โครงสร้างองค์กรของห้องสมุดมหาวิทยาลัยฮ่องกงและสิงคโปร์


เมื่อวันที่ 5-6 กันยายน 2562 ผู้เขียนได้มีโอกาสไปเข้าร่วมประชุม Wiley APAC Library Abvisory Board (LAB) Meeting 2019 ที่สิงคโปร์ และมีโอกาสได้สัมภาษณ์พูดคุย ฟังการบรรยายจากผู้อำนวยการหอสมุดมหาวิทยาลัยหลายท่าน ซึ่งเป็นผู้มีชื่อเสียงในวงการห้องสมุดมหาวิทยาลัยในภาคพื้นเอเชียแปซิฟิก และมีผลงานความสำเร็จในการบริหารห้องสมุดเป็นอย่างยิ่ง นอกจากนั้น ยังได้ค้นคว้าข้อมูลเพิ่มเติมจากเว็บไซต์ของห้องสมุดมหาวิทยาลัยต่าง ๆ ในฮ่องกงและสิงคโปร์ เพื่อศึกษาแนวทางการจัดโครงสร้างองค์กร การจัดอัตรากำลังและขีดความสามารถของบุคลากรที่เหมาะสมสำหรับสถานการณ์ห้องสมุดมหาวิทยาลัยในปัจจุบัน  ขอนำข้อมูลที่ได้มาเล่าสู่กันฟังดังนี้ค่ะ

  • ห้องสมุดมหาวิทยาลัยของรัฐในเกาะฮ่องกงมีจำนวน 8 แห่ง และมีเครือข่ายความร่วมมือที่เข้มแข็งมาก มีชื่อว่า The Joint University Librarians Advisory Committee (JULAC) ผู้อำนวยการหอสมุดของฮ่องกงที่มีความสามารถและมีชื่อเสียงในวงการ อาทิ Ms. Diana Chang (ไดอาน่า ชาง) จาก Hong Kong University Science and Technology (HKUST) Library, Dr. Shirley Wong (เชอร์ลีย์ หว่อง) จาก The Hong Kong Polytechnic University Library, และ Mr. Peter Sidorko (ปีเตอร์ ไซดอร์กุ) จาก The University of Hong Kong Library
  • ห้องสมุดมหาวิทยาลัยของสิงคโปร์มีจำนวน 6 แห่ง มีบริหารจัดการเป็นเอกเทศ ไม่มีเครือข่ายความร่วมมือในเรื่องต่าง ๆ เหมือนฮ่องกง  ผู้อำนวยการหอสมุดที่สำคัญ ได้แก่ Mrs LEE Cheng Ean (ลี เชง เอียน) จาก  National University of Singapore (NUS) Library, Ms. Caroline Pang (แคโรไลน์ พัง) จาก Nangyang Technological Univesity (NTU) Library และ Ms. Gulcin Cribb (กลูซิน คริบ) จาก Singapore Management University (SMU) Library
  • ข้อสังเกตคือ ห้องสมุดมหาวิทยาลัยของฮ่องกงและสิงคโปร์ ไม่ได้ใช้อัตรากำลังจำนวนมาก แต่สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล มีการแบ่งโครงสร้างองค์กรที่ทันสมัย แตกต่างไปจากห้องสมุดแบบเดิม ๆ และบริหารจัดการโดยมุ่งเน้นลูกค้าเป็นสำคัญ
  • มหาวิทยาลัย NTU มีการปรับโครงสร้างองค์กรครั้งใหญ่ โดยกำหนดให้ห้องสมุดเป็นส่วนหนึ่งของ Office of Information, Knowledge and Library Services (OIKLS) อยู่ภายใต้การกำกับดูแลของผู้ช่วยอธิการบดี Deputy Associate Provost (Information and Knowledge) ผู้บริหารประกอบด้วย ผู้อำนวยการ (OIKLS Director) และรองผู้อำนวยการ (Deputy Director) จำนวน 4 ฝ่าย (ตามภาพ) ฝ่ายห้องสมุด (Library) เน้นในเรื่องการบริการผู้ใช้และพื้นที่ให้บริการ  ฝ่ายสารสนเทศ (Information) เน้นในเรื่อง การบริหารจัดการทรัพยากรสารสนเทศ ฝ่ายความรู้  (Knowledge) เน้นเรื่อง การบริหารจัดการข้อมูลเพื่อสนับสนุนการวิจัยและวิชาการ  ซึ่งรวมถึง Digital Scholarship, Research Data Management และ Scholarly Publishing & Impact

  • มหาวิทยาลัย NUS ไม่ได้มีการปรับโครงสร้างใหม่ โครงสร้างผู้บริหารประกอบด้วย ผู้อำนวยการหอสมุด (University Librarian) และรองผู้อำนวยการ (Deputy University Librarian) จำนวน 4 ฝ่าย ได้แก่  1) Administrative Services 2) Library IT and Technical Services 3) Collections and Research Services 4) Education Services and Learning Innovation และหัวหน้างาน (Head of Department) จำนวน 8 งาน

