จดหมายเหตุวิถีใหม่


ภายใต้สถานการณ์การแพร่ระบาดของไวรัสโควิด-19 ส่งผลกระทบไปทุกภาคส่วน แม้กระทั่งหน่วยงานที่คลุกตัวดูเรื่องเอกสารจดหมายเหตุเองก็ได้รับผลกระทบเช่นเดียวกัน คุณจุฑาทิพย์ อังศุสิงห์ ผู้อำนวยการสำนักจดหมายเหตุแห่งชาติ จะมาร่วมแบ่งปันประสบการณ์การรับมือกับเรื่องนี้ ภายใต้การบรรยายในโครงการสัมมนาเครือข่ายจดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์มหาวิทยาลัยมหิดล ประจำปี 2563 ในหัวข้อ “จดหมายเหตุวิถีใหม่”

ผู้อำนวยการสำนักจดหมายเหตุแห่งชาติ กล่าวถึงจดหมายเหตุในยุคการแพร่ระบาดของโควิด-19 ว่า ไม่เคยมีเหตุการณ์ครั้งใดเลย ตลอดอายุการรับราชการของตนที่พนักงานไม่อยากมาปฏิบัติหน้าที่เท่านี้มาก่อน เจ้าหน้าที่ไม่อยากเดินทางออกจากบ้าน เหตุการณ์นี้เป็นเรื่องใหม่ที่ทุกคนกังวลใจ หวาดระแวง และหนักใจมาก แต่ในฐานะที่เป็นสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติจำเป็นต้องปฏิบัติหน้าที่บริการข้อมูลแก่ประชาชนต่อไป โดยกระบวนการของการทำงานในช่วงแรกยังไม่เปลี่ยนไปเท่าไหร่นัก เพื่อความสบายใจของเจ้าหน้าที่ บางส่วนต้องผลัดเปลี่ยนกันลางาน จนท้ายที่สุดสถานการณ์ความตึงเครียดของการทำงานก็ทุเลาลงเมื่อรัฐบาลได้ประกาศใช้มาตรการ Work from home ซึ่งช่วยผ่อนภาระการทำงานได้มากขึ้น แต่ยังประสบปัญหาต่อผู้ค้นคว้าอยู่ เพราะกลัวโรคระบาดติดต่อกับหน่วยงาน

จดหมายเหตุวิถีเดิม การดำเนินงานจดหมายเหตุจะมีขั้นตอนการรับมอบ การประเมินคุณค่า การจัดหมวดหมู่ การจัดทำเครื่องมือช่วยค้น การจัดเก็บ และการบริการ ซึ่งแต่ละขั้นตอนมีรายละเอียดคร่าว ๆ ดังนี้

การรับมอบ เอกสารอยู่ในความครอบครองของหน่วยงาน เมื่อถึงเวลาหนึ่ง เอกสารจะสิ้นกระแสการใช้งาน เก็บไว้อาจสร้างปัญหากับผู้ปฏิบัติงานได้ ไม่ว่าจะเป็นเอกสารเสียหาย สูญหาย ซึ่งเอกสารบางชิ้นมีความสำคัญมาก ท่านผู้อำนวยการจึงแนะนำว่าให้ส่งมอบเอกสารเหล่านั้นแก่หน่วยงานที่มีหน้าที่รับผิดชอบเรื่องนี้ ได้แก่ หอจดหมายเหตุของคณะ หรือของมหาวิทยาลัยเป็นผู้เก็บรักษาต่อไปจะดีที่สุด

การประเมินคุณค่า เมื่อเอกสารทำการส่งมอบแล้ว จะเกิดการประเมินคุณค่า โดยมีการตั้งคณะกรรมการขึ้นมาเพื่อพิจารณาเอกสารดังกล่าว เช่น เจ้าของเอกสาร นักจดหมายเหตุ และอาจมีนักกฎหมาย นักวิจัยร่วมด้วย ขึ้นอยู่กับประเภทของเอกสาร โดยพิจารณาตามหลักวิชาการจดหมายเหตุว่าควรเก็บหรือควรเข้ากระบวนการทำลายเอกสารตามระเบียบสารบรรณต่อไป

