังบรรยายเกี่ยวกับระบบฐานข้อมูลที่หอประวัติมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ใช้งาน ได้รับเกียรติจาก คุณพฎา พุทธสมัย หัวหน้าหอจดหมายเหตุฯ คุณปัทมา คงศักดิ์ไพบูลย์ และคุณภัททวิกรม์ นิ่มนวล ให้การต้อนรับและบรรยาย
หอจดหมายเหตุ เป็นหน่วยงานภายใต้สำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ มีหน้าที่ดูแลงานเกี่ยวกับเอกสารจดหมายเหตุของทั้งมหาวิทยาลัย พิพิธภัณฑ์ และนิทรรศการถาวรที่หอพักนิสิตและหอประชุม มีฐานข้อมูลที่ดูแลอยู่ 6 ฐาน ได้แก่
- ระบบฐานข้อมูลจดหมายเหตุ มก. รวบรวมอกสาระสำคัญของแต่ละคณะ
- ระบบกาลานุกรมออนไลน์ เป็น Timeline ประวัติศาสตร์ที่สำคัญของมหาวิทยาลัยตั้งแต่ปี พ.ศ.2486 ถึง พ.ศ.2561
- ระบบฐานข้อมูลนิสิตมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ รวบรวมรายชื่อนิสิตเก่าดีเด่น
- ฐานข้อมูลรางวัลเกียรติยศบุคลากร มก. รวบรวมผลงานดีเด่นของบุคลากรตั้งแต่ปี พ.ศ.2530
- ระบบฐานข้อมูลบูรพาจารย์ มก. รวบรวมประวัติผู้บริหารมหาวิทยาลัย และอาจารย์ที่ผู้ทำประโยชน์ให้กับมหาวิทยาลัย
- ระบบฐานข้อมูลวัตถุหอประวัติ รวบรวมของที่ระลึกของหอประวัติและของมหาวิทยาลัย ที่ได้รับมอบจากหน่วยงานต่าง ๆ
สำหรับระบบฐานข้อมูลวัตถุหอประวัติ การทำทะเบียนวัตถุต่าง ๆ ได้ทำขึ้นตามหลักการพิพิธภัณฑสถานวิทยา แต่มีการปรับเปลี่ยนเรื่องการกำหนดหมวดหมู่ที่ใช้ภาษาอังกฤษในการกำหนด มีห้องสำหรับเก็บรวบรวมเป็นการเฉพาะ ส่วนใหญ่แล้วเป็นวัตถุที่ได้รับบริจาคจากศิษย์เก่า และหน่วยงานอื่นมอบให้เป็นที่ระลึกในโอกาสต่าง ๆ ส่วนตัวระบบใช้บุคลากรของสำนักหอสมุดเป็นผู้ดำเนินการสร้าง เพื่อที่จะสามารถแก้ไขได้โดยสะดวก แต่ปัจจุบันมีความล้าสมัย และกำลังจะมีการทำฐานข้อมูลใหม่อยู่ ส่วนฐานข้อมูลอื่นบางระบบ ได้จัดจ้างบุคคลภายนอกเป็นผู้ทำระบบ
ระบบฐานข้อมูลวัตถุหอประวัติสามารถค้นหาได้ชื่อวัตถุ หน่วยงานที่มอบ และผู้บริจาค โดยปัจจุบันมีทั้งสิ้น 2,662 รายการ
สำหรับเอกสารและข้อมูลสำคัญต่าง ๆ จะมีชั้นความลับในการเข้าถึงข้อมูล 5 ระดับ คือ
- สาธารณะ
- เฉพาะภายในมหาวิทยาลัย
- เห็นข้อมูลบางส่วน
- ปกปิด ดูได้เฉพาะผู้ดูแลระบบของส่วนกลางและแต่ละคณะที่รับผิดชอบ