  • มหาวิทยาลัย SMU ห้องสมุดมีเพียง 2 แห่ง คือ Li Ka Ching Library (ตั้งชื่อตาม ลีกาชิง มหาเศรษฐีชาวฮ่องกง ผู้บริจาคเงินสร้างห้องสมุด) และ ​Kwa Geok Choo Law Library (ตั้งตามชื่อของกวาก๊อกชู ทนายความซึ่งเป็นภรรยาของลีกวนยิว และมารดาของลีเซียนลุง นายกรัฐมนตรี) บุคลากรมีจำนวนเพียง 39 คน เป็นบรรณารักษ์วิชาชีพ 21 คน แต่สามารถบริหารจัดการห้องสมุดได้อย่างมีประสิทธิภาพและทันสมัยมาก โครงสร้างองค์กรประกอบด้วย ผู้อำนวยการหอสมุด (University Librarian) และ Manager จำนวน 7 ฝ่าย ได้แก่  1) Learning and Information Services (พร้อมทีม Research Librarians ที่เชี่ยวชาญในสาขาวิชาต่างๆ คอยให้บริการภายในห้องสมุด) 2) Information Access and Resources (มีทีม Library Specialists ดำเนินการในเรื่องของ Electronic Resources, Copyright, Licensing and Subscriptions ) 3) Library Technology and Innovation 4) Library Analytics (วิเคราะห์ข้อมูลสถิติ) 5) Scholarly Communication (สนับสนุนวงจรการวิจัย Research Cycle รวมทั้งเรื่อง Open Access) 6) Arts Management (จัดแสดงนิทรรศการศิลปะ) และ 7) Corporate Services (บริหารงานทั่วไปและสื่อสารองค์กร)

  • มหาวิทยาลัย  HKUST ห้องสมุดอยู่ภายใต้การกำกับดูแลของ Associate Provost in Teachning and Learning  ผู้บริหารห้องสมุดคือ  Director of Library Services และรองผู้อำนวยการ Deputy University Librarian จำนวน 1 คน บุคลากรมีจำนวนทั้งสิ้น  90 คน ประกอบด้วย บรรณารักษ์วิชาชีพ 25 คน บุคลากรสนับสนุนอื่นๆ  65 คน ระบบห้องสมุดอัตโนมัติใช้ Primo (discovery service) และ Alma (cataloging module) ของบริษัท ExLibris โครงสร้างของห้องสมุดมหาวิทยาลัย UKUST  แบ่งออกเป็น 6 งาน ได้แก่ 1) Access Services (บริการห้องสมุดและบริการพื้นที่ Learning & Information Commons) 2) Resource Management (จัดหาและวิเคราะห์ทรัพยากรสารสนเทศทุกประเภท) 3) Research Support Services (บริการ Citation Services และบริหารจัดการข้อมูลวิจัย Research Data Management) 4) Information Literacy and Collection Services (บริการช่วยค้นคว้าสารสนเทศ โดย Subject Librarians ผู้เชี่ยวชาญในสาขาวิชาต่าง ๆ ) 5) System and Digital Services​ (ครอบคลุมในเรื่องของ Archives และ ​Special Collection) 6) Administrative Services (งานบริหารทั่วไป) ซึ่งแต่ละงานจะประกอบด้วยหน่วยย่อย และมีหัวหน้างาน/หัวหน้าหน่วยกำกับดูแล อย่างไรก็ตาม นอกจากการแบ่งงานตาม Departmental แล้ว ยังมีการจัดโครงสร้างให้เหมาะตาม Functional ด้วย โดยจัดตั้งคณะกรรมการหรือคณะทำงานฝ่ายต่าง ๆ เพื่อทำงานร่วมกันข้ามสายงาน ได้แก่ Collection Development Committee, Information Service Committee, Facility Committee (Space Design), Scholarly Communication Committee, Access Service Committee, Web Committee, Library Administrative Committee เป็นต้น รวมทั้งมอบหมายงานรองให้แก่บุคลากรที่ไม่ได้มีงานหลักดังกล่าว แต่มีทักษะความสามารถพิเศษ อาทิ ด้านการออกแบบ ถ่ายภาพ และทำสื่อ เป็นต้น

ข้อสังเกตคือ ห้องสมุดมหาวิทยาลัยในฮ่องกงและสิงคโปร์ มีจำนวนบุคลากรไม่มาก แต่มีประสิทธิภาพสูง โดยวัดจากสถิติผลการดำเนินงานและผลการดำเนินด้านต่าง ๆ ของห้องสมุด ปัจจุบันคำที่ใช้เรียกชื่อฝ่าย/งานต่าง ๆ ของห้องสมุด มีการเปลี่ยนแปลงไป เพื่อให้มีความหมายครอบคลุมกับภารกิจด้านการสนับสนุนการศึกษาวิจัยของมหาวิทยาลัยได้ชัดเจนและมีความทันสมัยมากขึ้น อาทิ งานด้านการจัดหาและวิเคราะห์ทรัพยากรสารสนเทศ ใช้คำว่า Information Systems & Resources หรือ Resource Management แทนคำว่า Technical Services เป็นต้น

การเรียกชื่อตำแหน่งผู้บริหารอาจมีความแตกต่างกันในแต่ละประเทศ เช่น อธิการบดี (President, Rector, Chancellor) รองอธิการบดีฝ่ายวิชาการและวิจัย) (Vice President for Academic Affairs and Research, Pro Chancellor หรือ Provost) รองอธิการบดีฝ่ายอื่น ๆ (Vice President หรือ Vice Chancellor) ผู้ช่วยอธิการบดี (Deputy Vice Chancellor, Deputy Vice President, Associate Provost, Associate Vice President) ผู้ช่วยรองอธิการบดี Assistants Vice Chancellor

ผู้บริหารห้องสมุด อาจใช้คำว่า Director of Library Services, Dean of Library  หรือ  University Librarian เป็นต้น


Mahidol University Library and Knowledge Center @ 2019