การจัดหมวดหมู่ จัดทำเครื่องมือช่วยค้น เมื่อได้เอกสารที่พิจารณาคุณค่าแล้ว จะเข้าสู่กระบวนการจัดหมวดหมู่และจัดทำเครื่องมือช่วยค้น เอกสารทุกแผ่นจะมีรหัสสำหรับค้นคว้า และเอกสารเหล่านี้จะถูกจัดเก็บไว้อย่างถาวรตลอดไป

การจัดเก็บ เอกสารจดหมายเหตุที่ผ่านการประเมินแล้ว จะถูกเก็บตามมาตรฐานโดยควบคุมบริบท สภาพแวดล้อม วัสดุ ความชื่น แสงสว่าง ความปลอดภัย เป็นต้น เพื่อให้เอกสารคงอยู่ได้นานที่สุด

การบริการ การเก็บเอกสารเพียงอย่างเดียวไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ ควรนำเอกสารเหล่านั้นมาให้บริการแก่ผู้ค้นคว้า ไม่ว่าจะผ่านการเข้ามาสืบค้นที่สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ หรือสืบค้นในรูปแบบออนไลน์

ผู้อำนวยการสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กล่าวเพิ่มเติมว่า เอกสารที่อยู่ในการดูแลของเรา (หน่วยงาน/ส่วนงาน มหาวิทยาลัยมหิดล) อย่าคิดว่าไม่สำคัญ เพราะเอกสารเหล่านี้จะมีความสำคัญ เมื่อมีคนต้องการหาข้อมูล ต้องการใช้ เช่น ในเวลานี้จะมีคนมาค้นคว้าข้อมูลเรื่องโรคระบาดในอดีตจำนวนมาก เพื่อนำข้อมูลไปเผยแพร่หรือเพื่อศึกษาเรื่องนี้เพิ่มเติม และหากไม่ทราบว่าควรจัดการกับเอกสารอย่างไร สามารถส่งให้หน่วยงานที่รับผิดชอบด้านจดหมายเหตุ เช่น ฝ่ายจดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์ มหาวิทยาลัยมหิดล ดำเนินการต่อ

ผู้อำนวยการฯ เห็นว่า จดหมายเหตุต้องทำควบคู่กันไปทั้งวิถีเก่าและวิถีใหม่ แม้ปัจจุบันลักษณะการผลิตและการจัดเก็บเอกสารมีทิศทางที่เปลี่ยนไป มีการจัดทำด้วยคอมพิวเตอร์และพิมพ์ออกมา การส่งไฟล์ เก็บไฟล์สามารถทำได้ในระบบอิเล็กทรอนิกส์ แต่มองว่าในเรื่องการอนุรักษ์ การเก็บไฟล์ในระบบอาจไม่ค่อยปลอดภัยเนื่องจากมีความเสี่ยงในด้านการเสียหายของอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ได้ มีความเห็นว่าควรเก็บไว้ทั้ง 2 รูปแบบ ทั้งต้นฉบับและแบบดิจิทัล ไม่ว่าจะดำเนินงานเป็นวิถีไหน จะต้องสามารถให้บริการเอกสารจดหมายเหตุแก่ผู้ค้นคว้าได้เช่นเดิม

สำหรับเรื่องการจัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุ วิถีเก่าต้องมีการประเมินคุณค่า ดำเนินการคัดแยกเอกสารก่อน เพื่อให้รู้ว่าเอกสารอะไรที่ควรจัดเก็บเป็นเอกสารจดหมายเหตุ และเอกสารอะไรที่สามารถเข้าสู่กระบวนการทำลายเอกสารได้ โดยสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ แต่วิถีใหม่ในอนาคต เจ้าของเอกสาร ซึ่งอยู่ใกล้ชิดเอกสารเป็นต้นน้ำจะมีหน้าที่ประเมินคุณค่าเอกสารของหน่วยงานตน และส่งเอกสารที่เป็นเอกสารจดหมายเหตุของหน่วยงานตน มาส่งเก็บไว้ ณ สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ และทางสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติจะมีหน้าที่ดำเนินการจัดหมวดหมู่เอกสาร จัดเก็บเอกสาร อนุรักษ์เอกสาร และให้บริการต่อไป