- กำหนดให้เริ่มเปิดเผยได้ในปีต่าง ๆ
การเก็บเอกสารสำคัญของแต่ละคณะ ในเบื้องต้นได้ให้แต่ละคณะและหน่วยงานจัดส่งเอกสารมา ทางหอจดหมายเหตุฯ จะเป็นผู้อำนวยความสะดวกในการสแกนให้ทั้งหมดโดยไม่มีค่าใช้จ่าย ในระยะแรกเป็นการจ้างบริษัทในการสแกน ต่อมาจึงให้แต่ละคณะส่งเอกสารหรือไฟล์มาเอง มีคำค้นทั้งภาษาไทยและอังกฤษ
ในการตรวจสอบข้อมูลของการนำเข้าทั้งหมด เมื่อได้รับข้อมูลจ่ากคณะหรือส่วนงานต่าง ๆ มา จะมีการกลั่นกรองโดยเจ้าหน้าที่ของหอจดหมายเหตุ ถ้าไม่ถูกต้องจะทำการตีกลับให้ไปแก้ไขใหม่ก่อน ถ้าถูกต้อง ข้อมูลจะถูกส่งต่อไปยังเจ้าหน้าที่อีกท่านในการตรวจสอบขั้นสุดท้ายก่อนเผยแพร่
นอกจากนั้น ยังได้เข้าเยี่ยมชมนิทรรศการภายในหอประวัติมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ ประกอบด้วยนิทรรศการต่าง ๆ ดังนี้
- ห้องเย็นศิระเพราะพระบริบาล แสดงภาพเหตุการณ์ที่พระบาทสมเด็จพระเจ้าอยู่หัวเสด็จพระราชดำเนินมายังมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์พร้อมด้วยพระบรมวงศานุวงศ์ ด้วยพระราชภารกิจ และพระราชประสงค์ต่าง ๆ
- ห้องสามบูรพาจารย์-แก้วเกษตร แสดงประวัติและผลงานของสามบูรพาจารย์ผู้เริ่มก่อตั้งมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ และบุคคลผู้เป็นความภาคภูมิใจของมหาวิทยาลัย (แก้วเกษตร)
- ห้องสารนิเทศหกทศวรรษ แสดงประวัติมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ตั้งแต่เริ่มก่อตั้งความเปลี่ยนแปลงทั้งกายภาพและวิถีชีวิต อาทิ การรับน้องใหม่ การแข่งขันกีฬา การแต่งงาน ฯลฯ โดยแบ่งเป็นช่วงเวลาละ 10 ปี
- ก้าวสู่ทศวรรษที่เจ็ดและนิทรรศการเกษตรศาสตร์ เป็นนิทรรศการย่อย
– ย้อนเวลาไปหาอดีต ขีดปัจจุบันสู่อนาคต
– เกษตรศาสตร์ ศาสตร์แห่งแผ่นดิน สืบสาน ก้าวไกล นิรันดร์
– กิจกรรมของมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์
– การพัฒนาโครงการพื้นฐาน
– นิทรรศการชั่วคราว
- ห้องเก็บวัตถุหอประวัติ
ฉลองพระองค์ครุยวิทยฐานะ 
ปริญญาบัตรรุ่นแรก 
ของที่ระลึกต่างๆ 
ห้องเก็บวัตถุหอประวัติ 
ห้องเก็บวัตถุหอประวัติ 
ห้องเก็บวัตถุหอประวัติ 
ห้องเก็บวัตถุหอประวัติ 
ห้องเก็บวัตถุหอประวัติ 
หลวงสุวรรณวาจกกสิกิจ 
พระองค์เจ้าจักรพันธ์เพ็ญศิริ 
แผนที่มก. 