การจัดหมวดหมู่แบบวิถีเก่า เอกสารจดหมายเหตุที่นำมาจัดหมวดหมู่ คือ เอกสารต้นฉบับ ซึ่งมีปริมาณมาก โดยดำเนินการจัดหมวดหมู่เอกสารต้นฉบับเหล่านี้ เพื่อการจัดเก็บและการให้บริการ แต่ในอนาคตจดหมายเหตุวิถีใหม่ เอกสารจดหมายเหตุจะมาในรูปแบบของดิจิทัลไฟล์ ดังนั้นกระบวนการจัดหมวดหมู่จะเป็นการจัดในรูปแบบดิจิทัลไฟล์ แม้ว่าตอนนี้ ทางสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติจะดำเนินการได้เฉพาะภาพถ่าย แต่ได้ดำเนินการวางแผนสำหรับการจัดหมวดหมู่เอกสารจดหมายเหตุในรูปแบบดิจิทัลไว้แล้ว ซึ่งท่านผู้อำนวยฯ การมองว่าเป็นเรื่องท้าทาย ทั้งสำหรับตัวเจ้าของเอกสารและผู้เก็บรักษา ดังนั้น ควรร่วมหารือเพื่อกำหนดกรอบการดำเนินงานในอนาคตต่อไป

คลังเก็บเอกสารจดหมายเหตุ สำหรับเอกสารที่ได้รับการประเมินแล้วจะต้องจัดเก็บอย่างถาวรตลอดไป ต้องมีการควบคุมสถานที่จัดเก็บให้เหมาะสม หากมีไม่เพียงพอควรมีกระบวนการหาสถานที่จัดเก็บเพิ่มเติม แต่สำหรับคลังเก็บเอกสารจดหมายเหตุวิถีใหม่ อาจไม่ได้ถูกจัดเก็บด้วยตู้สำหรับการจัดเก็บเอกสาร หรืออาคารจัดเก็บขนาดใหญ่อีกต่อไป เพราะเอกสารบางอย่างในอนาคตจะเป็นดิจิทัลไฟล์ และจะถูกจัดเก็บบน Cloud หรือ Eternal แล้วแต่ความสะดวก และแผนของแต่ละที่

การให้บริการวิถีเดิมผู้ค้นคว้ายังสามารถนั่งสืบค้นและสัมผัสเอกสารได้ แต่สำหรับการให้บริการในรูปแบบของจดหมายเหตุวิถีใหม่ จะมีการสืบค้นผ่านระบบคอมพิวเตอร์  โดยการให้บริการสืบค้นภายในด้วยระบบ Intranet และบริการสืบค้นด้วยระบบ Internet ผ่าน www.archives.nat.go.th ของสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ ทั้งยังมีการสืบค้นในมีรูปแบบ Mobile Application “NAT Archives” โดยให้บริการสืบค้นในเบื้องต้นได้อีกด้วย โดยผู้ค้นคว้าไม่จำเป็นต้องเดินทางมาที่สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ ก็สามารถใช้บริการได้อย่างสะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น ซึ่งสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติมีเอกสารจดหมายเหตุให้บริการผ่านระบบออนไลน์มากกว่าหนึ่งแสนรายการ แบ่งเป็นเอกสารประเภทต่าง ๆ ดังนี้

  • เอกสารจดหมายเหตุลายลักษณ์ 78,958 รายการ
  • เอกสารโสตทัศนจดหมายเหตุ ประเภทภาพถ่าย 29,150 รายการ
  • เอกสารโสตทัศนจดหมายเหตุ ประเภทแถบบันทึกภาพ 523 รายการ
  • เอกสารโสตทัศนจดหมายเหตุ ประเภทแถบบันทึกเสียง 235 รายการ
  • เอกสารจดหมายเหตุ ประเภทแผนที่ แผนผัง แบบแปลน 10,159 รายการ

ผู้อำนวยการเห็นว่า จดหมายเหตุต้องทำควบคู่กันไปทั้งวิถีเก่าและวิถีใหม่ แม้ปัจจุบันลักษณะการผลิตและการจัดเก็บเอกสารเปลี่ยนไปแล้ว มีการจัดทำด้วยคอมพิวเตอร์และพิมพ์ออกมา การส่งไฟล์ เก็บไฟล์สามารถทำได้ในระบบอิเล็กทรอนิกส์ แต่หากในเรื่องการอนุรักษ์ เห็นว่าการเก็บไฟล์ในระบบอาจไม่ค่อยปลอดภัยเนื่องจากเสี่ยงต่อการเสียหายของอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ได้ จึงควรเก็บไว้ทั้ง 2 รูปแบบ ทั้งต้นฉบับและแบบดิจิทัล แต่ไม่ว่าจะดำเนินงานเป็นวิถีไหน จะต้องสามารถให้การค้นคว้ากับเจ้าของเอกสารได้เช่นเดิม

สำหรับเรื่องการเก็บเอกสาร ถ้าวิถีเก่าต้องมาประเมิน แยกว่าเอกสารชิ้นใดควรเก็บหรือทิ้ง แต่ถ้าเป็นวิถีใหม่ จะไม่มีกระบวนการมัดแยกเอกสารอีกต่อไป มีการประเมินคุณค่าที่เรา จะต้องกำหนดในการเก็บเอกสารกระดาษหรือไฟล์ ต้องเก็บกี่หมวด กำหนดตั้งแต่ต้นน้ำ เราสามารถกำหนดไฟล์ได้โดยเมื่อสิ้นกระแสการใช้งานสามารถส่งไฟล์มาจัดเก็บที่ฝ่ายจดหมายเหตุได้เลย

การจัดหมวดหมู่ในแบบวิถีเก่า เอกสารจะเยอะมาก มีการเย็บ การผูกมัด กองเป็นตั้ง ๆ ซึ่งในอนาคตจดหมายเหตุวิถีใหม่จะไม่เป็นแบบนั้นแล้ว แต่จะจัดหมวดหมู่เป็นประเภทไฟล์ดิจิทัล แม้ว่าตอนนี้จะทำได้เฉพาะรูปถ่าย แต่ได้ทำการวางแผนสำหรับการจัดเอกสารหนังสือในรูปแบบดิจิทัลในลำดับถัดไป ซึ่งท่านผู้อำนวยการมองว่าเป็นเรื่องท้าทาย ทั้งสำหรับตัวเจ้าของเอกสารและผู้เก็บรักษา ควรมาคุยกันในการกำหนดกรอบสำหรับอนาคต

การอนุรักษ์เอกสารวิถีใหม่คิดว่าไม่ต่างจากวิถีเดิมเท่าไหร่นัก เพราะยังต้องดูแลเอกสารหรือสถานที่เก็บเอกสารเป็นอย่างดีเช่นเดียวกัน เพื่อให้เอกสารต้นฉบับอยู่คงทนถาวรตลอดไป

การจัดการคลังเอกสารจดหมายเหตุ การจัดทำไมโครฟิล์ม การซ่อมแซมเอกสาร ต้องยังอยู่เช่นเดิม เพราะกระดาษยังคงมีการใช้อยู่ ต้องมีการซ่อมแซมให้มีสภาพแข็งแรง สามารถอ่านหรือจับต้องได้ต่อไป ส่วนการอนุรักษ์เอกสาร จำพวกฟิล์มกระจกจะมีการทำกล่องไม้ที่สามารถเก็บรักษาคุณภาพของฟิลม์ให้อยู่ต่อไปได้ ตลอดจนมีการสแกนฟิล์มกระจก แล้วนำมาทำเป็นดิจิทัลไฟล์

การอนุรักษ์และการบริการด้วยระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ โดยทำการสแกนเอกสารจากนั้นลงรายการข้อมูลในระบบจัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุ และดำเนินการให้บริการสืบค้นด้วยระบบ intranet และ internet ในระบบมีความทันสมัยและครอบคลุม ซึ่งในระบบจะสามารถระบุเงื่อนไขการสืบค้น โดยสามารถเลือกประเภทของเอกสารที่ต้องการได้ สามารถกดเลือกรายการเอกสารเพื่อแสดงรายละเอียดและตัวอย่างภาพได้ เป็นต้น

การเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ของสำนักฯ จะนำเอารูปหรือเอกสารจดหมายเหตุต่าง ๆ นำมาจัดแสดง อย่างเช่น การจัดนิทรรศการ “ฟิล์มกระจก : เรื่องราวเหนือกาลเวลา” (Glass Plate Negatives : Stories That Transcend Time) มีการจัดแสดง ณ หอศิลปวัฒนธรรมแห่งกรุงเทพมหานคร และเผยแพร่ในรูปแบบออนไลน์ในรูปแบบ Virtual Museum ในรูปแบบเสมือนจริงโดยทำควบคู่กันไป

และบางนิทรรศการที่ไม่สามารถจัดนิทรรศการจริง ๆ ได้ อาจทำนิทรรศการเป็นรูปแบบเสมือนจริงแบบเต็มรูปแบบ เช่น กิจกรรมเนื่องในวันจดหมายเหตุสากล 2563 นิทรรศการเสมือนจริงในรูปแบบออนไลน์ เรื่อง “หอจดหมายเหตุ: พลังแห่งสังคมความรู้” (Archives: Empowering Knowledge Societies) ทาง https://virtualarchives.nat.go.th/

 

การเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ของสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ จะนำภาพหรือเอกสารจดหมายเหตุต่าง ๆ มาจัดแสดง เช่น การจัดนิทรรศการ “ฟิล์มกระจก : เรื่องราวเหนือกาลเวลา” (Glass Plate Negatives : Stories That Transcend Time) มีการจัดแสดง ณ หอศิลปวัฒนธรรมแห่งกรุงเทพมหานคร และเผยแพร่ในรูปแบบออนไลน์ในรูปแบบ Virtual Museum ในรูปแบบเสมือนจริงควบคู่กันไป

และบางนิทรรศการที่ไม่สามารถจัดนิทรรศการจริง ๆ ได้ อาจทำนิทรรศการเป็นรูปแบบเสมือนจริงแบบเต็มรูปแบบ เช่น กิจกรรมเนื่องในวันจดหมายเหตุสากล 2563 นิทรรศการเสมือนจริงในรูปแบบออนไลน์ เรื่อง “หอจดหมายเหตุ : พลังแห่งสังคมความรู้” (Archives: Empowering Knowledge Societies) ทาง https://virtualarchives.nat.go.th/

นอกจากนี้กิจกรรมสัมมนาต่าง ๆ ของสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ ปรับรูปแบบเป็นทางออนไลน์ทั้งหมด เช่น กิจกรรมเนื่องในวันจดหมายเหตุสากล ซึ่งดำเนินการเสวนา โดยถ่ายสดผ่านระบบออนไลน์ ทาง Facebook สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ

การประชาสัมพันธ์อีกทางหนึ่งที่ดีมาก และถือเป็นการอนุรักษ์เอกสารจดหมายเหตุอีกช่องทางหนึ่งก็คือ การจัดทำหนังสือเผยแพร่ โดยการนำเอกสารจดหมายเหตุ ประเภทโสตทัศนจดหมายเหตุ (ภาพถ่าย) ซึ่งเป็นภาพประวัติศาสตร์ที่ผ่านการคัดเลือก โดยคณะกรรมการผู้เชี่ยวชาญจากหลายแขนงมาร่วมพิจารณาและคัดเลือกภาพ เพื่อนำมาจัดทำเป็นหนังสือและตีพิมพ์เผยแพร่ ส่วนไฟล์รูปดิจิทัลจากหนังสือดังกล่าวนำมาลงในฐานข้อมูลสำหรับใช้ทางการศึกษาในอนาคตได้อีกด้วย

บล็อกจัดการความรู้นี้เป็นส่วนหนึ่งจากโครงการสัมมนาเครือข่ายจดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์มหาวิทยาลัยมหิดล ประจำปี 2563 โดยท่านสามารถรับชมวิดีโอย้อนหลังได้ที่  โครงการสัมมนาเครือข่ายจดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์ ประจำปี 2563 ตอนที่ 1/2


Mahidol University Library and Knowledge Center @ 2019