ธงคณะต่างๆ 
ธงคณะต่างๆ และชุดครุยวิทยฐานะ 
ชุดนิสิต 
ชุดครุยวิทยฐานะ 
การแต่งชุดครุยวิทยฐานะในสมัยก่อน 
เยี่ยมชมหอประวัติมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์
ภายในห้องสามบูรพาจารย์-แก้วเกษตร มีอาจารย์ท่านหนึ่งที่เป็นนักเรียนทุนในสมเด็จพระมหิตลาธิเบศร อดุลยเดชวิกรม พระบรมราชชนก คือ ศาสตราจารย์พิเศษ บุญ อินทรัมพรรย์ (เดิมชื่อ บุญช่วย) ได้รับพระราชทานทุนในการศึกษาต่อในสาขาการบำรุงและรักษาสัตว์น้ำ ใน มหาวิทยาลัยคอร์เนล ประเทศสหรัฐอเมริกา และเป็นผู้เทิดพระเกียรติ ถวายพระสมัญญานาม “พระประทีปแห่งการอนุรักษ์สัตว์น้ำของไทย” ด้วย
จากนั้นคณะศึกษาดูงานได้เดินทางต่อไปยังสถาบันพิพิธภัณฑ์การเรียนรู้แห่งชาติ (สพร.) หรือที่รู้จักกันในนาม Museum Siam เพื่อศึกษาดูงานเกี่ยวกับการจัดการระบบคลังข้อมูลดิจิทัล โดยได้รับเกียรติจากคุณฆัสรา ขมวรรณ มุกดาวิจิตร ผู้อำนวยการฝ่ายวิชาการ ได้ให้การต้อนรับและนำชม คุณสุภาณี เลิศจิระประเสริฐเป็นวิทยากรในการให้ข้อมูลต่างๆ
ฝ่ายวิชาการของ สพร. มีหน้าที่ดูแลงานสังเคราะห์ความรู้เพื่อจัดทำนิทรรศการ บริการความรู้ในห้องสมุดและเผยแพร่สู่ภายนอก เน้นในด้านพิพิธภัณฑสถานวิทยา Museum Academy และจัดทำสื่อสิ่งพิมพ์ทางวิชาการต่าง ๆ
ห้องคลังความรู้มีแนวความคิดให้เกิดการเชื่อมโยงกันกับทรรศการที่จัด คือ
– Discovery Zone >>> Museum
– Knowledge Zone >>> Library
– Collection Zone >>> Storage
คลังข้อมูลดิจิทัลมิวเซียมสยาม ใช้ฐานข้อมูล Dspace ในรวบรวมองค์ความรู้ เผยแพร่ ส่งเสริมการเรียนรู้ การค้นคว้าฐานองค์ความรู้
สำหรับข้อมูลที่เป็นเอกสาร หนังสือ ส่วนมากจะสามารถดูผ่านระบบออนไลน์ได้บางส่วนประมาณ 10 – 20 หน้า ถ้าต้องการใช้สำหรับการศึกษา ทางคลังข้อมูลจะพิจารณาคำร้องขอและจัดส่งข้อมูลใรส่วนที่ผู้ร้องขอต้องการเป็นรายกรณีไป แต่สำหรับหนังสือที่ทาง Museum Siam เป็นผู้ผลิตเอง จะสามารถดาวน์โหลดได้ทั้งหมด
ในระบบฐานข้อมูลมีการรายงานสถิติเบื้องต้นจาก Google Analytic เช่น Pageviews, Top 5 ส่วนห้องสมุดใช้ระบบห้องสมุดอัตโนมัติ ELIB สามารถรายงานผลได้หล ากหลาย
ที่ Museum Siam เลือกใช้ระบบ Dspace เพราะสามารถใช้ในการนำเสนอได้ดีกว่าระบบอื่น ตอบโจทย์ในการ display ให้สวยงามได้ ตอนนี้ทำแค่ภาษาเดียว ต่อไปจะทำควบคู่กัน 2 ภาษา
คลังจดหมายเหตุ มีการจัดเก็บเอกสารการประชุมต่าง ๆ และภาพเหตุการณ์ กิจกรรมของหน่วยงาน นอกจากนี้ยังมีคลังภาพเก่าที่เก็บอยู่ในระบบ KM เดิมด้วย
หลังจากได้แลกเปลี่ยนความคิดเห็นกันเล็กน้อยแล้ว ทางทีมงาน Museum Siam ยังได้ชมห้องคลังความรู้ของสถาบันพิพิธภัณฑ์การเรียนรู้แห่งชาติ (สพร.) ซึ่งเป็นห้องสมุดที่มีข้อมูลเกี่ยวเกี่ยวกับนิทรรศการที่กำลังจัดแสดง และยังเปิดให้ประชาชนทั่วไปสามารถเข้ามาใช้บริการได้ และตัวแทนฝ่ายจดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์ได้มอบของที่ระลึกแก่ตัวแทนผู้เข้าร่วมโครงการก่อนกลับยังมหาวิทยาลัยมหิดลต่อไป
ผู้เขียน: พงศกร ระวิเพียรทรัพย์